Gehaltsabrechnung: Fehler vermeiden und Compliance sicherstellen

Die Gehaltsabrechnung ist ein zentraler Bestandteil des Personalmanagements und daher für Unternehmen von großer Bedeutung. Fehler können zu großen Nachteilen führen, weshalb die Verantwortlichen stets darauf achten sollten, dass die Gehälter der Mitarbeiter korrekt abgerechnet werden.

Warum eine fehlerfreie Gehaltsabrechnung so wichtig ist

Eine korrekte Gehalts- und Lohnabrechnung ist deshalb so wichtig, weil Fehler bei der Abrechnung von Löhnen zu einem Vertrauensverlust der Mitarbeiter führen können. Zudem müssen Unternehmen die geltenden rechtlichen Anforderungen im Blick behalten, da ansonsten auch rechtliche Konsequenzen drohen. Zu diesen zählen unter anderem hohe Nachforderungen, was eine große finanzielle Belastung nach sich ziehen kann. Für die meisten Mitarbeiter ist die Auszahlung ihres Lohns der wichtigste Aspekt des Jobs, sodass eine pünktliche Lohnzahlung sich positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken kann.

Zudem haftet der Arbeitgeber für fehlerhafte Angaben bei der Abführung von Lohnsteuer und Sozialabgaben. Fordert das Finanzamt Lohnsteuern nach, muss der Arbeitgeber diese entrichten, kann sie innerhalb einer Frist aber vom Arbeitnehmer zurückfordern. Bei den Sozialabgaben ist dies allerdings nicht möglich, sodass das Unternehmen bei falsch berechneten Löhnen auf diesen Kosten sitzen bleibt. Arbeitnehmer sind nicht dazu verpflichtet, die Gehaltsabrechnung auf ihre Richtigkeit hin zu überprüfen. Dies ist die Aufgabe des Arbeitgebers.

Compliance bei der Lohnabrechnung

Wer sich in Deutschland selbstständig macht, sollte einige Gesetze kennen, denn vor allem im Bereich der Entgeltabrechnung kommt es aufgrund der hohen Komplexität der Entgeltabrechnung häufig zu Fehlern. Unternehmen müssen mehr als 40 Gesetze sowie Verordnungen im Auge behalten und die entsprechenden Anforderungen einhalten und zusätzlich gilt es, regelmäßige Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu berücksichtigen. Urteile des Bundesfinanzgerichtes sollten Firmen ebenfalls im Blick haben.

Um Fehler zu vermeiden, sollten sich Unternehmen deshalb stets mit den aktuell geltenden Gesetzen auseinandersetzen und die in diesem Bereich tätigen Mitarbeiter im Rahmen von regelmäßigen Schulungen auf dem neuesten Stand halten. Wichtige Informationen dahingehend, wie konkrete Sachverhalte gehandhabt werden, finden Unternehmen in den amtlichen Hinweisen.

Berücksichtigung von Datenschutz und -sicherheit

Ein großer Fehler ist es, sich nicht um einen ausreichenden Datenschutz zu kümmern, denn bei der Lohnabrechnung werden sensible Daten verwaltet, die nicht in die Hände von Dritten fallen sollten. Diese gilt es daher besonders gewissenhaft zu schützen. Es ist weiterhin empfehlenswert, die jeweiligen Mitarbeiter dazu zu verpflichten, eine Verschwiegenheitserklärung zu unterzeichnen. Zudem sollten sie im richtigen Umgang mit sensiblen Daten geschult werden. Zudem können Unternehmen das Risiko von Datenmissbrauch verringern, indem sie eine Zugriffskontrolle einführen. Auf diese Weise haben nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf die Daten, die über eine entsprechende Autorisierung verfügen. Damit die Daten nicht gestohlen werden können, sollten moderne Verschlüsselungstechnologien zum Einsatz kommen, welche die Mitarbeiterinformationen verschlüsseln und somit vor dem Zugriff von Hackern schützen. Grundsätzlich gilt es natürlich, sensible Daten innerhalb des Unternehmens vor dem Zugriff Unbefugter zu sichern – dies bezieht sich nicht nur auf die Gehaltsabrechnung. In Bereich Datenschutz und -sicherheit greifen gesetzliche Vorgaben, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Vorgaben dieser müssen Unternehmen einhalten.

Häufige Fehlerquellen und Lösungsansätze

Es gibt einige Fehlerquellen, die Unternehmen kennen sollten, um geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen zu können. Besonders häufig treten beispielsweise Fehler auf, wenn die Gehalts- und Lohnabrechnungen manuell von Mitarbeitern durchgeführt werden. Diese Fehlerquelle lässt sich deutlich reduzieren, indem automatisierte Systeme genutzt werden, welche manuelle Fehler auf ein Minimum begrenzen. Damit die Gehaltsabrechnung fehlerfrei berechnet werden kann, benötigt es korrekte Daten. Falsche sowie unvollständige Angaben können zu Unstimmigkeiten bei der Erstellung der Lohnabrechnung führen. Unternehmen können jedoch fehlerhafte Angaben vermeiden, indem sie auf eine genaue Datenerfassung achten. Ein weiterer Fehler besteht darin, sich nicht rechtzeitig über neue gesetzliche Vorschriften und Steuersätze zu informieren. In diesem Bereich ändern sich die Anforderungen stetig, sodass es erforderlich ist, regelmäßige Schulungen für die Mitarbeiter in der Lohnabrechnung durchzuführen.

Berücksichtigung von Sonderfällen

Es gibt einige Sonderfälle in der Gehaltsabrechnung, die Unternehmen berücksichtigen sollten, damit es bei der Erstellung von Abrechnungen sowie der Abwicklung von Gehaltszahlungen zu keinen Fehlern kommt. Zu diesen zählen:

Boni
Provisionen
Überstunden
Zusatzzahlungen

Automatisierungsmöglichkeiten durch Nutzung von spezialisierter Software

Unternehmen können den Prozess der Erstellung von Gehaltsabrechnungen durch die Verwendung von spezialisierter Software automatisieren. Durch die Automatisierung der Gehaltsabrechnung ergeben sich viele Vorteile, sodass diese einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil darstellen kann. Mithilfe einer passenden Software können Unternehmen Gehaltsabrechnungen zudem deutlich einfacher und schneller erstellen.

Steigerung der Effizienz

Die Effizienz innerhalb des Unternehmens lässt sich durch den Einsatz von Software zur Automatisierung von Prozessen erheblich verbessern, da die manuelle Abwicklung der Lohnabrechnung häufiger Fehler verursacht und auch mit einem größeren Zeitaufwand verbunden ist. Im Rahmen von Automatisierungen kann erreicht werden, dass Mitarbeiter ihre Zeit sinnvoller nutzen, indem sie sich strategischeren Aufgaben widmen.

Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen

Die Digitalisierung rechtlicher Prozesse bringt viele Vorteile für KMU mit sich und auch spezialisierte Softwarelösungen im Bereich Lohnabrechnung können genutzt werden, um die Compliance innerhalb des Unternehmens zu optimieren. Hierdurch wird gewährleistet, dass Gehälter und Abzüge fehlerfrei berechnet werden.

Einfachere Verwaltung von Abrechnungsdaten

Kommt es zum Einsatz von automatisierten Abrechnungssystemen, haben Mitarbeiter die Option, sich ihre Abrechnungsdaten anzusehen und diese eigenständig zu verwalten. Dies kann einen großen Vorteil darstellen, weil Mitarbeiter einer anderen Abteilung auf diese Weise jederzeit Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen haben und daher keine Anfrage bei der Personalabteilung stellen müssen.

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