Zeitmanagement für Profis: So machst du Schluss mit Aufschieberitis!

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Zeitdiebstahl: Diese 9 Dinge rauben deine Zeit
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„Zeit ist Geld“ oder Lebensqualität?

Bevor du dich deinem Zeitmanagement widmest, nimm dir kurz Zeit, zwei wesentliche Fragen zu beantworten:

  • Wozu möchtest du mehr Zeit?
  • Was machst du mit der gewonnenen Zeit?

Mehr Zeit durch Zeitmanagement ist eine Illusion. Ganz schnell ist die erhoffte Lücke wieder gefüllt. Sei dir im Klaren, was genau du erreichen möchtest. Welche Bedürfnisse stehen hinter deinem Ziel?

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Zeitdiebe entlarven

Du kennst sie bestimmt, die Zeitdiebe des Alltags. Um sie zu entlarven, schreibe eine Liste mit deinen größten Zeitdieben. Überlege dir jetzt, wie du das Problem verstärken könntest. Zum Beispiel mit der Frage: „Wie könnte ich mir noch mehr Zeit stehlen lassen?“ Schreibe alles auf, was dir einfällt – auch wenn es sich komisch anfühlt. Je schräger, desto besser. Hast du eine schöne Sammlung an Problemverstärkern gefunden? Dann unterstreiche alles, was du von diesen Dingen bereits tust, und stelle dies sofort ab. Die anderen Aussagen kehrst du um und findest neue Lösungen. Es geht hier nicht darum, jeden Small Talk oder eine willkommene Ablenkung zu eliminieren, sondern deine Zeitdiebe zu identifizieren und neue Handlungsstrategien zu entwickeln.

Gedankenexperiment: Die gewonnene Reise

Im nächsten Schritt schau dir deine Aufgaben in einem neuen Kontext an. Stell dir vor, du hast eine Reise gewonnen. Nächste Woche fliegst du für einen Monat wohin du willst. Notiere dir jetzt:

  • Welche Aufgaben wegfallen können?
  • Welche Aufgabenbereiche du an wen delegieren kannst?
  • Wer dich bei Kundenanfragen/Anfragen der Geschäftsführung vertritt?
  • Welche Aufgaben du bis dahin unbedingt selbst ausführst?
  • Welche Arbeiten du im Flugzeug unbedingt noch erledigen willst?

Diese Übung hilft dir dabei, Prioritäten zu setzen. Prüfe bei dieser Gelegenheit, welche Aufgaben grundsätzlich wegfallen können. Was tust du aus Gewohnheit, ohne
dass es dich deinen Zielen näher bringt? Hinterfrage den Nutzen deiner Aufgaben. So kannst du dich auf deine wirklich wichtigen Aufgaben fokussieren. Und ganz nebenbei wird sich deine Motivation erhöhen.

Was du heute kannst besorgen …

Kennst du das? Auf deiner To-do-Liste stehen wichtige Aufgaben, die schon längst erledigt sein sollten? Doch du kümmerst dich um alles Andere, nur nicht um die
hohen Prioritäten. Du hast es dir fest vorgenommen und trotzdem ist es immer noch nicht erledigt. Der Geist ist willig …?

Immer wieder schieben wir Dinge auf die lange Bank, erledigen sie auf den letzten Drücker oder finden viele Ausreden. Wenn dir das häufiger passiert, bist du in die Prokrastinationsfalle getappt. Das ist das gute alte Aufschieben.

EXTRA: Prokrastination: 3 Strategien, um nie mehr etwas aufzuschieben

Wusstest du, dass es auch Vorteile haben kann, etwas aufzuschieben? Manchmal erledigen sich Dinge von selbst. Oder am nächsten Tag geht es uns einfach leichter von der Hand. Dann ist es vollkommen in Ordnung und du darfst dich zurücklehnen.

Was häufig passiert, ist, dass wir für kurzfristige Erfolgserlebnisse – den schnellen Dopaminschub – die scheinbar großen oder unangenehmen Aufgaben liegen lassen. Dass Aufschieberitis die Leistungsfähigkeit einschränkt und sogar krank machen kann, haben Studien gezeigt. Stress, Depression, Angst und Erschöpfungszustände können die Folge sein. Ist dies ein überzeugendes Argument dein Zeitmanagement zu optimieren und neue Strategien zu entwickeln? Nimm dir Stift und Papier zur Hand.

Komm dir selbst auf die Spur

Überlege dir, welche Aufgaben du nicht abschließt oder immer wieder aufschiebst:

  • Welche Tätigkeiten sind das genau?
  • Wie häufig kommt es vor?
  • Was passiert, wenn du die Aufgabe unerledigt lässt?
  • Was tust du stattdessen?
  • Vermeidest du etwas und/oder schaffst es immer auf
    den letzten Drücker?
  • Was denkst und fühlst du in diesen Situationen?
  • Wie könntest du die Aufschieberitis in eine plakative
    Überschrift bringen?
  • Welches Bild oder Symbol würde passen?

Finde das Positive

Welche positive Absicht oder welcher Nutzen steckt hinter dem Aufschieben?

  • Welche Vorteile findest du bei genauerem Hinsehen?
  • Was brauchst du, um die Aufgabe zu erledigen?

Mach dir bewusst, dass keine Entscheidung zu treffen auch eine Entscheidung ist.

Überlege dir, wie du die positive Absicht anders erreichen kannst. Finde mindestens drei Möglichkeiten und spiele die neuen Verhaltensweisen in deiner Vorstellung mit allen Sinnen durch. Was verändert sich in deinem Verhalten? Welche Gefühle nimmst du wahr?

Lege den Schalter um

Welche Erkenntnisse hast du gewonnen und wie kannst du dein Zeitmanagement optimieren? Verändere dein Verhalten schrittweise. Was könnte ein erster kleiner Erfolg sein? Welche Ressourcen (Fähigkeiten, Stärken, Menschen …) können dich beim Umsetzen unterstützen? Lege deinen ersten Schritt fest – am besten innerhalb der nächsten 72 Stunden – um ins TUN zu kommen. Lobe dich für die ersten positiven Veränderungen und trainiere sie im Geist. So reduzierst du Stress und sorgst für eine effiziente Arbeitsorganisation. Damit du gelassen deine Herausforderungen bewältigst.

7 Produktivitätstipps: Zeitmanagement

Renate Freisler
Renate Freisler – die BalanceExpertin. Sie gehört zu den Gründungsmitgliedern von EinfachStimmig, Partner für menschengemäße Unternehmensentwicklung. Nach langjähriger Tätigkeit in der Wirtschaft unterstützt sie als erfahrener Coach, Trainerin und Beraterin ihre Kunden, die Balance bei sich wieder zu entdecken. Sie ist Fachautorin des Trainingskonzeptes „In Balance“ und des neu erschienen Buches “Stressmanagement-Trainings erfolgreich leiten“.

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