5 Gründe für proaktive Kommunikation in der Arbeitswelt

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„Kommunikation ist wichtig“ – Wie oft könntest du wohl den eigentlichen Sinn hinter den langen Ansprachen deines Vorgesetzten, manch intensiv geführten Gesprächen mit deinem Partner oder dicken Wälzern aus Studienzeiten auf diese drei Wörter reduzieren?

Über Kommunikation zu philosophieren ist kein neuartiges Phänomen.

Denk an deine Schulzeit zurück, und du wirst dich wahrscheinlich an Phrasen wie „Man kann nicht nicht kommunizieren“ oder an „Sender-Empfänger“- und „Ohren-Modelle“ erinnern.

Spätestens mit dem Start ins Berufsleben wird heute von jedem erwartet, „richtig“ kommunizieren zu können – und natürlich auch „politisch korrekt“, „kundenorientiert“ usw. Angemessen eben. Ganz klar, dass niemand ohne Weiteres auf das theoretische Wissen der oft wenig praxisorientierten Hochschulbildung zurückgreifen kann.

Aber gibt es denn nicht bereits unzählige Ratgeber zum Thema „Kommunikation im Berufsleben“, die dir weiterhelfen könnten? Sicher! Doch sei einmal ehrlich mit dir selbst und frage dich: „Wann habe ich zuletzt ein solches Buch gelesen? Vielleicht, als mir die Anforderung ‚Proaktive Kommunikation‘ aus meiner Stellenbeschreibung besonders aufgefallen ist und ich mich aus freien Stücken auf diesem Gebiet weiterbilden wollte?“

Dass du dich daran höchstwahrscheinlich nicht erinnern wirst, liegt nicht etwa daran, dass du nicht schon längst den Stellenwert der Kommunikation in der Arbeitswelt erkannt hättest.

Kommunikation ist und bleibt ein essentieller, nicht wegzudenkender Bestandteil erfolgreicher Zusammenarbeit – in Familien, in Gesellschaften, in Unternehmen.

Kommunikation durch Trial and Error

Doch die heutige Zeit, in der Ressourcen knapper und Informationsnetzwerke komplexer werden, verlangt oftmals von uns, das Dringliche dem Wichtigen vorzuziehen. Nehmen wir nur einmal dein berufliches Netzwerk: Wie gut du dort auch kommunizieren kannst, du hast es sicher vom Vorbild anderer und aus deiner eigenen Erfahrung heraus gelernt. Versuch und Irrtum (Trial and Error) – und eben nicht Modelle oder Theorien – sind es, durch die du proaktive Kommunikation schon von Kindesbein erlernst.

Zurück ins Berufsleben: Wie war das bei der letzten Deadline, die einfach nicht einzuhalten war? Hast du es frühzeitig deinem Chef mitgeteilt, um dann gemeinsam nach einer Lösung zu suchen oder hast du versucht, alles allein hinzubekommen und bist letztlich gescheitert? Oder als zwei Top-Prioritäten miteinander kollidierten? Hast du deinen Vorgesetzten darauf hingewiesen, dass nicht beides zum gleichen Zeitpunkt erledigt sein würde? Ganz klar:

Jeder und jede Vorgesetzte ist glücklich über MitarbeiterInnen, die im Unternehmen, allein schon in der eigenen Abteilung, proaktiv kommunizieren.

Warum also nicht jetzt die nötigen Schritte unternehmen, damit diese wertvolle Qualifikation mit Fug und Recht auch in deinem Arbeitszeugnis positiv hervorgehoben werden muss?

Was ist das „proaktive“ Kommunikation überhaupt?

Nun, mit passiver Kommunikation würdest du sicher sofort etwas Negatives verbinden. Vielleicht jemanden, der nur in seinem Büro darauf wartet, dass andere ihn auffordern, endlich die neuesten Finanzzahlen zu veröffentlichen oder auf die Beschwerdemail eines Kunden zu reagieren. So etwas ist im heutigen Arbeitsleben natürlich ein No-Go und wird von keinem Chef lange geduldet. Aber warum reicht es nicht aus, „nur“ aktiv zu kommunizieren? Warum muss es „proaktiv“ sein?

Nehmen wir Beispiele: Unter aktiver Kommunikation könnte man den Informationsfluss der Tagesnachrichten oder der internen Kommunikation eines Unternehmens verbuchen – ganz nach dem Motto „Wenn was Wichtiges passiert, dann erfahren Sie es von uns als Erstes!“ Doch nach diesem Schema vorzugehen, ist längst kein Privileg menschlicher Kommunikation mehr. Denn auf vorgegebene Muster zu reagieren oder automatisiert Updates zu versenden, kann heute durch jede halbwegs gute IT umgesetzt werden.

Im Gegensatz dazu geht proaktive Kommunikation weit darüber hinaus. Eine Eigenschaft, ohne die es keine Unternehmer oder Führungskräfte gäbe, die diese Bezeichnungen zu Recht verdienten. Proaktivität ist eine innere Einstellung, die sich in initiativem, vorausschauendem Verhalten sowie geplantem und organisiertem Aktionismus zeigt. Also keinesfalls gleichzusetzen mit Reaktionismus oder gar Passivität. Nur wenn du mit dieser Einstellung kommunizierst, wirst du auf lange Sicht gesehen in der Arbeitswelt überleben. Warum das? Im Folgenden 5 Gründe:

1. Begeisterung ist ansteckend und überzeugt

Du hast eine neue Idee und willst erreichen, dass die umgesetzt wird? Dann auf und präsentiere diese voller Esprit und Motivation! Deine KollegInnen, Vorgesetzten, KundInnen – wer auch immer es ist – werden es dir danken. Wie? Indem du dich von deinem Einsatz und deiner Begeisterung anstecken lässt und eher auf das eingehen wirst, was du vorhast!

