Du planst zum ersten Mal ein etwas größeres Event und möchtest dabei möglichst alles richtig machen? Mit einer sorgfältigen Planung lassen sich Probleme oft schon im Vorfeld minimieren, damit alle Gäste zufrieden nach Hause gehen und gerne zur nächsten Veranstaltung kommen. Hier findest du wichtige Tipps, wie es dir von der Planung bis hin zur erfolgreichen Umsetzung gelingt, dass dein Event erfolgreich verläuft.

Zielsetzung und Zielgruppe definieren

Ohne einen konkreten Plan gibt es keine funktionierende Veranstaltung. Das fällt umso mehr ins Gewicht, je größer diese ausfallen soll. Während sich kleine Partys noch sehr spontan und mit wenigen Mitteln organisieren lassen, ist die professionelle Planung für Großevents ganz entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg. Ein detaillierter Eventplan kann dir helfen, den Überblick zu behalten und alle wichtigen Schritte nach und nach abzuarbeiten, bis alles erfolgreich über die Bühne geht.

Ganz wichtig im ersten Schritt sind die Zielsetzung und der Zweck des Events. Was willst du mit der Veranstaltung konkret erreichen und welche Zielgruppe möchtest du ansprechen?

Mögliche Ziele wären folgende, eventuell sogar in Kombination:

• Geld verdienen
• Unterhalten
• Aufmerksamkeit erregen
• Öffentlichkeitsarbeit betreiben
• Vorstellung eines neuen Produkts oder einer Dienstleistung

Ob junge Partygäste, Geschäftsleute oder Vertreter aus der Politik – je nach Zielgruppe kann das Programm ganz unterschiedlich ausfallen.

Budget einhalten

Das verfügbare Budget ist ein wichtiger Faktor bei der Eventplanung. Viele der anfallenden Kosten sind im Voraus zu bezahlen, andere wiederum fallen erst nach Abschluss des Events an. Hier gilt es, alles genau zu kalkulieren, damit es zur richtigen Zeit gezahlt werden kann. Anfallende Kosten entstehen je nach Event für verschiedene Posten, etwa für die Miete der Location, eine Soundanlage, das Service- und Einlasspersonal, aber auch für die Putzkräfte, um im Anschluss alles ordentlich zu hinterlassen. Getränke und Speisen sind an die Anzahl der erwarteten Gäste anzupassen – hier solltest du im Zweifel lieber etwas mehr einplanen, als zu wenig.

Location rechtzeitig buchen

Steht der Zeitplan und der Termin für die Veranstaltung, kann die Location gebucht werden. Bei beliebten Veranstaltungsorten sind rechtzeitige Anfragen und Reservierungen ratsam, da diese oft über mehrere Monate oder sogar noch länger im Voraus ausgebucht sind. Je früher die Location steht, desto länger fällt die Vorbereitungszeit aus. Und damit auch die Möglichkeit, auf verschiedenen Kanälen Werbung für den anstehenden Event zu machen, seitens des Veranstalters sowie durch den Betreiber der Location. Manche Locations haben zudem die Möglichkeit, auf unterschiedlich große Gästezahlen flexibel zu reagieren. Etwa, indem sie zusätzliche Räume und Hallen öffnen oder bei einer kleineren Gästezahl bestimmte Areale davon abgrenzen. Das spart Kosten bei zu wenig verkauften Tickets oder bietet die Möglichkeit, bei schnellem Ausverkauf, das Kontingent flexibel zu erweitern und Mehreinnahmen zu generieren.

Ticketverkauf starten

Steht der Termin für die geplante Veranstaltung fest, geht es los mit dem Ticketverkauf, wahlweise über eines der großen Ticketportale oder, wenn man häufiger Events ausrichtet, auch über einen eigenen Ticketshop. Dieser bietet den Vorteil, dass Ticketpreise und Extragebühren ganz flexibel und ohne Abzüge geplant werden können. Das Design des Ticketshops lässt sich zudem optimal an die eigene Veranstaltungsmarke anpassen.

