In 7 Schritten für immer aufgeräumt: So geht Ordnung im Büro [Rezension]

Haufenweise E-Mails, überall am PC kleben Post-Its, du brauchst was vom ITler, aber irgendwie geht das Telefon nicht und du hast keine Ahnung wo zum Geier das Kabel hingehört. Alles schon mal erlebt? Du bist sicherlich nicht allein. In Büros geht oft alles drunter und drüber und die Mitarbeiter versuchen irgendwie all die Informationen und Termine und Aufgaben unter einen Hut zu bringen und zu organisieren. Klappt nicht immer?

Mit den Tipps, die dir Jürgen Kurz in seinem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital“ an die Hand gibt, hast du im Handumdrehen eine geordnete Arbeitssituation und musst nicht mehr all deine Zeit damit verbringen, das verlorene Telefonkabel zu suchen.

Buchtipp: Für immer aufgeräumt – auch digital

So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos

Gebundenes Buch: 128 Seiten
Erscheinungstermin: 03. Februar 2014
Preis: 19,90 €

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Der Aufräumer Jürgen Kurz

Jürgen Kurz ist ein Experte für Effizienz im Büro. Er absolvierte ein internationales MBA-Studium und sammelte langjährige Erfahrung in verschiedenen Führungspositionen. Schlussendlich landete er dann bei der japanischen Kaizen-Methode, die er auf Bürostrukturen übertrug.

Kleiner Exkurs: Kaizen kommt wie schon erwähnt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt in etwa „Veränderung zum Besseren“. Genau das nimmt sich Jürgen Kurz zu Herzen und möchte allen Unternehmen, denen er zur Seite steht, dabei helfen sich zu verbessern. In seinem Buch beschäftigt er sich damit, wie man E-Mail-Flut und Datenchaos am besten meistert, ohne komplett durchzudrehen. Dafür hat er sich 7 Schritte überlegt, die man gehen sollte.

1. Entspannt die E-Mail-Flut meistern

Du kennst das bestimmt: Nach dem Wochenende kommst du montags in die Arbeit und dein Mail-Postfach ist explodiert. Wie soll man das jetzt lösen? Zunächst mal solltest du dich auf E-Mails beschränken und geschäftliche Dinge nicht über Facebook oder sonstige Social-Media-Kanäle klären. Wenn alles im Mail-Postfach ist, ist zumindest alles beisammen. Aber mache auch nicht den Fehler, dich von eingehenden Mails ablenken zu lassen. Nimm dir lieber eine halbe Stunde am Tag Zeit, die Mails als Block zu verarbeiten. Unter verarbeiten versteht Herr Kurz übrigens:

• löschen
• weiterleiten
• archivieren
• bearbeiten
• terminieren

NICHT einfach nur lesen und liegen lassen! So kriegst du dein Postfach niemals leer.

EXTRA: Schluss mit der E-Mail-Flut: 7 Regeln für den Überblick

Tipp: benutze dein Postfach auch nicht als To-DoListe. Klar, die Verlockung ist groß, aber manchmal sind ja auch mehrere Aufgaben in einer Mail enthalten und dann übersieht man schnell was. hier solltest du aufpassen.

2. Zettelwirtschaft? Nicht mit mir!

Du solltest versuchen, nicht alles auf Listen und Post-Its zu vermerken. Das kann schnell ausarten. Hier hilft das Kaizen-Prinzip, welches besagt:

„Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.“

Also musst du zunächst einfach richtig Ordnung schaffen. Man kann zum Beispiel das digitale Adressbuch auch für andere Infos verwenden oder sich Passwörter nicht mehr überall hinpappen, sondern sich Passwort-Techniken aneignen (die gibt’s übrigens im Buch nachzulesen) oder einen Passwort-Manager anschaffen.

Außerdem braucht man nicht 100 Versionen von einer Datei in verschiedenen Stadien. Speichere die finale Originaldatei lieber in einem sinnvollen Ordner und erstelle eine Verknüpfung auf deinem Desktop, falls du sie brauchst. Oder nutze gleich eine Cloud, so kann dann nämlich jeder Mitarbeiter gleichermaßen auf Dateien zugreifen.

