Debitorenbuchhaltung: Grundlage der systematischen Liquiditätssicherung

Realisierte Aufträge sind nur die eine Seite der Medaille: Der Umsatz muss sich auch als Geldeingang niederschlagen – und das am besten pünktlich. Nur so können Unternehmen planen, nur so sind die anfallenden Kosten und notwendigen Anschaffungen zu tätigen. Einen genauen Überblick zu den offenen Forderungen gegen KundInnen gibt die Debitorenbuchhaltung. Sie dient damit als belastbare Grundlage für ein professionelles Forderungsmanagement. Das könnte künftig noch wichtiger für das finanzielle Überleben von Unternehmen werden, denn die Corona-Pandemie hat ihre tiefen Spuren hinterlassen – sowohl bei Privat als auch Gewerbe.

Debitorenbuchhaltung: Dreh- und Angelpunkt des Forderungsmanagements

Erbringen Unternehmen Leistungen oder verkaufen Produkte an einen Kunden, berechnen sie den vereinbarten Betrag als Ausgleich. Damit wird der Kunde zum Debitor – also zum Schuldner, gegen den eine offene Forderung vorliegt. Die wichtigsten Punkte in der Debitorenbuchhaltung sind demnach komplex, folgende Schwerpunkte gehören beispielsweise dazu:

. das Verbuchen von aus Leistungen und Lieferungen resultierenden Forderungen und Gutschriften
. das Überwachen der Fälligkeit und des Zahlungseingangs
. das Mahnwesen und bei Bedarf Inkasso
. die Einstufung und laufende Prüfung der Debitor-Bonität
. die Weiterleitung der relevanten Informationen an das Management

Nur auf Grundlage aktueller und belastbarer Daten kann das Management rechtzeitig die geeigneten Maßnahmen zur Liquiditätssicherung ergreifen. Umso wichtiger ist es, die Buchhaltung mit geeigneten Instrumenten dazu zu befähigen, sämtliche Aspekte dieses Buchhaltungsbereichs zu erfassen und verantwortungsvoll umzusetzen. Denn die bereits vorliegenden Statistiken zeigen als Folge der Corona-Krise einen besorgniserregenden Trend auf – und das dürfte erst der Anfang sein.

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Verschuldungsgrad steigt bei Privatpersonen, Unternehmen und dem Staat

In den Jahren bis 2020 konnte in puncto individueller Schuldenhöhe ein fallender Trend ausgemacht werden:

Die nun vorliegenden Erhebungen des Statistischen Bundesamtes zeigen jedoch eine Umkehr. Denn im Jahr 2020 erhöhte sich die durchschnittliche individuelle Verschuldung wieder auf 29.230 Euro. Diese Entwicklung spiegelt sich auch in den Prognosen zur Anzahl der Privatinsolvenzen im Jahr 2021 wider: Nach einem zehnjährigen Abwärtstrend steigt die Zahl wieder an – und zwar dramatisch. Erwartet werden bis zu 110.000 Privatinsolvenzen. Das entspricht einer Verdopplung der Vorjahreszahlen.

Die Gründe liegen auf der Hand: Die Corona-Pandemie hat viele Menschen den Job gekostet, selbst Kurzarbeit ging für die meisten Betroffenen mit enormen finanziellen Einbußen einher. Unternehmen hatten auf der anderen Seite mit Auftragsrückgängen, wegbrechenden oder stockenden Lieferketten und enormen Unsicherheiten zu kämpfen. Auch in diesem Bereich steigen die Schulden an, allerdings liegen erst vorläufige Zahlen vor:

Ein Blick auf die Staatsverschuldung zeigt: Die umfangreichen Unterstützungsmaßnahmen für die Wirtschaft lassen die Quoten wieder nach oben gehen.

Wie die Staaten sich refinanzieren werden, bleibt abzuwarten. Fakt ist, die Preise ziehen bereits an, höhere Steuern wären ein weiteres effektives Mittel. Mit einem Wort: Unternehmen sind gut beraten, ihre Liquidität gut im Blick zu behalten – und das funktioniert nur mit einer korrekten Debitorenbuchhaltung.

Forderungen effektiv managen und das Potenzial richtig ausschöpfen

Nur der jederzeit aktuelle Überblick zu offenen Forderungen und deren Fälligkeiten ermöglicht ein effektives Mahnwesen: pünktlich und gesetzeskonform verschickte Mahnungen sowie bei Bedarf das Einleiten von Inkasso-Maßnahmen. Im Vordergrund sollte immer die Verständigung mit dem Debitor stehen, um eine für beide Seiten zufriedenstellende Lösung zu finden.

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Doch die Debitorenbuchhaltung erlaubt weitere Maßnahmen: Auf Grundlage der vorhandenen Daten zum Zahlungsverhalten der DebitorInnen lässt sich ein Scoring entwickeln, aus dem sich für Vertrieb oder Verkauf wichtige Anweisungen ableiten lassen. Gab es bereits Probleme mit einem Debitor, kann die Umstellung auf eine kürzere Zahlungsfrist oder Vorkasse größere Sicherheit bringen. Belastbare Daten und Fakten sind immer eine gute Verhandlungsgrundlage – insbesondere, wenn es um Geld geht.