Marketingmaßnahmen umsetzen

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für die Veranstaltung ist die Werbung, je mehr Leute davon wissen, umso besser. Auf welchem Weg die Zielgruppe erreicht werden kann, ist dabei ganz unterschiedlich, weshalb viele Veranstalter einen Mix aus verschiedenen Marketingmaßnahmen planen. Plakatwerbung etwa ist in der Eventbranche immer noch ein beliebtes Mittel, um die Aufmerksamkeit potenzieller Besucher zu gewinnen und diese zum Ticketkauf anzuregen. Wichtig ist, dass die Plakate an sehr belebten Orten zu sehen sind, an denen auch viele potenzielle Besucher des Events vorbeikommen. Gezielte Flyeraktionen können ebenfalls wirksam sein, diese landen allerdings häufiger im Papiermüll und haben eine deutlich kleinere Reichweite als Plakatwerbung. Je nach Größe und Art des Events lohnt es sich in einigen Fällen auch, in der lokalen oder überregionalen Presse eine oder mehrere Anzeigen zu schalten, etwa für eine Messe, ein Gaming-Event oder ein anderes Großereignis, zu dem Besucher aus ganz Deutschland oder sogar international anreisen. Zusätzlich zur Printwerbung lohnt sich zusätzlich die Investition in Werbung auf sozialen Netzwerken, da hier die Reichweite oft groß ist und der Effekt der Werbemaßnahmen entsprechend positiv ausfällt.

Verantwortliche für jeden Bereich festlegen

Mit dem Personal vor Ort steht und fällt die Veranstaltung. Hier gilt es, rechtzeitig genug Einsatzkräfte für den Tag X zu buchen und etwas Puffer für kurzfristige Ausfälle einzuplanen. Security, Barservice, Auf- und Abbau, Garderobe, Reinigung, Sound- und Lichttechnik müssen zeitgerecht und professionell umgesetzt werden, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Eine oder mehrere Eventmanager vor Ort koordinieren alle Bereiche und organisieren Wichtiges rund um den Event.

Professionelles Teilnehmermanagement vor, während und danach

Gäste, die sich schon von der Ticketbuchung an willkommen fühlen und während des Events und danach perfekt begleitet werden, kommen gerne wieder und berichten positiv von der Veranstaltung. Nach der Ticketbuchung kann ein professionelles Teilnehmermanagement (Gästemanagement) daher sinnvoll sein und zu mehr Zufriedenheit mit dem Event führen.

• Mail mit Vorabinformationen zum Eventprogramm
• Ansprechpartner vor Ort, der Gästen für Fragen zur Verfügung steht
• Möglichkeit, nach dem Event online oder per Mail Feedback zu hinterlassen

Sich nach einer Veranstaltung Feedback einzuholen, kann Veranstaltern zudem dabei helfen, das nächste Mal alles noch reibungsloser zu gestalten. Zufriedene Kunden kommen gerne wieder. Unzufriedene hingegen könnten ihre negativen Erfahrungen online teilen und so zu einem schlechten Image des Veranstalters beitragen.

Künstler, Redner und andere Akteure professionell betreuen

Ist ein DJ oder eine Band gebucht, oder kommt vielleicht sogar einer oder mehrere Redner zum Einsatz, benötigen auch diese eine gute Betreuung durch den Veranstalter. Eine Person extra für die Betreuung dieser abzustellen, ist daher sinnvoll. Ein unzufriedener Künstler wird eventuell unmotiviert auftreten und kein zweites Mal wiederkommen. Ein Redner oder DJ vor Ort, der nicht mit der passenden Technik versorgt werden kann, bricht eventuell sogar seinen Auftritt komplett ab, was für jeden Veranstalter ein Desaster wäre. Handelt es sich bei den gebuchten Künstlern sogar um Prominente, kommen diese eventuell sogar mit einem eigenen Team, das ebenfalls eine Rundum-Betreuung durch den Veranstalter wünscht. Je nach Bekanntheitsgrad und Persönlichkeit kann die Betreuung der Stars und Sternchen durchaus eine Herausforderung für Veranstalter sein.