Wichtig ist: versuche lieber einfache Ideen umzusetzen, als an schwierigen zu scheitern.

3. Jeder hat sein eigenes Chaos

Klar haben wir alle auf unseren Rechnern in der Arbeit (oder auch privat) eine ganz eigene Logik und wir kommen damit auch ganz super zurecht. Aber ist es dir nicht auch schon mal passiert, dass ein Kollege krank war und du dringend etwas von ihm brauchtest, es aber um keinen Preis finden konntest? Logisch, oder? Er hätte es wahrscheinlich sofort gefunden, aber du hast die Logik hinter dem Chaos eben nicht verstanden, weil du nur dein eigenes Chaos kennst. Deshalb ist eine sinnvolle Ablagestruktur absolut notwendig. Jeder sollte wissen, wo er etwas abspeichern kann und soll. Es ist gar nicht so schwer, eine neue Struktur einzuführen:

1. Sichte die alte Ordnerstruktur, was kann und muss verbessert werden?
2. Erstelle eine neue, sinnvollere Struktur und dokumentiere die Regeln (wo gehört was hin usw.)
3. Erstelle unbedingt ein Backup der alten Ordnerstruktur
4. Verschiebe wichtige (!) Dateien von der alten in die neue Ordnerstruktur. Achte dabei darauf, unwichtiges nicht zu übertragen
5. Lösche nun schließlich die alte Struktur (wichtig: speichere während der Übergangszeit keine Dateien in der alten Struktur)

Nimm dir für diese Umstellung ungefähr 4 Tage Zeit und spanne die Kollegen und Mitarbeiter ein, damit jeder von Anfang an einen Überblick hat.

Das macht eine Stunde pro Tag! Wie du die größten #Zeitfresser und #Effizienz-Killer in deinem Unternehmen entlarven kannst, verrät unser Experte Jürgen Kurz @BueroKaizen:
https://t.co/CmyUybArJI #zeitmanagement #produktivität pic.twitter.com/nXrtdFde8K

— unternehmer_de (@unternehmer_de) 16. Januar 2018

4. Effiziente Teamarbeit

Schwierig wird es, wenn man mit dem Team einen Termin für ein Meeting finden möchte. Mal kann der eine nicht, da der andere nicht, es werden unendlich viele Mails hin und her geschrieben und man kommt doch nicht zu einem Ergebnis. Einfacher ist es, wenn man den nächsten Termin schon am Ende des vorhergehenden Meetings festsetzt. Da dies manchmal jedoch auch nicht so einfach ist, gibt es eine digitalisierte Methode und zwar Doodle. Das ist ein Online-Tool, mit dem du ganz einfach eine Art Umfrage starten kannst. Gib einfach die verfügbaren Termine ein, lade die Kollegen ein, die am Meeting teilnehmen sollen und du hast den Termin in wenigen Minuten fest.

EXTRA: Konferenz-Kamasutra: 10 Praxistipps für Meetings

Da kommt aber auch wieder das nächste Problem auf dich zu: Das Meeting läuft und wie man das so kennt bleibt man bei einem Thema ewig hängen und vergisst dabei ganz die anderen, die vielleicht sogar wichtiger gewesen wären. Dann ist auch schon die Zeit rum. Das kannst du auch ganz einfach ändern: Gib jedem Thema einen Zeitrahmen. Entweder mit Handystoppuhren oder Sanduhren mit verschiedenen Laufzeiten, die du auf den Tisch stellst. So kommt jedes Thema zur Sprache.

5. So viel Input, so wenig Zeit!

Zeit ist ein wichtiges Thema in Jürgen Kurz‘ Buch. Beispielsweise verlieren wir sehr viel Zeit durch Ablenkungen, die immer wieder in unser E-Mail-Postfach flattern. Seien es Benachrichtigungen von interessanten Posts auf Facebook oder Newsletter, die wir eigentlich mal angucken wollten… Wir lassen uns ablenken, und das ist nicht gut.

