GoBD – Wie Unternehmen rechtskonform handeln

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GoBD - Wie Unternehmen rechtskonform handeln

GoBD - Wie Unternehmen rechtskonform handelnDie GoBD („Grundsätze für die ordnungsgemäße Verwaltung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie den Datenzugriff“) enthält Anforderungen an die Buchführung und Aufbewahrung von steuerlich bedeutsamen elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezugnahme auf die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GoB).

Für den Laien gelten die GoBD oft als rechtliche Informationen, was aber nicht unbedingt korrekt ist. Obwohl die GoBD eher nach Juristendeutsch klingen, liegt der Hinweis im Namen – das „G“ steht für „Grundsätze“, nicht für „Gesetz“.

Die GoBD gilt für alle steuerrelevanten Daten.

Dazu gehören unter anderem:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie Arbeitsanweisungen und andere organisatorische Unterlagen, die zum Verständnis erforderlich sind
  • erhaltene E-Mails und Geschäftsbriefe
  • Kopien von versandten E-Mails und Geschäftsbriefen
  • Buchhaltungsunterlagen
  • andere steuerlich bedeutsame Unterlagen

Hinzu kommt die gesamte Korrespondenz im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung, Abwicklung oder Stornierung einer Transaktion, wie Rechnungen, Bestellungen, Reklamationen, Zahlungseingänge und Verträge.

Alle diese Daten müssen rechtskonform archiviert werden, auch wenn sie in Form einer E-Mail versandt werden. E-Mail-Anhänge müssen auch dann archiviert werden, wenn die betreffende E-Mail ohne sie unverständlich oder unvollständig wäre.

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Wie ist die GoBD entstanden?

Die GoBD wurde vom Bundesministerium der Finanzen mit Schreiben vom 14. November 2014 eingeführt. Das Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an IT-gestützte Buchhaltungssysteme zusammen. Die Grundsätze ersetzen die GDPdU („Grundsätze für den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Dokumente“) und GoBS („Allgemein anerkannte Grundsätze computergestützter Buchhaltungssysteme“).

Was sind also die GoBD?

Wie bereits zu Beginn dieses Artikels erwähnt, wird der GoBD häufig eine Rechtspersönlichkeit verliehen. Ein typisches Merkmal der Gesetzgebung ist jedoch ihr allgemeiner Charakter: Ihr abstrakter Wortlaut soll eine unbestimmte Anzahl von Fällen und Personen erfassen.

Es wird unterschieden zwischen

  • Gesetzgebung im formalen Sinne, verstanden als jeder Beschluss, der vom Parlament in Form eines Gesetzes im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens umgesetzt wird.
  • Gesetzgebung im materiellen Sinne, die jede Rechtsnorm umfasst, die die Rechtsbeziehungen zwischen Bürgern, zwischen Behörden und Bürgern oder zwischen Behörden (Rechtsbeziehungen zwischen einem Staat und seinen Bürgern) regelt.

Neben der Gesetzgebung gibt es auch Entscheidungen von Fall zu Fall, insbesondere Verwaltungsvorschriften. Diese können vom Bund mit Zustimmung des Bundesrates erlassen werden, sofern sie von den Finanzbehörden der Länder oder von den Kommunen verwaltet werden.

Die GoBD stellt eine solche Verwaltungsvorschrift dar. Die Verwaltungsmitteilung des Bundesministeriums der Finanzen enthält die Normen der Abgabenordnung (AO) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und erläutert, wie digitale Dokumente so aufzubewahren sind, dass sie im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt leicht zugänglich sind.

Vereinfacht ausgedrückt kann die GoBD daher als Betriebsverfahren für die Steuerbehörden betrachtet werden. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass die Wahrscheinlichkeit, dass ein Finanzamt seine Bücher und Aufzeichnungen nicht akzeptiert, gering ist, wenn es die GoBD-Vorschriften einhält.

Wenn ein unternehmen die GoBD nicht einhält, hat sie keine Gesetze verletzt – aber vielleicht klopft bald ein Steuerprüfer an die Tür.

Word & Excel sind nicht GoBd-konform

Die GoBD besagen, dass Geschäftsunterlagen, die aus steuerlicher Sicht relevant sind, vor Veränderungen geschützt werden müssen. Jedoch können Excel und Word-Dokumente erneut geöffnet und verändert werden. Befinden sie sich zudem in einem internen Dateisystem, dann verstoßen sie gegen die GoBD. Ein Unternehmen muss gewährleisten, dass eine abgelegte Rechnung dem Original entspricht. Daher sollte auf die Verwendung GoBD konformer Buchhaltungssoftware geachtet werden.

Was bedeutet das für die Revisionssicherheit?

Der Begriff Audit Compliance taucht häufig in Diskussionen über GoBD und (digitale) Archivierungslösungen wie Mailserver auf. Einfach ausgedrückt, muss eine technische Lösung (das Softwareprodukt) so konzipiert sein, dass sie den Anforderungen einer Betriebsprüfung entspricht. In solchen Fällen werden beispielsweise spezifische Eigenschaften der Lösung plötzlich sehr relevant:

  • die Unveränderlichkeit und Vollständigkeit der betreffenden Dokumente
  • Manipulationsschutz
  • transparente Archivierungsrichtlinien
  • Protokollierungsmöglichkeit
  • Exportmöglichkeiten in Standardformate
  • Zugriffsmöglichkeiten für externe Auditoren

Selbst für einen Laien wird schnell klar, dass ein Backup einfach nicht genug ist.

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1 Kommentar

  1. Hinsichtlich der Aufbewahrung von steuerlich bedeutsamen elektronischen Daten „erhaltene E-Mails und Geschäftsbriefe“ „Kopien von versandten E-Mails und Geschäftsbriefen“. Durch den vermehrten Einsatz von Messengern in Unternehmen, muss in vielen Fällen auch diese Art der Kommunikation revisionssicher archiviert werden.

    Hierzu gibt es hier einen passenden Blogartikel:
    https://www.ginlo.net/de/business/blog/datenschutzkonform-kommunizieren-und-archivieren/

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