Nutzt du schon eine der weltweit bedeutendsten ERP-Softwares oder ein anderes Tool von Deutschlands IT-Giganten SAP oder planst du für die nähere Zukunft eine Einführung? Dann ist es gut möglich, dass du in diesem Prozess auf die Dienste eines/r SAP-Consultants beziehungsweise eines/r SAP-BeraterIn zurückgreifen wirst. Doch was genau machen diese Profis eigentlich? Und vor allem: Was kannst du bei einer Zusammenarbeit mit ihnen erwarten und welche Vorteile daraus ziehen? Wir erklären es dir jetzt in aller Ausführlichkeit.

SAP: Was das ist und was es deinem Unternehmen bringt

Wer irgendwie unternehmerisch tätig ist oder es werden will, der hat wahrscheinlich schon einmal von diesen drei Buchstaben gehört: SAP. In der Praxis und nicht zuletzt diesem Artikel ist es jedoch zunächst wichtig, den Unterschied zu kennen – denn hier gibt es zwei Definitionen:

1. Grundsätzlich ist damit der Firmenname der SAP SE gemeint. Der größte deutsche und europäische Software-Konzern. Außerdem der weltgrößte, der nicht in den USA beheimatet ist.
2. Landläufig wird mit SAP häufig eines der wichtigsten Produkte des Unternehmens gemeint, verschiedene ERP-Systeme. Mitunter kann diese sprachliche Nutzung sich alternativ auf andere Produkte des Software-Giganten beziehen; das ist jedoch deutlich seltener.

Beides ist sprachlich vollkommen richtig. Denn das ERP war und ist der Markenkern des baden-württembergischen Unternehmens; selbst, wenn es noch verschiedene andere Produkte offeriert.

Für diesen Artikel werden wir uns daher ebenfalls auf die ERP-Lösungen dieses Hauses konzentrieren (wenngleich die Herangehensweise von SAP-Consultants ungeachtet der jeweiligen Tools sehr ähnlich ist).

Wenn wir also SAP schreiben, dann sind damit die Enterprise-Ressource-Planning-Werkzeuge des Unternehmens gemeint. Damit kommen wir dann zur nächsten Frage: Es gibt unterschiedlichste ERP-Softwares von kaum weniger unterschiedlichen Unternehmen. Warum solltest du für deinen Betrieb ausgerechnet auf SAP setzen? Dafür gibt es gleich mehrere gute Gründe:

1. Marktbedeutung: SAP ist nicht ohne Grund eines der global wichtigsten ERPs. Aus dieser enormen Verbreitung gehen für dich verschiedene Vorteile hervor. Beispielsweise kennt sich eine enorme Menge von ExpertInnen damit aus und es sind sehr viele Schulungen, andere Systeme und vieles mehr auf SAP zugeschnitten oder fokussiert.
2. Aktualität: Aufgrund dieser enormen Marktverbreitung gibt es kaum ein anderes ERP, das ständig so gut, dauerhaft und rasch gepflegt und verbessert wird. Das gilt nicht nur bezüglich der Funktionalität, sondern ebenso auf die Sicherheit bezogen.
3. Unabhängigkeit: Da SAP so branchenübergreifend genutzt wird, bist du deutlich unabhängiger von den Angeboten und Leistungsspektren einzelner (kleinerer) AnbieterInnen und DienstleisterInnen.
4. Skalierbarkeit: SAP lässt sich enorm vielfältig auf unterschiedlichste unternehmerische Belange anpassen; egal wie klein ein Betrieb ist oder wie außergewöhnlich seine ganze Arbeitsweise. Aus demselben Grund ist es ebenso einfach, weitere (SAP-basierte) Lösungen für andere Abteilungen des Hauses zu nutzen, ohne dabei Brüche befürchten zu müssen – da alles nahtlos miteinander verzahnt werden kann.

Das alles ist bei den meisten anderen ERP- und vergleichbaren Lösungen nur deutlich schwächer ausgeprägt. Esist dementsprechend der Hauptgrund, warum SAP heute einen solchen Rang in zigtausenden Firmen rund um den Globus eingenommen hat.

Natürlich muss niemand SAP nutzen. Allerdings existiert für die meisten Unternehmen keine alternative Lösung, die ähnlich fähig und flexibel wäre. Dementsprechend solltest du nicht nur auf Preise schauen, sondern deutlich weiter denken. Etwa an den langfristigen Support, die Ausbaufähigkeit und nicht zuletzt die höhere Leistungsfähigkeit, wodurch sich dein Return on Investment (RoI) verbessern kann.

