Bestellmenge optimieren: So sparen Sie Kosten beim Einkauf!

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Phase I: Potentialanalyse

Im ersten Schritt geht es um das Beantworten der „klassischen sieben W’s des Einkaufs“ (WER kauft WAS bei WEM zu WELCHEM Preis in WELCHER Menge WIE häufig über WELCHEN Bestellweg ein?). Ziel dieser Datenerhebung ist es, ein Verständnis dafür zu bekommen, wofür genau das Unternehmen sein Einkaufsvolumen verwendet. Es ist nicht hinreichend, bei der Datenerhebung pauschal das Einkaufsvolumen für IT-Hardware pro Lie­ferant zu erheben, sondern es sind konsequent alle „sieben W’s“ abzuarbeiten, um Anhalts­punkte für eine Mengenoptimierung zu identi­fizieren. Am besten gelingt dies, indem das Einkaufsvolumen in Materialgruppen, Lieferan­ten und Unternehmenssparten („Business Units“) unterteilt wird. Dieser Ansatz ist aufwändig, lohnt sich aber. Denn so kann zum Beispiel ermittelt werden, dass die eine Unternehmenssparte besonders viele Laptops im Verhältnis zu Desktop-PCs einkauft, während eine andere unverhältnis­mäßig viele Peripheriegeräte (wie zum Beispiel Drucker, Scanner) anschafft. Nur mit Hilfe solch detaillier­ter Erkenntnisse lassen sich für die einzelnen Unternehmenssparten die jeweils geeigneten Hebel ermitteln, um die Einkaufsmengen zu reduzieren und die gewünschten Einsparungen zu erzielen.

Im zweiten Schritt gilt es, die durch das Mengen­management zu erreichenden Einspar­potentiale abzuschätzen. Dazu sind die Einkaufspraktiken, -vorschriften und Kontroll­maßnahmen im Unternehmen durch Interviews mit internen Bedarfsträgern aus verschie­denen Hierarchieebenen und Unternehmens­sparten zu recherchieren und zu vergleichen. Oft zeigen sich dabei große Unterschiede im Einkaufsverhalten zwischen den unterschiedli­chen Abteilungen und Sparten (zum Beispiel aufgrund unterschiedlicher Richtlinien für die Beschaffung von Hard- und Software). Hieraus lassen sich wiederum kon­krete Anhaltspunkte für das Hebeln von Einsparpotentialen ableiten.

Ihren Abschluss findet die Analyse des Einspar­potentials in der Priorisierung der Material­gruppen nach Höhe des möglichen Ein­sparvolumens und nach dem Schwierig­keitsgrad der entsprechenden Kostensen­kungsinitiative.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang das Festlegen einer Messlatte („Baseline“), an der die Höhe der jeweiligen Einsparungen abzulesen ist. Nur auf diese Weise kann der Einkauf eindeutig nachweisen, dass durch seine Initiative tatsächlich Einkaufsmengen reduziert wurden. Bei der Überprüfung helfen Indikatoren, die konkrete Ergebnisse vorschrei­ben – zum Beispiel die prozentualen Anteile der Mitarbeiter, die nach der Kostensenkungs­initiative einen Desktop-PC oder einen Laptop besitzen sollten. Das Entwickeln systemati­scher und sinnvoller Indikatoren bedarf einiger Denkarbeit. Diese zahlt sich aber aus, weil die Ergebnisse der Kostensenkungsinitiative damit greifbar und überprüfbar gemacht werden.

Phase II: Realisierung Einsparpotential

Damit eine fundierte Auswahl von Hebeln für die Mengenoptimierung erfolgen kann, ist es wichtig, ein Verständnis dafür zu entwickeln, was die Treiber, also die Ursachen und Gründe für die Bestellmengen sind. Beispielsweise ist im Fall des PC-Einkaufs der Mengen­treiber häufig die turnusgemäße Erneuerungsrate, die irgendwann einmal von der IT-Abteilung fest­gelegt und nicht mehr überprüft wurde. Zudem wird es für jede Materialgruppe höchstwahr­scheinlich jeweils mehrere Mengentreiber ge­ben, die es zu verstehen gilt. Das Identifizieren der Mengentreiber erfordert deshalb viel „investigative“ Detailarbeit.

