eSignaturen: Sicherer, effizienter, umweltfreundlicher

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eSignaturen: Sicherer, effizienter, umweltfreundlicher
© andrew_rybalko – stock.adobe.com

Es ist kein Geheimnis, dass das Tempo der digitalen Transformation seit Anfang 2020 – selbst im oft hinterherhinkenden Deutschland – rasant an Fahrt aufgenommen hat. Die Pandemie hat die meisten von uns gezwungen, neue digitale Lösungen und Arbeitsweisen zu übernehmen, da alte analoge Praktiken, wie zur Einholung einer Unterschrift einfach den Büroflur hinunter zu gehen, nicht mehr möglich waren. Eine Technologie, die in der letzten Zeit stark an Bedeutung gewonnen hat, sind eSignaturen, denn die Vorteile für Unternehmen und NutzerInnen sind unbestreitbar.

eSignaturen, kurz für elektronische Signaturen, sind eine Methode der Zustimmung zu einem Vertrag oder Formular, also die Unterzeichnung einer Vereinbarung. Beispiele für einfache elektronische Signaturen sind etwa:

  • Zustimmen durch Klicken eines Buttons
  • Unterschreiben auf einem Touchpad-Bildschirm
  • Eintippen des Namens in ein elektronisches Formular

Fortgeschrittene elektronische Signaturen erfordern eine zusätzliche Identitätsüberprüfung des Unterzeichners/der Unterzeichnerin. Er oder sie muss die eigene Identität durch Eingabe eines Kennworts, eines Verifizierungscodes, einer persönlichen Identifikationsnummer (PIN) oder eines anderen Mittels bestätigen. Fortgeschrittene eSignaturen werden oft in stark regulierten Branchen verwendet.

Qualifizierte elektronische Signaturen sind die höchste Form der elektronischen Identifizierung. Sie sind rechtlich gleichgesetzt mit handschriftlichen Unterschriften.

Steigende Nachfrage

Dank Internet und eSignatur-Technologie war es noch nie so einfach, ein Bankkonto zu eröffnen, einen Privatkredit zu beantragen oder die Unterschrift eines Kunden zu erhalten. Mit der steigenden Notwendigkeit von Homeoffice und digitaler Kundenbetreuung aus der Ferne, ausgelöst durch COVID-19, ist die Nachfrage nach eSignaturen ebenfalls stark angestiegen. In einer kürzlich durchgeführten Studie gaben etwa 53 Prozent der Befragten an, dass ihr Bedarf an Möglichkeiten zur elektronischen Unterschrift seit der Pandemie gestiegen ist. Weniger als ein Prozent meldeten einen geringeren Bedarf.

In Anbetracht des großen Rückgangs der Face-to-Face-Interaktion ist es leicht zu verstehen, warum die Nachfrage nach eSignaturen gewachsen ist. In Zukunft wird die Technologie noch weiter an Bedeutung und Nutzung zunehmen. Denn eSignaturen garantieren eine unkomplizierte und schnelle Genehmigung digitaler Transaktionen. Zudem haben technologische Verbesserungen sie über die letzten Jahre noch effizienter, sicherer, nachvollziehbarer und rechtsverbindlicher gemacht.

Geschäftsvorteil durch elektronische Unterschrift

Wer zum Beispiel einmal ein PDF-Formular unterschreiben musste, kennt den zeitaufwändigen, mehrstufigen Prozess, an dem mehrere Geräte beteiligt sind. Das Dokument muss ausgedruckt, ausgefüllt, mit der Hand unterschrieben, anschließend eingescannt und auf den Computer hochgeladen werden, um es dann per E-Mail zurückzuschicken. Wird eine Originalunterschrift auf dem Papierdokument benötigt, muss es per Post oder Kurier verschickt werden, was noch mehr Zeit in Anspruch nimmt, die Transaktion abzuschließen. Zudem entstehen zusätzliche Kosten für den Versand.

