Der digitale Steckbrief als Tool für Remote Leadership [+Anleitung]

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Während der Arbeit auf Distanz (remote work) fehlt die räumlich-physische Nähe des Einzelnen zu den KollegInnen und zu Führungskräften. Vertraute Verhaltensmuster und die gelernte Interaktion im Büro ist erschwert, da das unmittelbare Beobachten und Erkennen von Reaktionen eines Teammitgliedes im täglichen Miteinander nicht mehr in gewohnter Weise stattfindet. Die Zusammenarbeit und Führung auf Distanz (remote leadership) kann erleichtert werden, indem jedes Teammitglied inklusive der Führungskraft die persönlichen Informationsbedürfnisse und präferierten Kommunikationsweisen transparent macht. Die fehlende räumlich-physische Nähe kann somit im Hinblick auf Kommunikation teilweise kompensiert werden.

Der digitale „Steckbrief“ als Tool für remote leadership

Als ein Hilfsmittel kann ein persönlicher „Steckbrief“ eines jeden Teammitglieds und der Führungskraft genutzt werden. Die nachfolgende Abbildung zeigt den Aufbau und mögliche Inhalte eines digitalen Steckbriefs auf.

Infografik: Digitaler Steckbrief

Entwicklung des digitalen Steckbriefs 

Bei der Einführung eines digitalen Steckbriefs“ bietet sich folgendes Vorgehen an:

  1. Die Führungskraft entwickelt ein Grundraster für den Steckbrief, in dem die für das Unternehmen relevanten Mindestanforderungen genannt werden. Dies können z. B. Aspekte sein, wie die Erreichbarkeit des Teams (Verteilung der Wochenarbeitszeiten oder Definition von Kernarbeitszeiten) oder interne Vorgaben zur Nutzung bestimmter Software-Tools. Zudem können teaminterne Dimensionen eine Relevanz haben, beispielsweis Dauer der Teamzugehörigkeit, Sprachkenntnisse etc. 
  2. Die Teammitglieder ergänzen das Grundraster durch Aspekte, die aus der persönlichen Perspektives jedes Einzelnen für den digitalen „Steckbrief“ sinnvoll sein können, um das persönliche Kommunikationsverhalten und bevorzugte Arbeitsweisen explizit zu machen.
  3. In einem gemeinsamen Meeting werden alle Ideen miteinander geteilt und diskutiert. Format und Inhalte des digitalen Steckbriefes werden per Konsens-Entscheidung festgelegt, um zügig in die Nutzung eines Prototypen zu kommen. 
  4. Sobald alle persönlichen Steckbriefe erstellt sind, werden sie dem Team transparent gemacht und es beginnt die erste Testphase.
  5. Es ist sinnvoll die Erfahrungen mit diesem Prototypen nach vier Wochen auszutauschen und ggf. Anpassungen und Ergänzungen vorzunehmen. Zielsetzung ist, einen “digitalen Steckbrief für jedes Teammitglied zu erstellen, der die Zusammenarbeit und Interaktion der Teammitglieder unterstützt, indem persönliche Informationsbedürfnisse und -besonderheiten von jedem bestmöglich verstanden können. Auch soll somit das Onboarding neuer Teammitglieder auf den “weichen” Themen erleichtert werden. 
  6. Die Optimierung des Prototypen sollte durch regelmäßiges Feedback aus dem Team erfolgen, bis eine finale Version des digitalen Steckbriefs entwickelt ist.

Bei der Einführung ist zu beachten, dass sich alle Teammitglieder darauf verständigen, welche Aspekte im digitalen Steckbrief explizit gemacht werden.

Neben den Anforderungen der Führungskraft sollte auch ein vertrauensvoller Austausch zu kritischen Themen erfolgen können, um die Qualität des Steckbriefes zu verbessern. Beispielsweise sollten Verhaltensweisen diskutiert werden, die nicht konform mit den Unternehmenswerten oder generell gewünschten Verhaltensweisen sind, aber dennoch im Teamkontext vorkommen, wie etwa:

  • zu lange Antwortzeiten
  • fehlende Transparenz beim Austausch von Dokumenten
  • Umgang mit vertraulichen Daten
Maximilian Wolf & Sabine Koke
Prof. Dr. Maximilian Wolf (LinkedIn) ist ein “akademischer Pionier“ im Bereich HR und Organisationsentwicklung. Seine Arbeit manifestiert sich durch den Bau tragfähiger Brücken, um Praxis und Hochschullehre auf dem praktikabelsten Weg miteinander zu verbinden. Als erfahrener Unternehmensberater und Coach involviert er Firmen in aktuelle Fragestellungen. Als Tribe Lead People at celebrate company verantwortet Sabine Koke (sabine.koke@gmail.com) die strategische Weiterentwicklung der Talent Akquisition und des People Developments. Seit Beginn ihrer HR-Karriere bei SinnerSchrader hat die Sozio-Ökonomin Unternehmen verschiedener Branchen beim Aufbau, der Professionalisierung und Digitalisierung des HR-Managements unterstützt. Zudem berät die HR-Expertin als systemischer Coach die Managementteams von Startups und unterstützt die HR Rookies als Patin.

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