Sind die Mengentreiber erfasst, wer­den im nächsten Schritt die Hebel für die Mengenreduzierung ausgewählt. Dabei ist es wichtig, dass alle sechs Hebel für jede Materialgruppe beziehungsweise Untergruppe systematisch auf ihre Anwendbarkeit hin abgeklopft werden. In der Regel greift zumindest einer der sechs Hebel in jeder Materialgruppe. Um die Anwendbarkeit der Hebel zu überprüfen, sollte das Unternehmen sowohl interne Benchmarks (durch einen Vergleich von Unternehmens­sparten/Standorten) als auch externe Benchmarks (durch einen Vergleich zu anderen Unternehmen) hinzuziehen. Sie liefern wichtige Anhaltspunkte für die Auswahl der geeigneten Mengenhebel.

Sind die Mengenhebel für jede Materialgruppe ausgewählt, kann die Umsetzung beginnen. Hierfür ist ein rigoroses „Tracking“ erforderlich, das die Einhaltung („Compliance“) der verein­barten Kostensenkungen konsequent über­wacht und überprüft, ob die Einkaufsbudgets auch um die erzielten Einsparungen gekürzt werden. Ohne ein solches Tracking laufen Mengenoptimierungen erfahrungsgemäß Gefahr, nach einer enthusiastischen Planungs­phase in der Umsetzung sang- und klanglos im Sande zu verlaufen.

Change Management: Nur so kann Kostensparen funktionieren

Ein kritischer Faktor für den Erfolg der Mengen­optimierung besteht im „taking on board“ der Mitarbeiter über alle Ebenen des Unterneh­mens hinweg. Auch die Unterstützung des Vor­standes beziehungsweise der Geschäftsleitung ist von gro­ßer Bedeutung. Die Unternehmensleitung soll­te konsequent ihre Führungsaufgabe wahrneh­men und die Maßnahmen der Mengenopti­mierung kommunizieren, regelmäßig kontrol­lieren und bei Nichteinhaltung der verabschie­deten Maßnahmen entsprechende Sanktionen aussprechen. Nach Möglichkeit sollten zudem alle Hierarchieebenen im Unternehmen glei­chermaßen an den Einsparungsmaßnahmen teilnehmen. Wenn die „oberen Etagen“ mit gu­tem Beispiel vorangehen, erleichtert dies, die Akzeptanz der anderen Unternehmensebenen für die Mengenoptimierung zu gewinnen.

Fazit

Um die nötigen beziehungsweise gewünschten Ein­sparungen zu erzielen, sollte sich der Einkauf von seinem tradierten Denken „Kosten sparen alleine durch Preisoptimierungen“ lösen und das Optimieren und Reduzieren der Einkaufsmengen als gleichberechtigte Lösung in seine Einsparungsüberlegungen einbeziehen. Der Einkauf der Zukunft dreht nämlich nicht mehr nur an der Preisschraube, er reduziert auch auf intelligente Art die Beschaffungsmenge.

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Dr. Bernhard H. Höveler
Dr. Bernhard Höveler ist geschäftsführender Gesellschafter der HÖVELER HOLZMANN CONSULTING GmbH. Diese auf das Einkaufs- und Supply Chain Management spezialisierte Unternehmensberatung unterstützt Unternehmen bei der Optimierung des Einkaufs sowie bei der Implementierung von Strukturen und Prozessen für ein effizientes Einkaufs- und Supply Chain Management. Email: bernhard.hoeveler@hoeveler-holzmann.com; Tel.: 0211-56387510

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