Zeitdiebstahl: Diese 9 Dinge rauben deine Zeit

Zeit ist eine endliche Ressource und sie wird dir gestohlen. Ständig. Zeitdiebstahl kann subtil sein. Er erfolgt in Form von:

• höflichen und vernünftigen Bitten
• E-Mail-CCs und FYIs
• Verpflichtungen und Auflagen

Dies kann sich über deine gesamte Karriere erstrecken. Du wirst den Zeitdiebstahl erst erkennen, wenn du zurückblickst und dir bewusst wirst, dass du nichts Bedeutendes für deine Arbeit vorzuweisen hast.

Streiche unwichtige Termine aus deinem Kalender. Hierfür geben wir dir 9 Tipps an die Hand. Mit diesen kannst du unnötige Aktionen unterlassen.

1. Die Prioritäten anderer Menschen

Dein Posteingang repräsentiert die Prioritäten anderer Menschen und sollte nicht wie eine To-Do-Liste behandelt werden. Genauso verhält es sich mit Anrufen und deinen WhatsApp-Nachrichten.

Wenn du den ganzen Tag damit verbringst auf Aufmerksamkeitsschreie von anderen zu reagieren, wirst du in keinen Flow-Zustand kommen. In diesem Zustand kannst du jedoch an Dingen arbeiten, die wirklich wichtig sind.

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Stelle deine eigenen Regeln auf. Räume dir Zeit für Unterbrechungen oder Anfragen ein und halte dich daran. Du kannst dir beispielsweise eine Erinnerung auf dein Voicemail sprechen oder einen E-Mail-Autoresponder einrichten.

2. Individuelle Entscheidungen

Triffst du in deinem Unternehmen häufiger ähnliche Entscheidungen? Manche Entscheidungen werden immer und immer wieder getroffen. Mache einen zusätzlichen Schritt, um langfristig Platz zu schaffen.

Schaffe Prozesse.

Erstelle beispielsweise ein Flussdiagramm für deine Entscheidungen – nach dem Motto: „Wenn dies, dann das“.

Beseitige die Notwendigkeit der Einzelfallbetrachtung. Bringe deinem Team bei Probleme mit eigenen Augen zu prüfen und selbst zu bearbeiten.

Füge jedes Mal, wenn du eine neue Frage beantwortest, diese in ein FAQ-Dokument ein, welches für alle zugänglich ist. Jedes Mal, wenn dir eine alte Frage gestellt wird, kannst du auf das FAQ-Dokument verweisen.

Dieser Prozess kann auch stattfinden, ohne dass du daran beteiligt bist. Folglich bedeutet das Freiheit und Chancen für alle Beteiligten.

3. Verpflichtungen

Stelle dir jedes Mal, wenn du etwas einkaufst oder dich zu etwas verpflichtest, die Frage, wie sich dies künftig auf deine Zeit auswirken wird.

Du möchtest einen Hund kaufen? Aus finanzieller Sicht solltest du nicht nur die Anschaffungskosten betrachten, sondern auch das Futter und die unvermeidlichen Tierarztrechnungen. Es kostet auch Zeit ihn auszubilden und mit ihm spazieren zu gehen. Du solltest auch die Opportunitätskosten in Betracht ziehen, schließlich hättest du ohne einen Hund mehr Geld und Zeit für andere Dinge. Beispielsweise würde ein Hund deine Freiheit einschränken, wenn du Pläne machst oder reisen möchtest. Bedenke alle diese Punkte, bevor du dich verpflichtest. Somit bereust du später nichts.

Durchlaufe diesen Prozess bevor du Verpflichtungen eingehst. Welche Konsequenzen hat deine Entscheidung? Bedenke die Anstrengungen und Opportunitätskosten, die eine Verpflichtung dich kosten wird.

4. Nicht delegierte Aufgaben

Manager führen ihre Mitarbeiter durch eine Lernkurve bis sie selbstbewusst und erfolgreich mit Verantwortung umgehen können. In der Anfangsphase der Lernkurve ist es einfach, die erforderliche Unterrichtszeit mit der viel kürzeren Zeit zu vergleichen, in der du es selbst tun könntest.

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Dieses kurzfristige Denken überschattet das große Ganze. Das Ziel ist es, zu lehren und anschließend dieser Person zu vertrauen, dass sie abliefert. Das Ziel ist nicht sich abzusichern und am Ende die doppelte Arbeitsbelastung zu haben.

Investiere deine Energie in Weiterbildung und Coaching.

