Ordnung in Akten bringen: Praktische Methoden für mehr Struktur

Die meisten Menschen kennen dieses Problem. Egal, ob sie frisch in eine neue Wohnung ziehen oder ob sie ihr Geschäft eröffnen, sie haben Vorsätze. Beispielsweise die, dass Unterlagen immer korrekt und ordentlich abgeheftet werden. Leider kommt aber oft der Alltag dazwischen, die Unterlagen landen in einer Ablage und falls sie doch in den Ordner eingeheftet werden, dann gerne zur „weiteren Bearbeitung“ oben auf den Klemmbügel. Das Problem: Das Chaos wächst und ist schließlich nur noch schwer zu bewältigen. Aber gibt es nicht eine vernünftige Struktur, mit der Selbstständige, Unternehmer, aber auch Privatleute Ordnung schaffen können? Die gibt es, wie dieser Artikel zeigt.

Akten nicht ewig aufbewahren

Das ist ein großer Fehler, der sich gerne aus dem Privatleben in das Berufsleben zieht.

Viele Menschen bewahren Unterlagen unnötig lange auf, sodass am Ende ein großes Chaos ausbricht.

Dabei dürfen auch offizielle Unterlagen nach dem Ablauf der jeweiligen Frist entsorgt werden:

Niemals entsorgen

Spezielle Urkunden müssen immer beim Besitzer verbleiben. Dazu zählen Stammbücher, aber auch Auszüge aus diesem. Sicherlich können die Unterlagen neu angefordert werden, doch ist der Aufwand enorm und teils mit erheblichen Kosten verbunden. Auch berufliche Unterlagen wie die Ausbildungsurkunde werden niemals entsorgt.

Nach 30 Jahren

Jegliche vollstreckbare Titel werden erst nach dreißig Jahren entsorgt, es sei denn, die Vollstreckung aus dem Titel wurde vollständig samt Kosten durchgeführt. Ab diesem Moment ist der Titel ohnehin wirkungslos.

Nach Fristenregelung

Viele Unterlagen unterliegen festen Fristen. Meist sind das sechs oder zehn Jahre. Unternehmer sollten sich genau anschauen, wie alt die Unterlagen sind.

Natürlich dürfen Akten und Unterlagen nicht einfach entsorgt werden. Privatpersonen haben es hier ein wenig einfacher, da es sich oft um relativ wenige Papiere handelt. Doch auch bei geringem Umfang ist ein Aktenvernichter notwendig. Unternehmer sollten die Akten hingegen professionell entsorgen lassen. Dies ist meist ohnehin notwendig, denn wenn beispielsweise ein Rechtsanwalt die Akten eines Jahres entsorgt, sind kleinere Gerätschaften bei der Menge durchaus überfordert.

Und gerade bei Selbstständigen, die Akten nach der Beendigung des Falls ablegen und die Wartefristen einhalten müssen, gibt es Tipps:

Originale

Schon bei der Ablage werden sämtliche Originale von Urteilen, Titeln, aber auch Verträgen dem Mandanten zurückgegeben. Die Übergabe sollte quittiert erfolgen.

Nach Jahr/Monat

Die Aktenablage wird immer nach Jahr und Monat eingerichtet und so auch im Programm eingetragen. Das hilft, falls doch noch eine alte Akte aus dem Keller gesucht werden muss. Die Jahr/Monat-Regel hilft jedoch auch dabei, die spätere Entsorgung auf einen Blick zu prüfen.

EXTRA: Chaos im Kopf? Warum Ordnung im Büro so wichtig ist

Ein gutes Ordnungssystem entwickeln

Gerade bei Unternehmern kommt es nun darauf an, um welche Akten es sich handelt. Mandantenakten hängen stets alphabetisch sortiert im Regal. Bei Akten, die auch von den Mitarbeitern bearbeitet werden, muss natürlich ein allgemein verständliches System gefunden werden.