Du wirst dein Umfeld nur gewinnen können, wenn du proaktiv mit diesem kommunizierst! Schreite voran, denke voraus – und behalte es dann nicht für dich. Du planst für die Zukunft, für die des Unternehmens und natürlich auch für deine eigene. Ohne proaktive Kommunikation wird niemand verstehen, warum gerade deine Arbeit außergewöhnlich sein soll und daher besondere Beachtung verdient. Und wie andere begeistern, wenn du es nicht einmal bei dir selbst geschafft haben?

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2. Selbstständigkeit und Eigeninitiative leben davon

Du hast in deinem Job viel Verantwortung und darfst so einiges selbst entscheiden und abarbeiten? Dann isoliere dich nicht von deinen KollegInnen! Berufliche (Kommunikations-)Netzwerke aufzubauen und zu pflegen, ist heute mindestens genauso wichtig, wie die nötigen Fachkompetenzen zu besitzen.

Eine selbstständige Arbeitsweise zu entwickeln bedeutet auf keinen Fall, dass du alles allein durchziehen solltest. Eine eigenständige, gesamtheitliche Bearbeitung eines Projekts – vom Briefing bis zur Ergebnispräsentation – erfordert gezwungenermaßen, deine KollegInnen, KundInnen, Vorgesetzten oder sonstige Stakeholder in deine Arbeit mit einzubeziehen und daran zu beteiligen. Du selbst bist zwar verantwortlich für den Erfolg eines Projekts und dessen Bearbeitung aus einer Hand, doch bist auch du es, der letztendlich Güte und Qualität deiner Arbeitsleistung bewertet?

3. Du hast Spaß an deiner Arbeit

„Arbeit macht Spaß, aber wer kann schon Spaß vertragen!“

Wer sich tagtäglich mit einer solchen Einstellung zum Arbeitsplatz schleppt, um dann nach 8-10 Stunden Tastaturgymnastik den Bürostuhl mit dem Fernsehsessel zu tauschen, versperrt sich selbst den Weg zu produktiver und damit erfolgreicher Arbeit. Spaß an der Arbeit – wie soll das gehen? Es wird Gründe haben, warum gerade du Vertriebler bist und nicht Psychiater oder warum Übersetzer anstatt Physikprofessor. Du hast Fähigkeiten, durch die du dich genau für das eignest, was du tust… oder aber unbedingt nach etwas anderem suchst.

Setze dir eigene Ziele, stelle dich den eigenen Herausforderungen und motiviere dich selbst, darin immer besser zu werden. Wie viel leichter und damit stressfreier kannst du durch gute Planung und Organisation durch deinen Berufsalltag kommen. Wenn du dabei proaktiv vorgehst und kommunizierst, zeigst du dein Engagement und deine Eigeninitiative. Wenn das kein Beweis für echte Qualitätsarbeit ist!

Nicht hetzen, nicht trödeln, die goldene Mitte ist der Schlüssel.

Das kannst du dir erlauben, weil nur dann Spaß bei der Arbeit möglich ist. Denke daran: Diesen „Service-Mehrwert“ aus freien Stücken schuldest du dir selbst und deinen KundInnen!

4. Proaktive Kommunikation = Soft Skill = Kompetenz

Hard Skills, Qualifikationen, Titel, Fakten, Fakten, Fakten. Die heutigen Servicewüsten dursten eigentlich nach Erfrischungen im Bereich sozialer und persönlicher Kompetenzen, bekommen aber oftmals nur die Trockenlösung. Die Bedeutung von Soft Skills war nie so groß wie heute und wird weiter zunehmen. Lerne und praktiziere es jetzt, proaktiv zu kommunizieren, erwirtschafte dir damit selbst einen entscheidenden Vorteil in Sachen Kundenorientierung und Attraktivität für den Arbeitsmarkt.

Deine Befähigung hängt nicht nur davon ab, wie viele Anschläge du pro Minute schaffst oder wie viele Punkte du im TOEFL-Test bekommen hast. Viel mehr als dein Können zählt doch dein Wollen! Zugegeben: Es ist viel einfacher, erstgenannte Kennzahlen zu messen, als festzustellen, wie teamverträglich oder kundenorientiert du arbeitest. Doch deine Motivation und deine persönlichen Eigenschaften sind, was dich von deinen MitbewerberInnen unterscheidet.

5. Ein besseres Arbeitsklima kann jeder gebrauchen

Fast selbsterklärend: Ohne Kommunikation keine Zusammenarbeit – ohne proaktive Kommunikation kein angenehmes Arbeitsklima.

Entscheide selbst, wie wohl du dich bei deiner Arbeit fühlen willst – und beeinflusse damit andere ein Stück weit mit. Wie oft du morgens mit einer gewissen Vorfreude auf die Arbeit aufwachst, indiziert, wie es um dein Arbeitsklima momentan bestellt ist. Proaktive Kommunikation pusht somit dich selbst und deine KollegInnen, effektiver und effizienter zusammenzuarbeiten. In einem Unternehmen essenziell für eine produktive Unternehmenskultur und das kollektive „An-einem-Strang-ziehen“.

Daniel Ballin
Daniel Ballin studiert Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Vertriebsmanagement. Zusätzlich zu seinen Spezialgebieten Kundenzufriedenheit und Kommunikation betreut er verschiedene Internetprojekte wie das Orthopädie-Portal oder Web Gas.info. Seine Interessen liegen besonders im Bereich Journalistik und Marketing.

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