Sind sogar mehrere Unterschriften erforderlich, muss das Dokument an die nächste beteiligte Partei weitergeleitet werden, wodurch noch mehr Zeit verloren geht und weitere Kosten entstehen. Zwar mögen diese anfallenden Kosten gering erscheinen, doch je nach Zahl der Beteiligten und Häufigkeit können die Transaktionen in hohen Gesamtkosten fürs Unternehmen resultieren.

Mithilfe von eSignaturen lassen sich lineare Prozesse in der Dokumentenkette eliminieren. Alle zuständigen MitarbeiterInnen oder KundInnen erhalten gleichzeitig das digitale Dokument. Der Gesamtprozess wird beschleunigt und Genehmigungen effizienter. eSignaturen machen so manuelle Unterschriften überflüssig und reduzieren Transaktionen auf wenige Minuten statt mehrere Tage.

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Kosten sparen und Umwelt schonen

Zusätzlich zum erhöhten Zeitaufwand beim manuellen Unterschreiben sind die erforderlichen Geräte, wie beispielsweise Drucker, Faxgeräte oder Scanner, kostspielig und für viele Privatkunden eine Hürde. Laut Electronic Signature & Records Association können Unternehmen durch den Einsatz von elektronischen Unterschriften die Zeit bei Vertragsabschlüssen um etwa 83 Prozent verkürzen. Außerdem verzeichnen Unternehmen bis zu 86-prozentige Einsparungen bei den Dokumentenkosten.

Die Verwendung von weniger Geräten und der Verzicht auf Papier ist aber nicht nur kosteneffizient, sondern auch besser für die Umwelt. Durch den Wegfall von Druckern, Scannern und Faxgeräten können Unternehmen ihren CO₂-Fußabdruck reduzieren, insbesondere wenn man bedenkt, wie viele Transaktionen tagtäglich anfallen. Laut Global E-waste Monitor (GEM) 2020 wurden im Jahr 2019 weltweit rund 118,2 Milliarden Pfund Elektroschrott erzeugt – so viel wie noch nie und 21 Prozent mehr als noch fünf Jahre zuvor.

Sicher und rechtlich bindend

Dank eIDAS sind digitale Transaktionen in Europa – also auch Deutschland – rechtsverbindlich. Darüber hinaus wurden ähnliche Gesetze in mehr als 60 anderen Ländern weltweit verabschiedet. 

Elektronische Signaturen haben die gleiche Rechtsgültigkeit wie traditionelle handschriftliche auf einem Stück Papier. Ein weiterer Vorteil von eSignaturen sind die zusätzlichen Informationen und Daten, die über das Dokument und den Genehmigungsprozess verfügbar sind. Zum Beispiel bieten elektronisch unterzeichnete Dokumente einen Stempel mit der Zeit und dem Datum der Unterschrift. Sensible Dokumente erfordern Datenschutz, der, wenn er nicht ernst genommen wird, zu einem Sicherheitsrisiko werden kann.

Für Unternehmen eliminiert der elektronische Unterschriften-Workflow Risiken wie den Verlust von Unterlagen oder die Weitergabe durch Außenstehende. Außerdem sind elektronische Signaturen dauerhaft les- und nachvollziehbar. Das Scannen von Dokumenten kann dazu führen, dass händische Unterschriften verblassen. Dies birgt ein größeres Risiko für Fälschungen, da es keine effiziente Möglichkeit gibt, nachzuverfolgen, wer Zugang zu den Dokumenten hatte.

Für Unternehmen, die bereit sind, ihre Geschäftsprozesse weiter zu automatisieren, bieten digitale Signaturen also ein hohes Maß an Sicherheit, sparen Zeit, senken Kosten und sind rechtlich bindend. Das Resultat sind effizientes Vertragsmanagement und Compliance, größere Mobilität und schnellere Umsätze.

Karolin Köstler
Karolin Köstler kam 2018 als erstes europäisches Marketingteam-Mitglied zu Foxit, einem führenden Anbieter innovativer PDF-Produkte und -Dienstleistungen, der Wissensarbeitern hilft, ihre Produktivität zu steigern und mehr mit Dokumenten zu erreichen. In Europa ist sie für Corporate Marketing, Public Relations, Partner- und Produktmarketing verantwortlich.

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