Bei persönlichen Aktenordnern hingegen kann ruhig das System genutzt werden, welches für einen selbst praktisch ist. Letztendlich gibt es überwiegend zwei Optionen:

Alphabetisch

Die alphabetische Sortierung von Aktenordnern allgemein ist selten hilfreich. In diesem Fall würden Order beispielsweise von A bis E, F bis M, N bis Z sortiert. Problematisch ist, dass das System nur für diejenigen mit einem ausgezeichneten Namensgedächtnis nützlich ist, viele andere müssen trotzdem in alle Ordner schauen, weil sie nicht wissen, wie die Versicherung hieß.

Thematisch

Diese Option ist im Alltag meist praktischer. Ordner werden nun thematisch sortiert: Versicherungen, Mietverträge, Mitarbeiter, Finanzen etc. Innerhalb des Ordners darf gerne alphabetisch sortiert werden, doch mit zusätzlichen Trennblättern. Beispiel Versicherung: Autoversicherung, Gebäudeversicherung, Unfallversicherung etc.

Zwischen den einzelnen Unterlagen werden nun farbige Trennstreifen eingeheftet, deren Rand mit dem jeweiligen Inhalt beschriftet ist. Gibt es bei einem Abschnitt mehrere Verträge, so sollten sie auf dem Trennstreifen aufgeführt sein. Auf diese Weise lässt sich wirklich mit einem Blick feststellen, ob die Unterlagen an dieser Stelle sind oder nicht.

Ordnung halten: Was ist sonst noch zu beachten?

Der allgemeine Ratschlag ist, Unterlagen möglichst sogleich ordentlich einzuordnen. Im Alltag ist das jedoch häufig schwierig, da das beste Vorhaben durch Telefonate oder Rückfragen unterbrochen wird. Leider entwickelt sich nun schnell ein Chaos, das sich auf die Ordner überträgt, weil nur schnell abgeheftet wird. Daher gilt:

Feste Zeit

• Unternehmer sollten sich wöchentlich einen festen Tag mit fester Zeit notieren und diese Zeit blocken.

Beispiel: Jeden Freitag von 15 – 16 Uhr. Wer nicht so viele Papiere erhält oder auch im Privatleben ein System wünscht, der kann dafür natürlich einen festen Tag im Monat wählen.

Sortieren und Abheften

Während dieser Zeitspanne werden nun alle neuen Unterlagen nochmals gesichtet, geprüft, eventuell die Erledigung gecheckt und schließlich sauber an Ort und Stelle abgeheftet.
Übrigens funktioniert das auch mit Unterlagen, die beispielsweise für den Steuerberater kopiert und gesammelt werden müssen. In diesem Fall wird schlichtweg ein gesonderter Ordner angelegt, in dem diese Papiere thematisch sortiert abgeheftet werden. Gerade die wöchentliche Bearbeitung dieser Unterlagen verkürzt die spätere Vorbereitung für den Steuerberater enorm, was sich mitunter kostensenkend auswirken kann. Zudem bleibt Unternehmern der Stress erspart, der oft aufkommt, weil kurz vor Fristablauf noch ein großer Wust an Unterlagen aufbereitet werden muss.

Regelmäßigkeit beugt Chaos vor

Obgleich so manch einer das Chaos als eine Leiter ansieht, ist sicherlich keine Aufstiegsmöglichkeit vorhanden, wenn das Chaos aus Aktenordnern hervorquillt. Dabei ist es gar nicht allzu umständlich, Ordnung in seine Akten zu bringen und diese zu halten. Wichtig ist wirklich, zuerst einmal Grund zu schaffen und alte Unterlagen ordnungsgemäß zu entsorgen. Nun fehlt nur noch ein passendes System, wobei sich hier das thematische System hervorhebt.

Wer sich selbst wöchentlich einen Termin setzt und Unterlagen sortiert, prüft und abheftet, der gibt dem Chaos gar keine Chance mehr.

Computerprogramme können noch zusätzlich eine Unterstützung sein, denn wer bei der Ablage einträgt, wann beispielsweise die Aufbewahrungspflicht für die Mandantenakte endet, der weiß genau, wann diese vernichtet werden kann.