Aber: Die Entscheidung zur Einführung von SAP sollte tatsächlich die einzige Handlung sein, die bei dir inhouse durchgeführt wird. Denn durch die enorme Skalierbarkeit und Flexibilität ist es nötig, SAP sehr intim zu kennen, damit in einem Betrieb exakt diejenigen Bausteine mit denjenigen Funktionen implementiert werden, die hier benötigt werden und sinnvoll sind.

Anders ausgedrückt: Bei diesem gesamten Projekt solltest du dein Haus durch ExpertInnen begleiten lassen. SAP ist schlicht zu vielfältig, um als Laie sogar nur die richtigen Elemente auszuwählen; geschweige denn alles in einem Betrieb zu implementieren. Das bringt uns zum eigentlichen Kern dieses Artikels: SAP-Consultants und das, was du bei der Zusammenarbeit mit ihnen erwarten kannst.

SAP-Consultants: Welche Rolle diese SpezialistInnen spielen und wo du sie finden kannst

Vielleicht hast du auf deinem bisherigen unternehmerischen Weg bereits mit IT-BeraterInnen zusammengearbeitet. Dabei handelt es sich immer um Menschen, die bestimmte IT-Aspekte in voller Breite und Tiefe kennen und dich deshalb diesbezüglich sehr gut beraten können. Und nicht nur das: Sie können ebenso als MentorInnen und Controller sämtliche Aspekte der Einführung und des dauerhaften Betriebs begleiten.

Im Prinzip ist das ebenso der Wesenskern von SAP-Consultants, respektive SAP-BeraterInnen. Auf der obersten Ebene sind es sehr versierte SpezialistInnen. Typischerweise sind sie auf eines der Systeme aus dem Hause SAP spezialisiert. Dadurch gibt es also Consultants für das SAP ERP, aber ebenso solche, die beispielsweise auf SAP Business One oder die SAP Cloud Platform fokussiert sind. Unterhalb davon ist der Beruf von SAP-BeraterInnen von enormer Vielfalt gekennzeichnet.

• Analysieren des generellen Bedarfs bestimmter KundInnen.
• Auswahl der möglichen SAP-Module und Definieren des darin nötigen Funktionsumfanges.
• Projektplanung und -Management.
• Begleitung der gesamten Einführung von SAP in einem Unternehmen.
• Schulung der Geschäftsleitung und sämtlicher MitarbeiterInnen in der Nutzung der installierten Systeme.
• Anschließende dauerhafte Betreuung in Form von Anpassungen oder Erweiterungen der Systeme.

Letzten Endes sind SAP-Consultants also sowohl reine BeraterInnen als auch aktiv handelnde AkteurInnen. Sie sind das Bindeglied zwischen SAP (Unternehmen und Software) und denjenigen Betrieben, welche die Werkzeuge bei sich einführen und benutzen.

Du kannst dir vielleicht vorstellen, wie vielfältig diese Tätigkeit in der Praxis ist. SAP-BeraterInnen sind deshalb definitiv keine „besseren Software-VerkäuferInnen“. Sie sind vielmehr eine Mischung aus ArchitektInnen und verschiedenen HandwerkerInnen – um mit einem einfachen Vergleich zu arbeiten.

Obendrein müssen diese SpezialistInnen auch noch ein umfassendes wirtschaftliches Verständnis für die völlig unterschiedlichen Anforderungsprofile und beruflichen Realitäten zwischen den Branchen besitzen. Ein/e gute/r SAP-Consultant muss also beispielsweise ein Schwertransportunternehmen ebenso sorgfältig beraten und betreuen können wie einen Instrumentenbaubetrieb oder einen industriellen Lebensmittelhersteller – und dazu noch Verständnis für die diversen Belange verschiedenster Unternehmensgrößen besitzen.

Dementsprechend gehören SAP-Consultants nicht nur zu den meistgesuchten IT-Fachkräften überhaupt, sondern zu denjenigen, die sich um ihr finanzielles Fortkommen keine Sorgen machen müssen. Du möchtest eine Zahl lesen? 100.000 Euro. Das ist das, was ein/e junge/r SAP-BeraterIn nach zirka fünf Jahren im Beruf verdienen kann, wenn er/sie erste Projekterfahrungen gesammelt hat.

