Bestellmenge optimieren: So sparen Sie Kosten beim Einkauf!

Beim Einkauf Kosten sparen – das geht nicht nur über den Preis. Auch die Bestellmenge kann optimiert werden. Unternehmen, die ihren Bedarf und ihr Bestellverhalten genau analysieren, können so viel Geld sparen.

Welche Faktoren beeinflussen die Höhe der Kosten für direkte und indirekte Materialien, Dienstleistungen und Investitionsgüter? Spon­tan fällt den meisten Einkäufern als Antwort auf diese Frage der Preis ein, und vielleicht ergänzen sie noch die Folgekosten, die zum Beispiel aus dem Lagern und Warten der Beschaffungsobjekte ent­stehen können.

Aber nicht nur der Preis, sondern auch die Bestellmenge bestimmt die Beschaffungs­kosten – eine Tatsache, die häufig unbeachtet bleibt. In den meisten Einkaufsabteilungen herrscht nämlich die Meinung vor, dass der Einkauf bei der Gleichung der Einkaufskosten (Preis beziehungsweise Prozesskosten mal Menge) nur die Preisseite angehen kann und die Mengenseite gar nicht zur Disposition steht. Durch die einseitige Fokussierung auf die Preisoptimierung bleiben aber erhebliche Sparpotentiale ungenutzt. Im Folgenden wird erläutert, welche Hebel der Einkauf ansetzen kann, um die Einkaufskosten mit einem konse­quenten Mengenmanagement zu optimieren.

Die Hebel zur Mengenoptimierung

Um den Verbrauch von Materialien oder Dienstleistungen zu beeinflussen, stehen dem Beschaffungsmanagement mehrere Hebel mit unterschiedlicher Durchschlagskraft zur Verfügung (siehe Grafik 1).

Am Beispiel der Materialgruppe IT-Hardware lässt sich die Wirkungsweise der vier Mengenhebel leicht veranschaulichen. Ein Mittel, um die Einkaufsmenge zu reduzieren, ist das Schaffen oder Intensivieren des Kosten­bewusstseins im Unternehmen. Dieser Hebel zählt zu den schwächeren, weil sein Einsatz fast ausschließlich auf die Koopera­tionsbereitschaft der Mitarbeiter setzt. So können zum Beispiel in den einzelnen Unterneh­mensbereichen die Kosten für Hardware und Instandhaltung transparent gemacht und an die Mitarbeiter kommuniziert werden – in der Hoffnung, dass die Mitarbeiter vorsichtiger mit neuen Bestellungen umgehen und so zur Reduktion der Einkaufsmengen beitragen.

Ein stärkeres Mittel ist das Verschärfen der Bedarfskontrolle, bei der höherrangigere Vorgesetzte als zuvor (zum Beispiel Hauptabteilungs­leiter statt Abteilungsleiter) die Bestellungen für IT-Hardware genehmigen. Eben­falls bewährt hat sich in vielen Unternehmen das Reduzieren der Kaufhäufigkeit von IT-Hard­ware durch ein Verlängern der Anschaffungs­zyklen von zum Beispiel drei auf vier Jahre. Einkaufs­mengenoptimierungen lassen sich vor allem über ein Reduzieren der eingekauften Menge bis hin zur kompletten Eliminierung von Bedarf erzielen.

Wenn zum Beispiel Serverkapazitäten an verschiedenen Unternehmensstandorten getrennt voneinander genutzt werden, bleiben in der Regel Restkapazitäten ungenutzt. Eine Konsolidierung des Serverbestands schafft hier Abhilfe. Ein komplettes Eliminieren oder zumindest drastisches Reduzieren des Bedarfs bei IT-Hardware ist unter anderem möglich, indem Kopiergeräte anschafft werden, die auch Druckfunktionen erfüllen. Dann sind weniger oder gar keine separaten Drucker mehr nötig.

Prozess des Mengenmanagements

Um ein effektives Mengenmanagement zu etablieren, empfiehlt sich eine Vorgehensweise in zwei Phasen:

(Artikelbild: © Christoph Hähnel – Fotolia.de)