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In vielen Betrieben herrscht kritische Stimmung. Die Unternehmen kämpfen mit explodierenden Strom- und Heizkosten, instabilen Lieferketten und den Auswirkungen der Inflation. Auch der Mangel an Fachkräften und der erhöhte Druck durch Wettbewerber setzen ihnen zu. Trotzdem wäre es falsch, die derzeitigen Schwierigkeiten zahlreicher Unternehmen allein diesen Faktoren zuzuschreiben. Vielmehr haben Defizite im Qualitätsmanagement einen erheblichen Anteil an ihren Problemen.

Um die Lage in den Griff zu bekommen, plädiert Daniel Graf dafür, besonderes Augenmerk auf die Qualitätssicherung zu legen und die innerbetrieblichen Prozesse zu optimieren. Der Experte hat das „Institut für Digitale Qualitätssicherung“ (IfDQ) gegründet und ist dort in leitender Funktion tätig. Er erklärt, dass ein hohes Qualitätsniveau grundsätzlich mit intelligenter Strukturierung und zielgerichteten Abläufen von Prozessen Hand in Hand geht.

Im Folgenden erläutert er drei einfache Maßnahmen, mit denen jedes Unternehmen seine Qualitätssicherung auf ein hohes Niveau bringen kann.

1) Objektive Erfassung der Gesamtlage

Zunächst ist es wichtig, sich ein Gesamtbild der Lage zu verschaffen. Zu diesem Zweck wird die Struktur des Betriebs inklusive sämtlicher Einflussfaktoren analysiert. Dazu zählen alle Angestellten mitsamt der Führungsetage, die Mitbewerber und das Umfeld des Unternehmens. Auch die Software und weitere Kriterien, die mit dem Betrieb in Zusammenhang stehen, müssen begutachtet werden.

Um einen wirklich umfassenden Eindruck zu erhalten, ist ein vorbehaltloses, eher neugieriges Vorgehen wichtig. Mit dieser neutralen Haltung sollten auch die Mitarbeiter und die Geschäftsleitung interviewt werden. Zudem ist es hilfreich, typische Abläufe im Unternehmen zu begleiten, beispielsweise das betriebliche Vorgehen beim Eingang einer Bestellung bis hin zur Auslieferung des Produkts.

Dadurch ist es möglich, sich ein anschauliches Bild von der Herangehensweise der Mitarbeiter und deren Beurteilung der Prozesse zu machen.

2) Analysewerte prüfen und anpassen

Im zweiten Schritt geht es um betriebsinterne Abläufe und die Kennzahlen, mit denen sie erfasst werden. Oft nutzen die Unternehmen globale Werte, anstatt individuelle Messgrößen zu erstellen und einzusetzen. Diese bequeme, doch leider ungünstige Lösung führt dazu, dass kritische Situationen nicht rechtzeitig als solche erkannt werden – beispielsweise, wenn der Vorrat eines bestimmten Werkstoffs oder einer Zutat zur Neige geht und daher eine sofortige Bestellung erforderlich wäre.

In Zeiten instabiler Lieferketten ist eine unverzügliche Reaktion besonders wichtig. Der Unternehmer sollte verstehen, dass ein Frühwarnsystem nur dann zuverlässig funktionieren kann, wenn es alle individuellen Aspekte erfasst – nicht nur in puncto Material und Lagerbestand, sondern auch bezüglich des Personals und des Bedarfs an Arbeitsstunden.

3) Führungskompetenz erhöhen

In vielen Betrieben ist die unzureichende Führungskompetenz ein viel größeres Problem als der Mangel an Fachkräften. Ein Zeichen dafür ist die fehlende oder unzureichende Definition von Anforderungen und Prozessabläufen. Oftmals fehlt es auch an Mitarbeiterschulungen und beispielhaften Vorführungen der Abläufe.

Das hat zur Folge, dass die Mitarbeiter stets im Unklaren sind, ob sie ihre Arbeit richtig erledigt haben und den gesamten Arbeitstag mit einem Gefühl der Unsicherheit verbringen.

Um diesen Missstand zu beheben, muss die Gestaltung der einzelnen Prozesse eindeutig festgelegt werden, sodass sich die jeweiligen Aufgaben konkret definieren lassen. Das ist auch positiv für das Arbeitsklima, da den Mitarbeitern nun klar ist, worin genau die Anforderungen bestehen und wie sie umgesetzt werden müssen. Oft erkennen sie damit erstmalig den Sinn ihrer eigenen Arbeit und welche Rolle sie im gesamten Prozess spielen.

Daniel Graf

Daniel Graf von der GRADAN GmbH hilft Unternehmen dabei, ISO-Normen richtig umzusetzen und unterstützt sie auf dem Weg zu ihrer Zertifizierung. Mit seiner Arbeit erspart er Führungskräften und Mitarbeitern Unmengen an Bürokratie und nimmt ihnen die Prüfungsangst.

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