Angestellt sind diese Profis häufig bei Unternehmen, die sich ihrerseits wiederum auf IT-Beratungen und -Dienstleistungen konzentriert haben. Viele von ihnen arbeiten eng mit SAP zusammen, sind dadurch sozusagen Bindeglied und wichtigster Ansprechpartner für die unternehmerischen KundInnen.

SAP-Consultants: Wie die Zusammenarbeit mit ihnen in der Praxis meistens abläuft

Einmal angenommen, du als LeiterIn eines Unternehmens (völlig ungeachtet seiner Größe) bist durch diesen Artikel und weitere Recherchen zu dem Schluss gekommen, eine ERP-Software von SAP sei exakt das, was dein Haus für effizientes Arbeiten und nicht nur digitale Zukunftssicherheit benötigt. In diesem Fall beginnt nun eine Reihe von Schritten, bei denen ein/e SAP-Consultant eine wichtige Rolle spielen und sehr häufiger Gast in deiner Firma sein wird.

Wie diese Zusammenarbeit in der Praxis aussieht, haben wir dir für die folgenden Zeilen einmal beispielhaft skizziert – zwar gibt es in manchen Betrieben Unterschiede in den Details. Im Großen und Ganzen läuft es jedoch praktisch immer so ab.

Step 1: Das Finden eines SAP-Consultants

Fachkräftemangel ist in der IT generell eine große Herausforderung. Was jedoch SAP-Consultants anbelangt, hat sie eine besondere Qualität. Dafür gibt es zwei Gründe:

1. Es gibt generell nicht viele Menschen, die in dieses sehr vielfältige Berufsfeld einsteigen.
2. Gerade große Unternehmen sind oft bestrebt, SAP-BeraterInnen nur für sich anzustellen, um ständig eine/n ExpertIn dafür in ihren eigenen Reihen zu haben, statt auf DienstleisterInnen angewiesen zu sein.

Das bedeutet, das „Projekt SAP“ deines Unternehmens wird typischerweise damit beginnen, dich an eine SAP-Beratungsfirma zu wenden. Nicht nur, weil diese diejenigen sind, die SAP-Consultants beschäftigen, sondern weil hier durch entsprechende Kollaborationen mit SAP sichergestellt ist, dass deine Firma alle nötigen Pakete erhalten kann – und du überdies nur mit den besten Consultants zusammenarbeitest.

Step 2: Die Bedarfsanalyse bei dir

Wie viel SAP benötigt dein Unternehmen – und welche Funktionen sind in welchem benötigten Baustein erforderlich? Solche Fragen sind es, die einen wesentlichen Teil des Erstkontakts mit SAP-Consultants bei dir ausmachen werden. Typischerweise beginnt alles vergleichsweise simpel mit einem Vorgespräch.

Dabei analysiert der/die SAP-BeraterIn zunächst einmal Elemente wie

• deine generelle Unternehmensstruktur und seine operativen Schwerpunkte,
• bisher eingesetzte Lösungen und weshalb diese mitunter nicht mehr ausreichen,
• Dinge, die du künftig durch eine SAP-Lösung besser ansprechen möchtest und nicht zuletzt
• das digitale Standing deines gesamten Teams.

Anders formuliert: Dein/e SAP-Berater/in wird sich ein sehr genaues Bild deiner Firma machen. Das ist zwingend nötig, denn nur mit einer derartigen Transparenz ist es möglich, dich wirklich seriös zu beraten und dir alle SAP-Bestandteile maßzuschneidern.

Step 3: Die Angebotserstellung

SAP gibt es nicht umsonst – ähnlich wie die meisten anderen digitalen Tools für Unternehmen. Bezogen auf die Realitäten und Wünsche deines Unternehmens wird dein/e SAP-Consultant nun ein Angebot erstellen. Das heißt, er/sie eruiert, welche Werkzeuge in welchem Funktionsumfang für dich infragekommen. Mitunter werden daher verschiedene Angebote erstellt, aus denen du auswählen kannst.

Du erfährst jedoch nicht nur den möglichen Funktionsumfang, sondern ebenso, was das alles einmalig und langfristig kosten wird. Außerdem, welche Vorteile welche Wahl für deinen Betrieb hätte. Nicht zuletzt, welche zukünftigen Optionen damit einhergehen.

