Du hast nie Zeit? 5 Wege aus dem Hamsterrad [+Checkliste]

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Du hast nie Zeit? 5 Wege aus dem Hamsterrad
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UnternehmerInnen sind gefordert, permanent verschiedene Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten. Dazu gehört es, den eigenen Arbeitsalltag zu meistern, das Team zu steuern, Kunden zu betreuen, neue zu gewinnen, das Unternehmen voranzubringen, sich mit Gesetzen auseinanderzusetzen und dabei selbstverständlich den Überblick zu behalten. Auch Familie und Freunde fordern Aufmerksamkeit und Zeit, ganz zu schweigen von eigenen Bedürfnissen.

Der Tag hat nie genügend Stunden. Deswegen fühlen sich viele Unternehmer wie im Hamsterrad gefangen.

Die folgenden fünf einfachen Wege zeigen dir, wie du dich schrittweise daraus befreien kannst:

1. Aufgaben abgeben

Zunächst einmal solltest du prüfen, was du alles bearbeitest. Wo liegen Zeitfresser und wo gibt es Aufgaben, die du nicht magst?

In der Praxis zeigt sich, dass sich bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten beim Unternehmer festgesetzt haben, die am Anfang der Selbständigkeit notwendig waren. Später, als das Unternehmen gewachsen ist, hätten jedoch einige dieser Aufgaben delegiert werden können.

Prüfe, was du dir vom Hals schaffen kannst. Gliedere dazu deine Aufgaben und Tätigkeiten in vier Blöcke:

  1. Mache ich gerne, bin großartig darin, bin im Flow
  2. Mache ich gut, kostet mich aber Anstrengung
  3. Mache ich ungerne, kann ich, bin aber nicht wirklich gut darin
  4. Mache ich ungerne und bin nicht gut darin

Anschließend suche dir die Aufgaben aus den Blöcken drei und vier, die du am leichtesten abgeben kannst. Entweder du delegierst diese an dein Team oder überträgst sie an einen Dienstleister.

Sobald die Aufgaben gut untergebracht sind, verfahre mit deiner Liste weiter so, bis du zu 80% Aufgaben bearbeitest, die sich nicht wie Arbeit anfühlen.

EXTRA: Du bist eine Kontroll-Krake? 3 Tipps zum Delegieren

2. Effektivität und Effizienz unterscheiden

Dieser Weg hilft dir dabei, dich besser zu strukturieren und auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Effektivität beschreibt die Fähigkeit, die wichtigen Dinge umzusetzen, wohingegen Effizienz meint, die Dinge mit höchster Wirkkraft zu erledigen.

Dabei ist es elementar, die richtige Reihenfolge einzuhalten: Zunächst geht es darum auszuwählen, was deine wichtigen Aufgaben sind, erst dann geht es um die Frage, wie du diese effizient erledigen kannst. Das WAS kommt also immer vor dem WIE!

E-Mails sind beispielsweise für viele UnternehmerInnen ein immenser Zeitfresser. Bevor du dir überlegst, wie du alternativ damit umgehen kannst (Effizienz), könntest du dich fragen, für welche Anlässe E-Mails überhaupt ein zweckmäßiges Kommunikationsmittel darstellen (Effektivität).

Um etwas zu klären sind E-Mails beispielsweise ungeeignet, da wäre ein persönliches Gespräch sinnvoller. Auch für die interne und externe Kommunikation mit Kunden gibt es andere Mittel, wie Projektmanagement-Tools, Jour Fixe, Daily Stand-Up Meetings o.ä.

3. Konzentrierte Arbeitszeit verschaffen

Hierbei geht es darum, deine Produktivität zu steigern. Wir leben in einer Welt, die von Ablenkungen geprägt ist. Alle modernen Kommunikationsmittel sind darauf ausgelegt, unsere Aufmerksamkeit zu erregen und unser Gehirn ist darauf programmiert, uns auf all diese Signaltöne und optischen Reize aufmerksam zu machen.

In der Folge verlieren wir ständig unsere Aufmerksamkeit, springen von einer Sache zur nächsten und tun drei oder mehr Dinge gleichzeitig. Das kosten unglaublich viel Zeit.

Reserviere dir täglich 30 bis 90 Minuten konzentrierte Arbeitszeit, in der du deine wichtigen Themen bearbeitest und schirme dich in dieser Zeit vor Störungen und Ablenkungen ab. Dies wird deine Ergebnisse erheblich verbessern.

EXTRA: Prioritäten setzen: So steigerst du deine Produktivität

4. Mehr Eigenverantwortung für das Team

Sofern du ein Team an deiner Seite hast, geht es darum, dass es eigenständig und eigenverantwortlich arbeitet. Dazu kannst du auf vier Arten beitragen.

  1. Gebe ein klares Unternehmensziel vor und lade es emotional auf. Erarbeite dann gemeinsam mit dem Team, was dies für den jeweiligen Bereich bedeutet.
  2. Standardisiere Prozess und Abläufe überall dort, wo es geht und nutze bei wiederkehrenden Aufgaben Checklisten.
  3. Übertrage neben der Aufgaben auch die Verantwortung. Gebe dabei einen Vertrauensvorsprung. Menschen wachsen mit ihren Aufgaben.
  4. Vermeide es, Probleme deines Team selber zu lösen. UnternehmerInnen sind zwar schnell im Problemlösen, darin liegt jedoch die Gefahr, dass das Team aufhört eigenständig zu denken.

5. Pausen sparen Zeit

Im Sportbereich ist völlig klar: Wer keine Trainingspausen einlegt, riskiert Ermüdungsbrüche und Leistungseinbußen. In der Arbeitswelt sind Pausen jedoch noch immer verpönt. Nur wer hart arbeitet ist erfolgreich.

Keine Pausen zu machen soll Zeit sparen, jedoch zeigen viele Studien, dass dies ein Trugschluss ist.

Wir brauchen Pausen, um leistungsfähig zu bleiben. Dabei müssen diese gar nicht sehr lang sein. Studien zeigen, dass bereits fünf bis sechs kleinste Pausen von weniger als einer Minute reichen, um über den Tag produktiv und konzentriert zu bleiben. Das Geheimnis liegt eher in der Regelmäßigkeit als in der Länge.

Marloes Goeke
Marloes Göke ist davon überzeugt: Höchstleistungen und Wohlbefinden schließen sich nicht aus, sondern sind unmittelbar miteinander verknüpft. In Hamburg gründete sie 2011 ihr eigenes Unternehmen Beratung unternehmen. In Einzelcoachings vermittelt sie UnternehmerInnen die Vereinbarkeit von Unternehmer- und Privatleben für eine bessere Work-Life-Balance.

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