Inkasso beauftragen: Das solltest du vorher wissen

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Der Einzug von Forderungen: Wie funktioniert eigentlich Inkasso?
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Inkasso beauftragen?! Das Geschäft läuft, die Auftragslage ist gut und eigentlich gibt es momentan nichts, was dein Unternehmen gefährden könnte. Doch dann der Paukenschlag: Dein Kunde zahlt die fälligen Rechnungen nicht. Statt nun eigene personelle und zeitliche Ressourcen aufzuwenden, hast du die Möglichkeit, ein Inkassounternehmen mit der Aufgabe zu beauftragen. Hierbei müssen jedoch einige Punkte beachtet werden, so dass du dich vorher gründlich informieren solltest.

Über die verschiedenen Fälle von Inkassobeauftragungen, den Ablauf des Prozesses sowie die potenziell anfallenden Kosten klärt dieser Artikel auf.

Wann darf ich ein Inkasso beauftragen?

Insbesondere in Fällen mit beträchtlich ausstehenden Summen, welche die Liquidität deiner selbst oder deines Unternehmens bedrohen können, sollte ein Inkassounternehmen beauftragt werden. Dabei ist es nicht von Relevanz, ob du GeschäftsführerIn eines großen Konzerns, mittelständischen Unternehmens oder selbstständig bist. Anspruch auf das Einfordern von finanziellen Mitteln haben diejenigen, die einen Schuldnachweis erbringen können. Dieser kann sowohl in Form eines unterschriebenen Vertrags als auch einer Rechnung vorliegen.

In der Regel existieren drei Szenarien, die dazu führen, dass SchuldnerInnen in
Zahlungsverzug geraten und dadurch gegebenenfalls ein Inkassoverfahren initiiert wird. Jeder dieser Fälle zeigt zugleich, dass härtere Maßnahmen nicht sofort ergriffen werden müssen, sondern einiger Vorlaufzeit bedürfen.

Szenario 1: Die Mahnung

Eine Mahnung gilt als Erinnerung an die Fälligkeit des Betrags. Kommt der/die SchuldnerIn dieser nicht nach, hast du das Recht darauf, ein Inkassoverfahren einzuleiten. Entgegen der allgemeinen Annahme ist es tatsächlich eine einmalige Mahnung ausreichend. Einzig aus Gründen der Kulanz hat es sich eingebürgert, dass Unternehmen eine zweite oder sogar dritte Zahlungserinnerung verschicken, bevor sie andere Methoden anwenden.

Szenario 2: Die Zahlungsfrist

„Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag innerhalb von 30 Tagen.“ Mit diesem Satz entfällt Szenario 1, du bist demnach nicht mehr in der Pflicht, eine Zahlungserinnerung zu versenden. Stattdessen befindet sich dein Gegenüber nach Ablauf der Zahlungsfrist in Verzug, woraufhin du nun reagieren kannst.

Szenario 3: Das festgelegte Kalenderdatum

Mit dem Festlegen eines Zahltags ist die betroffene Person automatisch in Zahlungsverzug, sobald das entsprechende Datum überschritten wurde.

In manchen Fällen, besonders bei großen Geldbeträgen, kommt es vor, dass der/die
SchuldnerIn bereits insolvent und damit zahlungsunfähig ist. Dadurch greifen die
Voraussetzungen für ein herkömmliches Inkasso-Verfahren nicht mehr. Zwar hast du weiterhin Anspruch auf dein Geld, aber musst diesen innerhalb gewisser Fristen beim zuständigen Insolvenzverwalter geltend machen.

Einforderung beauftragen oder Forderung verkaufen?

Du hast zwei Optionen, wie du mit einem Inkassounternehmen zusammenarbeiten kannst. Du kannst beispielsweise einen Auftrag stellen und das Inkassobüro agiert im Namen deiner Firma. Das ist die bisher gängigste Vorgehensweise.

Oder du entscheidest dich dazu, die Forderung zu verkaufen, wodurch das Inkassounternehmen zum Gläubiger wird und in Eigenregie die Schulden einzieht. Der Vorteil hier besteht darin, dass zumindest ein Teil der ausstehenden Summen direkt zurückfließen und du den Ausgang des Verfahrens nicht abwarten musst. Insbesondere über die letzte Variante lohnt es sich nachzudenken, sollte die Liquidität deines Unternehmens stark gefährdet sein.

EXTRA: 3 Tipps, wie du mit Risikomanagement die Neukundengewinnung absicherst

Wer trägt die Kosten des Verfahrens?

Diese sind abhängig von dem Verlauf des Verfahrens und der Reaktion des/der SchuldnerIn. Das Inkassobüro wird in der Regel zuerst eine telefonische sowie postalisch kontinuierliche Zahlungsaufforderung initiieren, auf welche ein gerichtliches Verfahren bei ausbleibender Rückerstattung folgen kann. In einem gerichtlichen Mahnverfahren gründet sich auch die Berechtigung für eine eventuell notwendige Zwangsvollstreckung und Pfändung. Die Inkassobüros müssen sich bei Veranschlagung der Kosten nach der Inkassogebührenverordnung richten. Daran kannst du beispielsweise auch seriöse AnbieterInnen erkennen. Jegliche Zahlungen, wie anfallende Gebühren oder auch Gerichtskosten, muss grundsätzlich der/die SchuldnerIn begleichen.

Risikomanagement beginnt beim präventiven Check des Gegenübers

Darüber hinaus kannst du dich auch im Vorhinein über deine KundInnen informieren:
Wirtschaftsauskunfteien liefern dir Einblicke in die Finanzzahlen deines Gegenübers und beantworten die offenen Fragen nach Bonität und Liquidität. Zum Beispiel, wie pünktlich deine KundInnen andere Lieferanten bezahlen. Derartig gezielte Prüfungen ermöglichen es dir vorab abzuwägen, wie groß das Risiko einer potenziellen Partnerschaft ist.

Gewusst wie: Niemand muss auf den Kosten sitzen bleiben

Inkasso beauftragen ist weniger aufwendig als gedacht. Hast du dem/r SchuldnerIn die Fristen der Rückzahlung genannt und kannst nachweisen, dass Zahlungen ausstehen, befindest du dich im Recht. Abhängig von der Höhe der Schulden kannst du zwischen zwei Verfahren wählen, wie du dein Geld zurückbekommst. Zudem gewinnst du zusätzliche Sicherheit, wenn du dich mithilfe von Wirtschaftsauskunfteien vorab über deine KundInnen informierst. So oder so bleibst du am Ende in der Regel nicht auf den gesamten Kosten sitzen – solange du die oben genannten Punkte beachtest.

Jens Junak
Jens Junak ist Country Manager von Creditsafe Deutschland. Er verantwortet das Deutschlandgeschäft der international tätigen Creditsafe-Gruppe und konzentriert sich insbesondere auf das strategische Wachstum der deutschen Standorte. Zuvor war er in verschiedenen Unternehmen in der Finanzbranche in leitender Position tätig, unter anderem in der SCHUFA, Coface Deutschland oder der Hamburg-Mannheimer Versicherung. Für Creditsafe Deutschland arbeitet er seit Juli 2020.

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