Prokrastination: Warum wir es tun und wie wir den Drang besiegen

Hast du dich schon einmal dabei ertappt, wie du eifrig deine Ausgaben protokollierst? Oder den hintersten Winkel deines Posteingangs leerst, während du darüber nachdenkst, ob du jemals den Willen finden wirst, diesen Bericht zu beenden, diese Zahlen zu verarbeiten oder dieses Problem zu lösen? Könnte das Prokrastination sein?

Ja, und da bist du nicht allein. Prokrastination, d.h. das Erledigen von Aufgaben mit geringem Wert, um schwierige, wichtigere Aufgaben zu vermeiden, oder das Erledigen von Dingen, die uns Spaß machen – anstatt Dinge zu tun, die wir nicht wollen – ist nur allzu verbreitet. Hier erfährst du mehr darüber.

Eine Theorie besagt, dass es sich dabei um hyperbolische Diskontierung handelt. Das ist die Tendenz, kleinere Belohnungen jetzt einer größeren Belohnung später vorzuziehen.

Prokrastination in der Arbeitswelt

Dieses Konzept wird normalerweise in der Wirtschaft angewandt (willst du heute 10 Euro oder in fünf Monaten 50 Euro?), aber es trifft auch hier zu. Denn wenn wir wichtige Aufgaben durch einfache Verwaltungsaufgaben ersetzen, erhalten wir einen wirklich schlechten Tauschwert im Gegenzug für ein kurzes Gefühl der Zufriedenheit.

Und für UnternehmerInnen – die sich eigentlich nur auf die wichtigen und dringenden Aufgaben konzentrieren sollten – ist das eine falsche Art von Effizienz. Dem Drang nach einfachen, sich wiederholenden Aufgaben zu erliegen, kann zu einem ernsten Problem für die Entwicklung und das Wachstum deines Unternehmens werden.

Wie bekommen wir es also in den Griff?

Erlange Selbsterkenntnis

Zunächst müssen wir begreifen, warum wir überhaupt prokrastinieren. Eine Studie der University of Sheffield aus dem Jahr 2013 schlägt vor, dass wir die Regulierung der Stimmung des gegenwärtigen Ichs über die Konsequenzen für das zukünftige Ich stellen (ein weiterer guter Grund, niemals einkaufen zu gehen, wenn man hungrig ist).

Wenn wir das wissen, können wir eine langwierige, schwierige Aufgabe in eine Reihe kleinerer, überschaubarer Schritte umwandeln, die schnell erledigt werden können. Das gibt uns das Gefühl der Zufriedenheit, nach dem wir uns sehnen.

Eine bessere Selbstwahrnehmung kann uns auch dabei helfen, herauszufinden, ob die Aufgaben auf unserer To-Do-Liste überhaupt dort stehen sollten. Während es immer nützlich ist, ein grundlegendes Verständnis für Bereiche zu haben, die außerhalb deines Fachwissens liegen, können Aufgaben, die du aufschiebst, am besten denjenigen überlassen werden, die mehr wissen.

Ein Beispiel:

Du hast ein dringendes Problem in deinem Unternehmen identifiziert: Deine Website macht einen schlechten Job, wenn es darum geht, BesucherInnen zu KundInnen zu machen – und das muss so schnell wie möglich behoben werden.

Diese Aufgabe ist sowohl wichtig als auch dringend, da sie mit jedem Tag, der verstreicht, das NeukundInnengeschäft und deinen Gewinn beeinträchtigt. Aber sie ist auch überwältigend, wenn du nicht weißt, was zu tun ist.

