Mahnfristen: Was tun, wenn der Kunde nicht pünktlich zahlt?

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Mahnfristen: Was tun, wenn der Kunde nicht pünktlich zahlt?
Bild: Adobe Stock | © anetlanda

Du hast die bestellte Leistung vollständig und in der vereinbarten Qualität erbracht, die Rechnung unverzüglich gestellt und inzwischen ist das eingeräumte Zahlungsziel erreicht, aber dein Schuldner zahlt nicht oder nicht vollständig. Diese Situation kennt jeder Unternehmer. Außenstände verursachen Kosten und belasten die Liquidität eines Unternehmens. Im schlimmsten Fall können sie sogar existenzgefährdend sein. Aber was kann man dagegen tun?

Grundsätzlich sollten vorsorgliche Maßnahmen ergriffen werden, um Zahlungsausfällen vorzubeugen. Dazu gehören beispielsweise:

  • rechtssichere Rechnungen
  • AGB mit Regelungen zum Eigentumsvorbehalt
  • regelmäßige Bonitätsprüfungen bei Neu- und Bestandskunden
  • entsprechende Zahlungsbedingungen
  • Sicherheiten bei größeren Aufträgen

Kommt es dennoch zu einem Zahlungsverzug ist es wichtig, unverzüglich und konsequent zu mahnen, denn mit jedem verstrichenen Tag steigt auch die Gefahr des Zahlungsausfalls.

Mahnung: Aufforderung, die geschuldete Leistung zu erbringen

Bei einer Mahnung handelt es sich um ein Schreiben, in dem der Forderungsschuldner an die bestehende Forderung erinnert und zur Zahlung des vereinbarten Rechnungsbetrages aufgefordert wird. Rechtswirksam gemahnt werden kann nur, wenn ein Anspruch auf die Forderung besteht und diese fällig ist. Eine Mahnung darf dem Schuldner also erst nach Fälligkeit zugehen. Zu unterscheiden sind das außergerichtliche und das gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688 ff ZPO).

Die Mahnung selbst ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann mündlich erfolgen, wobei die Schriftform in der Praxis gängig ist, um die Mahnung ggf. nachweisen zu können. Zu den Herausforderungen im Mahnwesen gehört, dass du als Gläubiger deinem Schuldner gegenüber klar formulieren musst, dass du die Zahlung der Rechnungssumme verlangst. Demzufolge empfiehlt es sich, dass das Mahnschreiben folgende Bestandteile beinhaltet:

  • Unmissverständlicher Titel (Zahlungserinnerung, Mahnung)
  • Datum der Mahnung
  • Rechnungsnummer der Rechnung, auf die sich die Mahnung bezieht
  • Fälligkeitsdatum der angemahnten Summe
  • Eventuell berechnete Mahngebühren und Verzugszinsen (§ 288 BGB)

EXTRA: Offene Rechnung? Ein Kunde, der nicht zahlt, ist kein Kunde

Wann beginnt der Zahlungsverzug?

Begleicht der Schuldner seine offene Forderung nicht bis zum Eintritt der Fälligkeit, spricht man von Verzug (§ 280 und §§ 286 ff. BGB). Das Fälligkeitsdatum ist demzufolge entscheidend, um rechtzeitig und rechtskräftig mahnen zu können. Für alle Vertragsarten ist die Zahlung gemäß § 271 BGB sofort nach Leistungserbringung fällig. Einige Vertragsarten, wie z. B. der Werkvertrag, haben spezielle Fälligkeitsregelungen (§ 641 BGB).

Verzug durch Mahnung

Gemäß § 286 Abs. 1 BGB liegt ein Zahlungsverzug vor, wenn der Schuldner trotz Fälligkeit und Mahnung die vereinbarte Geldleistung nicht erbringt. Eine Mahnung ist also grundsätzliche Voraussetzung, um den Schuldner in Zahlungsverzug zu setzen und anschließend erfolgreich eine Zahlungsklage zu erheben oder ein Mahnbescheidsverfahren in Gang zu bringen.

Verzug ohne Mahnung

In den Fällen des § 286 Abs. 2 BGB kann der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug geraten. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein konkretes Fälligkeitsdatum vereinbart ist oder die Fälligkeit kalendermäßig bestimmt ist (z. B. 1 Woche nach Lieferung, 14 Tage nach Rechnungseingang). In der Praxis mahnen Unternehmen ihre Kunden oftmals dennoch, um ein eventuelles Vergessen ausschließen zu können.

Verzug nach Rechnungszugang („30-Tage-Regelung“)

  • Bei Geschäftskunden (B2B): Gemäß § 286 Abs. 3 BGB kommt ein Schuldner im B2B-Bereich spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung diese begleicht. Sollte die Zustellung der Rechnung nicht zweifelsfrei festzustellen sein, gilt als Beginn der Verzugsfrist der Empfang der Ware oder Leistung.
  • Bei Privatpersonen: Zum Schutz von Privatpersonen müssen Unternehmen einer besonderen Aufklärungspflicht nachkommen. Sollte der Rechnungssteller (Gläubiger) in seiner Rechnung kein Zahlungsziel angegeben haben, dann tritt der Verzug nicht automatisch nach 30 Tagen in Kraft, es sei denn, der Rechnungssteller hat den Privatkunden in der Rechnung explizit darauf hingewiesen, dass er nach 30 Tagen automatisch in Verzug gerät.

Auf der nächsten Seite weiterlesen: Ablauf gerichtlicher und außergerichtlicher Mahnverfahren.

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