Wir #verzetteln uns! ⏲️??️?️?️??️?#Digital, #vernetzt, #interaktiv: In der modernen Arbeitswelt wird es für Beschäftigte immer schwieriger, sich auf ihre eigentlichen #Aufgaben zu konzentrieren.

mehr dazu:https://t.co/1fDhmQbDoE pic.twitter.com/meA7NSlSM7

— Jürgen Kurz (@BueroKaizen) 11. September 2018

Du kannst aber dagegen angehen, wenn du dir in deinem Postfach einen „Lesen“-Ordner einrichtest. Da packst du einfach alles rein, was du interessant findest und lesen möchtest, aber wofür du gerade eigentlich keine Zeit hast. Auch für andere Dokumente, PDFs, Videos usw. kannst du dir einen „Lesen“- Ordner an einem geeigneten Ort in deiner Ablagestruktur (Schritt 2!) anlegen und eine Verknüpfung auf den Desktop machen. Und wenn mal wieder ein bisschen Luft ist, liest du einen interessanten Artikel oder schaust dir ein Video an.

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6. „Ich brauch da mal ein Kabel“

Bist du vielleicht ITler? Dann wirst du dieses Problem wahrscheinlich kennen. Wenn nicht: Lerne es kennen! Du – als ITler – arbeitest gerade an etwas und es dauert keine 2 Minuten, schon steht der Erste im Büro und will irgendein Kabel oder ein Gerät oder Hilfe oder sonst irgendwas und du musst deine Arbeit unterbrechen, um zu helfen.

Kann man ganz einfach umgehen: Stelle einen frei zugänglichen Computer- & Telefonzubehörschrank auf. Dazu kannst du die einzelnen Fächer eines Schranks so genau beschriften, dass jeder das benötigte Utensil finden kann. Und schon hast du mehr Zeit für deine eigene Arbeit.

Das gilt natürlich für sämtliche Bereiche des Unternehmens. Mach die anderen nicht abhängig von dir. Es ist gut, wenn alle sich zu helfen wissen und andere nicht aus der Arbeit herausreißen müssen.

7. Terminplanung leicht gemacht

Wenn du deine eigene Arbeit schaffen möchtest, solltest du dir die Zeit und die Aufgaben gut einteilen und sie am besten in einem System organisieren. Das bedeutet, nicht in einem Timer zu Hause und einem in der Arbeit und noch einem Kalender und am besten noch im Mail-Postfach und dann noch in einem Facebook-Event …

Plane deine Termine und Aufgaben an einem Ort.

Außerdem ist es ratsam, einen Wochenplan für die nächste Woche zu erstellen, am besten freitags, bevor du Feierabend hast:

• Was möchtest du erledigen?
• Was muss erledigt werden?

Aber achte darauf, dass du nicht mehr als 50 Aufgaben hast, die du bewältigen musst. Wenn du diesen Wochenplan einhalten möchtest, solltest du dir auch eine klare Tagesplanung überlegen. Vielleicht hast du einen großen Kalender mit einzelnen Seiten für die Tage oder ähnliches, dort kannst du dann auch Notizen zu den Aufgaben hinzufügen, die du für den Tag geplant hast.

so funktioniert Zeitsparen! ? pic.twitter.com/UX2XphTfux

— Jürgen Kurz (@BueroKaizen) 23. August 2018

So räumst du im Büro auf – auch digital

Mit diesen 7 Schritten sollte es dir gelingen, in deinem Büro, beziehungsweise erst einmal an deinem Arbeitsplatz aufzuräumen. Natürlich sind in den einzelnen Kapiteln des Buchs noch viele weitere Tipps enthalten. Unsere Highlights sollten dir jedoch einen guten Eindruck vermittelt haben.

Heutzutage, in einer Zeit, in der so ziemlich alles digitalisiert ist, wir ständig Mails, Facebook-Benachrichtigungen, Newsletter und Werbung und mehr kriegen, brauchen wir ein gutes Ordnungskonzept auf unseren Computern, um nicht gänzlich den Überblick zu verlieren. Das und vieles mehr bietet uns Jürgen Kurz in seinem Buch sehr anschaulich und verständlich beschrieben.

Dazu kommen noch:

• Gratis-Downloads
• Selbsttests
• und illustrative Bilder,

die uns einen besseren Einblick bieten und dem Leser helfend zur Seite stehen. Ein empfehlenswertes Buch für unsere heutige Bürowelt.

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