Also, lass uns aufschlüsseln und herausfinden, was der Job wirklich beinhaltet:

1. Recherchiere im Internet und bringe dir etwas über das Verhalten und die Denkweise von Website-NutzerInnen bei. So bist du besser informiert.
2. Schaue dir deine Unternehmensanalysen an, um zu sehen, ob diese etwas Offensichtliches über die Schwächen deiner Website offenbaren.
3. Schreibe ein kurzes Projektbriefing, das das Problem umreißt – und gleichzeitig beschreibt, was ein gutes Endergebnis wäre.
4. Hole dir über dein Netzwerk Empfehlungen für Website BeraterInnen ein.
5. Grenze die Empfehlungen auf eine kurze Liste von drei Beratern ein: Kontaktiere alle und bitte um Informationen über ihren Service.
6. Vergleiche die Angebote und stelle weitere Fragen.
7. Beauftrage den besten Berater/die beste Beraterin.

Erstelle einen Schritt-für-Schritt-Aktionsplan und treffe eine strategische Entscheidung: Du bist nicht die beste Person für diese Aufgabe. Dann kann das Problem behoben werden.

Verbessere die Zielsetzung

Könnten Deadlines eine Ursache für unsere Prokrastination sein? Es ist wahrscheinlich so.

Nach dem Parkinsonschen Gesetz wird sich unsere Arbeit immer ausdehnen, um die für die Fertigstellung zur Verfügung stehende Zeit zu füllen. Das bedeutet, dass eine lange und lockere Deadline unseren Antrieb – die Arbeit tatsächlich abzuschließen – begraben könnte.

Darüber hinaus legt eine 2019 im Journal of Consumer Research veröffentlichte Studie nahe, dass längere Fristen unbeabsichtigte nachteilige Folgen haben, die als „mere deadline effect“ bekannt sind. Lange Fristen führen zur Wahrnehmung von Schwierigkeiten. Das erhöht wiederum die Wahrscheinlichkeit von Prokrastination, übermäßigem Einsatz von Ressourcen und sogar das Abbrechen der Aufgabe insgesamt.

Aber Fristen sind entscheidend, wenn wir versuchen, die Dinge zu erledigen.

Jede Aufgabe auf unserer To-Do-Liste sollte zeitlich begrenzt sein. Aber der Zeitrahmen für die Erledigung sollte realistisch sein: weder zu lang noch zu kurz.

EXTRA: Fit für die Zukunft: So entkommen wir der (un-)geliebten Aufschieberei

Der Angst entgegentreten

Die vielleicht am schwersten zu überwindende Art der Prokrastination ist angstbasiert – wenn die Aufgabe, die wir erledigen müssen, Gefühle der Angst oder Sorge auslöst. Vielleicht ist es eine nervenaufreibende öffentliche Rede oder ein wahrscheinlich schwieriges Gespräch mit einem Investoren, KundInnen oder MitarbeiterInnen.

Niemand gibt gerne zu, dass er Angst hat.

Also sagen wir uns stattdessen, dass wir andere Dinge zu tun haben. Aber Angst kann im Geschäftsleben als Hilfsmittel eingesetzt werden. Sie kann uns helfen, Risiken zu erkennen und zu managen. Und uns sogar den Treibstoff oder den Kampfgeist geben, den wir brauchen, um eine Aufgabe zu bewältigen. Was wir nicht tun sollten, ist, uns von ihr überwältigen zu lassen.

Um die Angst in den Griff zu bekommen, musst du herausfinden, woher sie kommt und welche Möglichkeiten du hast. Versuche diese Schritte:

• Überlege, ob die Angst dich davon abhält, etwas zu tun.
• Konfrontiere diese Angst: Überlege, wovor du wirklich Angst hast.
• Schreibe die Gründe auf, warum du dich fürchtest: Was sind die schlimmsten Szenarien?
• Schreibe die Konsequenzen auf, die sich ergeben würden, wenn du gar nichts tust.
• Treffe in diesem Moment eine Entscheidung und verpflichte dich, nicht aus Angst, sondern aus Vernunft zu handeln.

Indem Sie die Angst diesem „Stresstest“ unterziehen, können Sie sie in der Regel zerstreuen und weitermachen.

Dieser Artikel wurde von Barnaby Lashbrooke auf Englisch verfasst und am 23. März 2021 auf www.forbes.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren LeserInnen zu relevanten Themen austauschen können.