Eine funktionierende interne Kommunikation kann den Workflow verbessern und die Effizienz eines Betriebes steigern. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit ist oft besser, wenn die Angestellten das Gefühl haben, gehört zu werden und nicht ständig an unnötigen Meetings teilnehmen zu müssen. Deswegen ist es wichtig, eine Balance zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation zu schaffen.

Synchrone Kommunikation – online und offline

Mit der synchronen Kommunikation sind Besprechungen gemeint, in denen alle Teilnehmer direkt aufeinander reagieren können. Das kann im persönlichen Gespräch, via Telefon oder dank der fortschreitenden Digitalisierung in Unternehmen auch über einen Videochat geschehen. Diese Form der Kommunikation ist für all diejenigen Angelegenheiten sinnvoll, die sofort geklärt werden müssen oder bei denen es wichtig ist, zeitgleich Informationen auszutauschen, zu diskutieren und sich gegenseitig zu inspirieren.

Regeln für Meetings vor Ort

Um die Kommunikation in Meetings möglichst konstruktiv zu gestalten, können verschiedene Regeln festgelegt werden:

• Smartphones auf stumm stellen
• Sich gegenseitig ausreden lassen
• keine persönlichen Angriffe
• nicht vom Thema abschweifen

Ferner sollten Unternehmen eine offene Kommunikation fördern, bei der die Angestellten keine Angst haben, Kritik zu äußeren. Nicht immer funktionieren Besprechungen von Anfang an harmonisch. Teambuilding-Events können hier eventuell Abhilfe schaffen.

Online-Meetings als Ergänzung zu Besprechungen vor Ort

Längst nicht alle Besprechungen finden noch persönlich und in den Räumlichkeiten des Unternehmens statt. Mittlerweile ist es möglich, dass Meetings auch virtuell abgehalten werden können. Das birgt eine Reihe von Vorteilen, wie das ortsunabhängige Arbeiten und die Einsparung von langen Arbeitswegen. Auch für Online-Meetings können Regeln vereinbart werden:

• Alle Teilnehmer müssen fünf Minuten vor Beginn einen Technikcheck durchführen und zum Beispiel überprüfen, ob ihre Webcam und ihr Mikrofon funktioniert.
• Auch bei der virtuellen Besprechung sollte seriöse Kleidung getragen werden, sodass ein professionelles Umfeld gegeben ist. Dazu gehört ebenfalls ein aufgeräumter Hintergrund, in dem möglichst keine schmutzige Wäsche zu sehen ist.
• Es wird ein Moderator bestimmt, der durch das Gespräch führt, sodass kein Chaos entsteht.
• Wer gerade nicht redet, schaltet sein Mikrofon stumm, um keine Störgeräusche zu verursachen.
• Zudem gelten natürlich alle Regeln, die auch bei einem Meeting in persona vorherrschen.

Die richtigen Tools erleichtern die Kommunikation

Damit die digitale Kommunikation genauso effektiv wie das persönliche Gespräch vor Ort erfolgen kann, brauchen Unternehmen ein modernes Videokonferenz-Tool wie Microsoft Teams oder Zoom X. Sie ermöglichen nicht nur Videobesprechungen, sondern auch das Arbeiten an Dokumenten oder Whiteboards. Zoom X wird von der Telekom bereitgestellt und auf deutschen Servern gehostet. Außerdem entspricht das Tool der Datenschutz-Grundverordnung der EU, an die sich deutsche Unternehmen halten müssen.

Asynchrone Kommunikation für weniger dringende Angelegenheiten

Nicht alles muss sofort besprochen werden. Manche Fragen können auch erst später beantwortet werden. In anderen Fällen muss ein Mitarbeiter einem anderen nur weiteres Informationsmaterial zusenden. Dann sollte immer die asynchrone Kommunikation gewählt werden, denn Meetings sind für alle Beteiligten zeitraubend und sollten möglichst nicht unnötig angesetzt werden. Heutzutage wird die asynchrone Kommunikation in der Regel via E-Mail erledigt. Es gibt aber auch andere Möglichkeiten wie Statusberichte, die in der Cloud hinterlegt werden oder aufgezeichnete Audionachrichten.

Was ist beim Verfassen von E-Mails zu beachten?

Bei all diesen Varianten gilt natürlich das Gebot der Höflichkeit und Seriosität. Wie genau eine E-Mail gestaltet sein sollte, kann jedoch in jedem Unternehmen ein wenig anders sein. Wo sich die Mitarbeiter duzen, ist eine formelle Anrede eher ungewöhnlich, dennoch sollten sie nicht auf die Begrüßungsformel und einen abschließenden Gruß verzichten. Auch auf eine richtige Rechtschreibung und Zeichensetzung sollten geachtet werden.

Dürfen berufliche E-Mails von einer KI verfasst werden?

Immer mehr Mitarbeiter nutzen KIs, um geschäftliche E-Mails zu schreiben. Das ist jedoch nicht einfach so erlaubt. Arbeitnehmer verpflichten sich mit dem Unterschreiben des Arbeitsvertrags, die ihnen auferlegten Aufgaben höchstpersönlich zu erledigen. Bei der Verwendung einer KI ist das nicht mehr gegeben. Der Arbeitgeber muss deswegen aktiv zustimmen. Tut er das nicht, müssen die Mitarbeiter ihre E-Mails auch weiterhin selbst verfassen. Andernfalls kann der Arbeitgeber eine Abmahnung erteilen.