7 Regeln für einen qualitativen Forecast

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Du kennst das: Regelmäßig versuchst du, mit deinem Forecast in die Zukunft zu blicken und deinem Unternehmen eine Umsatzplanung zu ermöglichen. Da diese Planung sehr wichtig für die Entwicklung deines Unternehmens ist, setzt du hier oft moderne, computergestützte Werkzeuge ein, wie z.B. CRM Systeme. Das Sammeln möglichst großer Datenmengen in diesen Systemen soll bessere Ergebnisse bei der akkuraten Aussage über die zukünftigen Abschlüsse ermöglichen.

Prognosen sind besonders schwierig, wenn diese in die Zukunft gerichtet sind.

Dieses Zitat wird oft Winston Churchill zugeschrieben, der ja auch gesagt haben soll: „Ich traue keiner Statistik, die ich nicht selbst gefälscht habe“. Aber das gehört nicht zum Thema Forecast, oder doch?

Wie auch immer, egal ob du

  • als Vertriebsbeauftragter das CRM System füttern
  • als Channel Manager die Erfolge deiner Partner unterstützen willst oder
  • als Vertriebsmanager die Zahlen deines Teams konsolidierst;

oft stellt sich der erhoffte Erfolg nicht ein. Die erreichten Umsätze weichen von den Vorhersagen ab – meist nach unten! Dieses Phänomen ist gefährlich. Gefährlich sowohl für deine Karriere als auch für dein gesamtes Unternehmen. Was kannst du hier tun, um deine Planung zu verbessern und deine Karriere zu fördern?

Führe einen systematischen Vertriebsprozess ein und unterstütze deine Partner und Teams bei dessen Einhaltung! Wie sollte dein Planungsprozess aussehen?

Umsatz: Einfacher Prozess

Die Umsätze, die du im Forecast prognostizierst, entstehen nicht durch den Eintrag im System. Die Umsätze entstehen durch systematische Vertriebsarbeit beim Kunden. Daher darf die Planung den Verkäufer nicht von Kundenbesuchen abhalten.

EXTRA: Wie Verkäufer den Vertriebsmarathon meistern

Ehrliche Planung

Ein guter Forecast sollte wie ein Kompass sein. Eine Hilfe zur Kurskorrektur. Hier solltest du nicht nur erkennen können, wohin du steuern willst (deine Umsatzziele), sondern auch ob du „auf Kurs“ bist. So wie ein Kompass nutzlos ist, der dahin zeigt, wo du Norden vermutest anstatt dahin, wo Norden ist, so nutzlos ist ein Forecast der „Top Down“ aufgebaut wird.

Wenn du vom Ziel her arbeitest, und den Forecast so lange aufbläst bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist, wirst du am Anfang des Berichtszeitraumes gut dastehen, aber am Ende deinen Forecast (und dein Umsatzziel) weit verfehlen.

Ehrlichkeit erfordert Mut!

Wenn nicht genügend Projekte vorhanden sind, so muss der Forecast das auch zeigen, sonst taugt er nicht als Kontrollinstrument. Du musst Probleme früh aufdecken und gründlich analysieren:

  • Stelle Projekte, die gemäß der von dir angewandten Vertriebsmethode qualifiziert werden müssen, erst gar nicht in den Forecast ein und verfolgen diese nicht weiter.
  • Suche nach erfolgsversprechenderen Umsatzchancen. Baue deinen Forecast „Bottom up“ auf.

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Systematisch

Zum Kompass gehört auch eine Karte und ein Kurs. Für den erfolgreichen Vertrieb bedeutet das, eine einheitliche Methode zu verwenden, mit deren Hilfe alle Beteiligten am Prozess folgendes erkennen können:

  • Wo im Vertriebszyklus befindet sich ein Projekt?
  • Was wurde bereits erreicht?
  • Welche nächsten Schritte müssen von wem getan werden?

Das eventuell wichtigste Element dieser Methode ist ein sauberer Qualifizierungsprozess zu Beginn. So lässt sich in Vertriebsmeetings ein objektives Bild der Situation gewinnen, und ein nahe an der Wirklichkeit liegender Forecast entwickeln.

An diesem System sollte auch abgeleitet werden, welche Informationen für den Forecast wirklich notwendig und welche im Interesse einer Konzentration der Kräfte auf den Kunden entbehrlich sind.

EXTRA: Kundenbindung: Nutze die Psychologie!

Einheitliche Forecasts

Ein gemeinsames Bewertungssystem mit einheitlicher Begriffsdefinition und klaren Regeln für die Qualifikation von Projekten sowie für die Wahrscheinlichkeitsbewertung sind unabdingbare Voraussetzung, um auf Managementebene die Einzelforecasts der Vertriebsbeauftragten sinnvoll konsolidieren zu können. Ein einheitliches System erleichtert auch eine Plausibilitätsprüfung durch das Management im Rahmen der Vertriebsmeetings.

Richtungsweisend für das CRM

Eine qualitative Umsatzplanung liefert mehr als Zahlen. Du musst auch Handlungen ableiten können.

  • Was haben wir bereits getan, mit welchen Erfolg?
  • Was müssen wir noch tun?
  • Wer muss es tun?
  • Wo befinden wir uns im Vertriebszyklus?

Nur so kannst du Erfolge sicherstellen. Es ist die aktive, systematische Arbeit an den Projekten, die die Abschlusswahrscheinlichkeit erhöht und damit auch die Genauigkeit der Vorhersage steigert.

Regelmäßig

Regelmäßige Vertriebsmeetings zur Nachverfolgung der geplanten Aktionen und deren Erfolg lassen Korrekturbedarf frühzeitig erkennen und ermöglichen so ein frühes Eingreifen. Dadurch kann der Aufwand zur Kurskorrektur klein gehalten werden und die Chancen auf Einhaltung des Forecast bleiben erhalten.

Regelmäßigkeit erlaubt dem Vertriebsmanagement auch, eng an den Schlüsselprojekten zu bleiben und den Teams die notwendige Unterstützung geben zu können.

Was du auch regelmäßig tun musst, ist die Pipeline füllen. Über der konkreten Arbeit zum Abschluss der vorhandenen Projekte darf die Akquisition neuer Projekte nicht zum Stillstand kommen. Nur ein regelmäßiger Zustrom neuer, qualifizierter Projekte erzeugt langfristigen Erfolg.

EXTRA: Projektmanagement: Wie es optimal funktioniert

Realistisch

Realistisch bedeutet nicht nur ehrlich, diesen Punkt haben wir seiner Bedeutung entsprechend gleich zu Beginn erläutert. Es bedeutet darüber hinaus, „an der Realität orientiert“.

Verabschiede dich von der Illusion, eine exakte Vorhersage treffen zu können!

Geschäfte werden mit lebenden Menschen gemacht und auch dein Forecast muss leben dürfen. Der qualitative Wert und Nutzen des Forecast liegt in seiner Funktion als Steuerungshilfe. Als Steuerungshilfe für das einzelne Projekt sowie für die gesamte Unternehmensplanung. Dieser Funktion wird der Forecast bereits durch einen Genauigkeitsgrad gerecht, den die Techniker „erste Näherung“ nennen.

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