Der wachsende finanzielle Druck führt dazu, dass sich Unternehmen immer öfter fragen: Wie erreichen wir mehr mit weniger? Der Fokus liegt auf der Maximierung der Effizienz. Arbeitsabläufe sollen optimiert, die Produktivität gesteigert und so bessere Ergebnisse erzielt werden. All das ist ohne exzellent ausgebildete Mitarbeiter nicht möglich. Eine Schlüsselkompetenz ist Projektmanagement, weil es hilft, Ressourcen zu schonen und Kosten zu reduzieren – letztlich also mit weniger mehr zu erreichen. 6 Schritte machen ein gutes Projektmanagement aus:

1. Planung

… ist eine Kernkompetenz, die es ermöglicht, Zeitverluste zu vermieden und Fristen besser einzuhalten. Zugleich hilft eine gute Planung, Risiken abzumildern und zu bewältigen sowie Schlüsselprobleme einfacher zu lösen. Planung ist wichtig, um die Leistung und die Erfolgsquote zu steigern. Dazu gehören die Festlegung und Priorisierung von Zielen, Aktivitäten und Aufgaben, die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die enge Zusammenarbeit mit den Interessengruppen.

2. Zeitmanagement

… ermöglicht allen, ihre Zeit optimaler zu nutzen, so dass jeder mehr in einer kürzeren Spanne erledigen und zugleich seine persönlichen Ressourcen – wie auch die anderer – schonen kann. Teams sind dadurch motivierter und die gesamtunternehmerische Produktivität steigt. Mit weniger mehr zu erreichen, bedeutet, die richtigen Leute im Team zu haben – und diese entsprechend zu motivieren und zu schulen, damit sie in der Lage sind, produktiv zu arbeiten.

3. Risikomanagement

… hilft in erster Linie, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass ein „Was wäre, wenn …“ zu einem ernsthaften Problem wird, das gelöst werden muss. Zum Risikomanagement gehört die Risikoanalyse, die entscheidend dazu beiträgt, die Auswirkungen eines potenziellen Risikos auf das Projekt abzuschätzen. Dazu kommen Strategien zur Risikominderung sowie ein Notfallplan, der hilft, mit den negativen Folgen umzugehen, wenn ein Problem tatsächlich eintritt. Schließlich lassen sich Risiken nie ganz ausschalten.

4. Kommunikation

… sollte stets klar, offen und effektiv sein. Andernfalls kann es passieren, dass aufgrund mangelnder Abstimmung hinsichtlich der Ziele und Aufgaben Missverständnisse und Fehler entstehen. Das Ergebnis ist eine schlechte Aufgabenausführung, die letztlich die Effizienz mindert. Erhalten hingegen alle im Projektteam entsprechende Informationen, um wichtige Entscheidungen zu treffen und mögliche Widerstände zu minimieren, gelingt es leichter, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen.

5. Budgetmanagement

… ist der Schlüssel für die Erstellung genauer Projektbudgets auf der Grundlage zuverlässiger Prognosen. Die kontinuierliche Budgetverwaltung ist wichtig, um fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wo finanzielle Ressourcen eingesetzt werden sollen und wo potenzielle Kosteneinsparungen erzielt werden können, um das Budget ggf. zu strecken. Schließlich ist das Budgetmanagement der Schlüssel zur Stärkung des Vertrauens der Interessengruppen. Lässt sich der Nutzen, der Wert und der potenzielle ROI ihrer Investition nachweisen, sind die Stakeholder bereit ihre begrenzten Mittel und Ressourcen für das Projekt bereitzustellen. Unterm Strich gilt: Je mehr Kosten Sie einsparen, desto mehr können Sie mit Ihrem Budget machen.

6. Stakeholder-Management

… kann über den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Die Interessengruppen haben die Macht, wichtige Projektressourcen beizusteuern – sei es in Form von Finanzen, Beratung oder anderen Dingen. Wenn Sie ihnen den Wert ihrer Beiträge und ihrer Mitarbeit beweisen können, sind sie eher bereit, in Ihr Projekt zu investieren. Wenn Sie das nicht können, werden sie wahrscheinlich ihre Unterstützung zurückziehen, Einwände erheben und den Zugang zu Ressourcen einschränken. Stakeholder-Management ist also – last but not least – unerlässlich für den effizienten Projekterfolg!

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