Ständig erreichbar & gestresst? 3 Tipps zum Umgang mit Erreichbarkeit

Wie wirkt sich die ständige Erreichbarkeit auf unser Leben aus? Verbessern Smartphones & Co. unsere Lebensqualität oder sind wir durch die damit verbundene ständige Erreichbarkeit eher gestresst und ausgebrannt? Auch hier entscheiden Dosis und Anwendung über Gift oder Medizin.

Moderne Kommunikationsmittel bereichern unbestritten unser Leben. Immer öfter sind wir nicht mehr an feste Büroarbeitsplätze gebunden, können weltweit den Kontakt zu FreundInnen aufrecht erhalten und Beruf und Familie flexibel miteinander verbinden.
Gleichzeitig aber steigen seit Jahren Burnout und stressbedingte Erkrankungen rapide an – trotz 35-Stunden-Woche und 6 Wochen Jahresurlaub. 25% der Arbeitnehmer, die ständig erreichbar sind, entwickeln tatsächlich Depressionen. Das Problem ist, dass es uns in Zeiten medialer Dauerverfügbarkeit immer schwerer fällt, tatsächlich abzuschalten und offline zu bleiben.

Dabei sind regelmäßige Auszeiten absolut lebenswichtig für den Erhalt unserer Gesundheit und den Ausbau unserer geistigen Fähigkeiten, was die Gehirnforschung in jüngster Zeit eindrucksvoll bewiesen hat. Und im aktuellen Trend zu einer reinen Wissensgesellschaft – siehe Industrie 4.0 – sind gerade die geistigen Fähigkeiten unser wertvollstes Kapital.

Die drei Einflussgrößen der Erreichbarkeit

Unser Verhalten ist von unterschiedlichen Einflussgrößen geprägt. Da sind einerseits moderne Technologien, die uns in ihren Sog ziehen und faszinieren. Dann im Beruf: die meisten Angestellten sind auch nach Feierabend und im Urlaub für dienstliche Belange erreichbar, werden aber auch in ihrem normalen Arbeitstag permanent unterbrochen und gestört durch Rückfragen, Nacharbeit, oder Emails …

Auch privat fällt es uns schwer, nicht ständig aufs Smartphone zu schauen und unser Postfach auf Neuigkeiten zu checken. Tatsächlich ist diese Neugierde und unser
Drang, schnell auf neue Reize zu reagieren, noch ein Überbleibsel der Evolution und hat uns ursprünglich in Gefahrsituationen das Überleben gesichert.

Auf dem Weg zu einem gesunden Umgang mit Smartphone & Co. müssen all diese Einflussgrößen berücksichtig werden. So wenig wie uns Meditationstechniken und Achtsamkeitsübungen alleine helfen, wenn der Stress im Büro überhand nimmt, ist das Ausschalten von Mailservern in Büros nach Feierabend förderlich, wenn nicht die eigentlichen Ursachen für den Stress durch Dauererreichbarkeit ermittelt werden.

Unternehmen sind in der Pflicht, für gesund erhaltende Arbeitsbedingungen zu sorgen. In den meisten Unternehmen gibt es dazu zwei Problemschwerpunkte. Einmal die ständige Verfügbarkeit der MitarbeiterInnen außerhalb der normalen Arbeitszeiten. Zusätzlich wird die Dauererreichbarkeit am Arbeitsplatz zum Problem, wenn die normalen Arbeitsabläufe ständig gestört und unterbrochen werden durch Anrufe, Emails, Rückfragen etc. und kein konzentriertes Arbeiten möglich ist.

Unternehmen sollten hier zunächst die eigentlichen Belastungsursachen ermitteln. Dazu ein paar grundsätzliche Empfehlungen:

1. Erreichbarkeit nach Feierabend

Erreichbarkeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten lässt sich heutzutage kaum vermeiden. Das größte Problem dabei ist nicht die Erreichbarkeit an sich, sondern
fehlende Transparenz und klare Regelungen, die in kaum einem Unternehmen vorhanden sind. Oft meinen MitarbeiterInnen, auch erreichbar sein zu müssen, ohne dass es von ihnen erwartet wird. Stress ist hier natürlich vorprogrammiert und besonders ärgerlich, weil niemand davon irgendeinen Nutzen hat. Folgendes sollte man deshalb in den Unternehmen beachten:

• Grundsätzlich ist zu klären, ob es notwendig ist, dass MitarbeiterInnen und Führungskräfte außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar sind. Welche Formen dieser Erreichbarkeit sind wichtig (wertschöpfend) für das Unternehmen?

• Erstelle ein Konzept, aus dem für jeden ersichtlich wird, ob und wann er erreichbar sein sollte. Für MitarbeiterInnen, die häufig verfügbar sein müssen, sind Vertretungsregelungen und klare Auszeiten zu planen.

2. Störungen am Arbeitsplatz

Die Ursachen für Störungen am Arbeitsplatz sind in der Regel vielfältig und sollten zunächst analysiert werden. In den meisten Fällen können sehr viele dieser Störungen durch eine systematische Verbesserung der Prozesse behoben werden. Die Wertstromanalyse aus dem Lean Management hat sich hier als Best Practice bewährt. Die dadurch geschaffene Transparenz und die Einführung von Standards bewirken in der Regel, dass MitarbeiterInnen konzentrierter und ungestörter ihren Aufgaben nachgehen können. Das trägt nicht nur zur MitarbeiterInnenzufriedenheit, sondern auch zur Produktivität und Wirtschaftlichkeit des Unternehmens bei.

Übrigens: Selbst Unterbrechungen von drei Sekunden erhöhen die Fehlerquote erheblich, was gerade in einer Studie aus den USA nachgewiesen wurde.

EXTRA: Konzentrationsstörungen? 5 Tipps für fokussiertes Arbeiten

3. Persönliche Verhaltensmuster

Nur betriebliche Verbesserungen reichen nicht zwingend aus, manchmal ist der persönliche Umgang mit Smartphone & Co. auch ungesund. Aber durch Standards am Arbeitsplatz und klare Regelungen sind wichtige Schritte gemacht. Zusätzlich können Unternehmen die MitarbeiterInnen motivieren, Smartphone und Co. gesund dosiert einzusetzen. Ziel ist es, mit der Arbeitszeit der Mitarbeiter so achtsam wie möglich umzugehen.

»Wir müssen unsere eigenen Gewohnheiten hinterfragen.«

Aber auch jeder von uns persönlich ist aufgefordert, durch bewusstes Reduzieren, das Einplanen von Auszeiten und mehr Achtsamkeit zu einem gesunden Umgang mit Smartphone & Co. zu gelangen. Auch wenn Unternehmen für mitarbeiterInnenfreundliche Organisationstrukturen sorgen sollten, liegt ein Teil der Verantwortung für einen konstruktiven Umgang mit den heutigen Kommunikationsmedien immer noch in unserer eigenen Hand.