Mache dich deiner Erwartungen bewusst. Die Aufgaben anderer Leute zu erledigen, ist eine falsche Herangehensweise. Denn es bedeutet, dass du dich nicht auf die Dinge konzentrierst, die nur du erledigen kannst.

5. Dinge doppelt erklären

Du musst Dinge ständig mehrmals erklären? Starte deine Antwort mit: „Wie Sie informiert wurden…“ und wiederhole dich dann. Somit kommt deine Antwort zwar nicht unhöflich rüber, aber sie enthält eine klare Botschaft: „Höre schon beim ersten Mal zu.“

Schreibe dir Notizen auf, damit du nichts vergisst.

Kellner, die Kundenbestellungen nicht aufschreiben, machen unweigerlich Fehler. Wer nicht genau zuhört und Anweisungen nicht aufschreibt, versäumt Details, die beim ersten Mal hätten festgenagelt werden können. Trainiere andere in dieser Methode und befolge sie selbst.

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6. Soziale Medien

Es gibt viele Faktoren, welche Unternehmen Geld kosten:

• Krankheitstage
• Schneetage
• Spam-E-Mails

Vermutlich übertrifft unser Medienkonsum jeden dieser Punkte. Social-Media-Plattformen nutzen Anwendungen, welche Spielautomaten ähneln. Diese halten die Leute länger auf der Plattform, ohne dass sie es merken. Denke daran, dass dieser Konsum deinen Erfolg zunichte macht.

7. Fernsehen

Vor dem Fernseher zu sitzen und geistlos zuzuschauen, was auch immer gerade läuft, stiehlt deine Zeit. Natürlich spricht nichts dagegen Serien zum Abschalten zu schauen. Allerdings solltest du dir Game of Thrones anschauen, nachdem du aktiv warst und nicht vorher.

Widerstehe dem Drang das zu schauen, was alle anderen schauen. Es spielt keine Rolle, wenn du bei manchen Gesprächen nicht mitreden kannst – du kannst über etwas anderes reden. Es ist auch egal, wenn du Spoiler hörst, denn du wirst sie im Handumdrehen vergessen.

Spoiler-Alarm: Niemand hat je etwas wichtiges geleistet, während er fernsah.

Plane deine Woche vor, damit du die Kontrolle über deinen Konsum behältst.

Wenn du dich wirklich für ein bestimmtes Thema interessierst, solltest du dich darüber informieren, bevor Netflix es in einen fragwürdigen Dokumentarfilm verwandelt. Finde vertrauenswürdige Quellen für relevante Informationen.

8. Klatsch und Tratsch

Über das Leben und Handeln anderer Menschen zu sprechen, ist eine massive Zeitverschwendung. Wenn im Mittelpunkt deines Gesprächs nur gemeinsame Freunde, Berühmtheiten oder flüchtige Bekannte stehen, ersetzt dies Pläne, Ideen und energiereiche Gesprächsthemen. Sinnvolle Gespräche bereichen jedoch dein Leben, anstatt dich zu erschöpfen und als Klatsch- oder Drama-Königin darzustellen.

Mit den Worten von Eleanor Roosevelt:

„Große Geister diskutieren Visionen;
Normale Geister diskutieren Geschehnisse; Kleine Geister diskutieren Menschen.“

9. Unwesentliche Dinge tun

Betrachte deine Termine und Aufgaben als „wesentlich“ und „nicht wesentlich“, wenn du eine Aufgabenliste schreibst oder deinen Tag planst. Ebenfalls möglich ist eine Einteilung in „große Dinge“ und „kleine Dinge“. Die spezifischen Bezeichnungen spielen keine Rolle. Es sollte jedoch eine Kategorisierungsmöglichkeit geben.

EXTRA: Prioritäten setzen: So steigerst du deine Produktivität

Welche Termine ändern deine Firma und welche sind unwichtig? Manche Aufgaben müssen nicht gemacht werden oder können von jemand anderem erledigt werden.

Das Ziel ist nicht beschäftigt zu sein – das Ziel ist es effektiv zu sein.

Räume das Unwesentliche aus dem Weg und nutze deine jetzt verfügbare Zeit besser aus.

Erstelle deinen Masterplan und behalte deine Vision fest vor Augen. Du kannst leichter daran festzuhalten, wenn du auf deine Zeit achtest. Du möchtest am Ende des Jahres wesentliche Veränderungen vorweisen? Finde heraus, was dir deine Zeit stiehlt und verhindere, dass dies geschieht.

Dieser Artikel wurde auf Englisch von Jodie Cook verfasst und am 04.05.2020 auf forbes.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren Lesern zu relevanten Themen austauschen können.

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