Typischerweise wird dein/e Consultant versuchen, dir die Auswahl einfach zu machen. Außerdem wird er/sie mit dir sämtliche Möglichkeiten mit allen Vor- und Nachteilen und Randbedingungen im Detail durchgehen. Du kannst dabei beruhigt sein: Für diesen Profi ist nur maßgeblich, dir die bestmögliche Lösung zu geben. Was er/sie dir vorschlägt, ist deshalb hauptsächlich vom Wunsch getrieben, dich zu einem/r glücklichen KundIn zu machen.

Step 4: Die Projektplanung

Du hast dich für eines der vorgestellten Angebotspakete entschieden und alle Verträge wurden unterzeichnet. Tatsächlich ist damit dein aktiver Part an diesem Prozess weitgehend beendet. Alles, was nun kommt, erfolgt unter maßgeblicher Federführung des SAP-Consultants.

Sein/Ihr Job besteht nun darin, das planerische Gerüst für die Umsetzung zu erstellen. Das bedeutet beispielsweise verschiedene Termine, Zwischen- und Endziele, Reportings und dergleichen. Beispielsweise könnte er/sie im Zusammenspiel mit dir alles auf eine Weise planen, durch die der gesamte Prozess in einer möglichst schwachen Auslastungsphase läuft, damit das Daily Business so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.

Step 5: Die Projektdurchführung

Du weißt es vielleicht selbst:

Je besser die Vorplanung ist, desto einfacher wird meistens die praktische Umsetzung.

In dem nun folgenden Schritt wird dein/e SAP-BeraterIn ein häufiger Gast in deinem Haus sein. Er/Sie ist zwar in den seltensten Fällen diejenige Person, die aktiv das Installieren und ähnliche „Handarbeiten“ der IT durchführt. Dennoch wird dein/e Consultant die damit beauftragten IT-Profis anleiten und überwachen – ähnlich, wie es ein/e ArchitektIn auf der Baustelle macht.

Es kommt vor allem auf deine Unternehmensgröße und den Umfang der gebuchten Leistungen an, wie lange dieser Prozess dauert. In einem nach offizieller Definition kleinen Unternehmen können ein, zwei Tage mitunter durchaus ausreichen. In einem größeren Haus mit hunderten oder gar tausenden Angestellten kann es jedoch ebenso eine Woche und länger dauern, bis alles implementiert, eingestellt und auf vollständige Funktionalität getestet wurde.

Step 6: Die Schulung deines Teams

Zur besseren Übersichtlichkeit sind alle Schritte hier untereinander aufgeschlüsselt. In der Praxis kann es jedoch bei den Steps 5 und 6 zu einer zeitlichen Überschneidung kommen. Das heißt: Während oder unmittelbar nachdem die SAP-Systeme in deine IT integriert werden, wird dein/e SAP-BeraterIn die später damit arbeitenden MitarbeiterInnen deines Hauses schulen.

Sie bekommen also in sämtlichen Details erläutert, wie die Werkzeuge funktionieren, was sie können, wo die Limits liegen. Falls es der Betriebsalltag erfordert, können diese Trainings mehrmals mit denselben Themen erfolgen, damit wirklich alle relevanten MitarbeiterInnen auf einem Wissenslevel sind.

Übrigens: Selbst, wenn du als GeschäftsführerIn im täglichen Geschäft kaum damit arbeiten musst, solltest du keineswegs dabei durch Abwesenheit glänzen. Es ist nicht zuletzt für die Planung sehr wichtig, zu verstehen, was die durch dich gebuchten Werkzeuge können, und was nicht, und welche Optionen du durch Upgrades hast.

Step 7: Projektabschluss und künftige Betreuung

Dein/e SAP-Beraterin hat das Projekt erfolgreich beendet. Dein Betrieb gehört jetzt zu der zigtausende Unternehmen umfassenden „SAP-Gemeinde“. Allerdings wird der abschließende Handschlag definitiv nicht das letzte Mal sein, dass du deinen SAP-Profi zu Gesicht bekommst.

• Upgrade-Vorstellungen,
• Updates,
• Onboarding neuer MitarbeiterInnen

sind einige typische Termine, zu denen dein/e Consultant sich immer wieder bei dir melden wird. Er/Sie ist jetzt deine ständige Ansprechperson für alles, was sich rund um das Thema SAP dreht und daher ein/e verlässliche/r PartnerIn.