Geschäftsreise planen und organisieren: So geht’s!

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Geschäftsreise planen und organisieren So geht's!
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Dienstreisen stehen meistens in direktem Zusammenhang mit dem Abschluss wichtiger Geschäfte. Damit das reibungslos funktioniert, muss die Reise im Vorfeld so gut wie möglich geplant und durchstrukturiert werden.

Einen Ablaufplan für die Geschäftsreise erstellen

Wer eine Geschäftsreise antreten möchte, sollte zunächst den Termin dafür festlegen. Kläre anschließend, wie die Gegebenheiten im Heimat- und Gastland zu dieser Zeit sind: Gibt es zum Beispiel Messen oder sind Schulferien, weswegen ein höheres Verkehrsaufkommen zu erwarten ist? Muss wegen des Wetters ein bestimmtes Verkehrsmittel ausgeschlossen werden?

Auf dieser Basis lässt sich nun ein Ablaufplan erstellen. Er enthält für jeden Reisetag:

  • Termine,
  • Ankunfts- und Abfahrtszeiten,
  • genutzte Verkehrsmittel.

Für die konkrete An- und Abreise können sich Reisende beispielsweise auf Webseiten oder in Apps informieren. Die Mobilität vor Ort wird durch einen Mietwagen sichergestellt, wenn ein internationaler Führerschein vorhanden ist. Ansonsten ist eine detaillierte Auseinandersetzung mit dem öffentlichen Nahverkehr des Gastlandes Pflicht.

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Das Reiseziel: Von der Unterkunft bis zur fremden Kultur

Nach dem Reisezeitraum solltest du dir über das Reiseziel Gedanken machen. Stelle dir dabei unter anderem die folgenden Fragen:

  • Welche Währung gibt es im Gastland? Muss Geld umgetauscht werden?
  • Welche Kreditkarten werden am Reiseziel akzeptiert?
  • Gibt es eine Zeitverschiebung?
  • Muss ein Dolmetscher engagiert werden?

Falls es sich um den ersten Besuch im Zielland handelt, sollte außerdem eine kleine Mappe mit Reiseinformationen zusammengestellt werden. Sitten und Umgangsformen sollten im Voraus bekannt sein, sodass der Geschäftsabschluss nicht durch eine falsche Geste gefährdet wird. Frage dich auch, ob Gastgeschenke angebracht sind und ob es dafür landesübliche No-Go’s gibt.

Bei der Buchung der Unterkunft haben natürlich Sicherheit und Hygiene Vorrang. Zusätzlich muss die Lage einbezogen werden: Am besten befindet sich das Hotel in der Nähe der Orte, die auf der Geschäftsreise besucht werden müssen. So vermeidest du stundenlange Fahrten. Je nach Bedarf kann auch ein Internetzugang auf dem Zimmer zur Voraussetzung werden, um die Heimat zu kontaktieren und Mails zu bearbeiten.

Welche Unterlagen müssen auf jeden Fall mit?

Sind die Rahmenbedingungen der Reise festgelegt, geht es ans Packen. Was genau in den Koffer kommt, ist natürlich jedem selbst überlassen. Einige wichtige Unterlagen sollten jedoch immer mitgeführt werden:

  • Personalausweis
  • Reisepass
  • Visum
  • Impfpass
  • Versicherungsscheine
  • Flugtickets, Fahrkarten und internationaler Führerschein
  • Liste mit Kontaktdaten aller GeschäftspartnerInnen, der Unterkunft und Notfallnummern für den Verlust der Kreditkarte

Stelle vor der Reise die Gültigkeit aller Dokumente sicher und hinterlege für den Verlustfall digitale Kopien in einer Cloud. Die Kontaktliste sollte außerdem in Papierform vorhanden sein: Geht das Handy verloren, hat sie gar keinen Nutzen mehr.

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Eine geeignete Vertretung finden

Geht jemand auf Geschäftsreise, muss vorab auch geklärt werden, wer als Vertretung in Frage kommt. Welche Aufgaben können an kompetente MitarbeiterInnen weitergegeben werden und welche sollten lieber ruhen? Gibt es Fristen, die während der Dienstreise ablaufen? Womöglich müssen Vollmachten ausgestellt werden, damit die Geschäfte des Reisenden von anderen fortgeführt werden. können.

Gerade wenn der Chef verreist, sollte er klarstellen, wegen welcher Fragen und Entscheidungen er auch während seiner Reise unbedingt kontaktiert werden möchte. Um seine Erreichbarkeit sicherzustellen, sollte möglichst eine Uhrzeit vereinbart werden, die trotz der Zeitverschiebung für beide Parteien passt.

Hanna Kern
Hanna Kern ist Businesscoach und begleitet bereits seit zehn Jahren kleine und mittelständische Unternehmen. Sie analysiert Prozesse, deckt verborgene Potentiale auf und hilft, Teams zu bilden und sie voranzutreiben. Sie beschäftigt sich insbesondere auch mit der neuen Arbeitsrealität, die sich seit der Coronapandemie entwickelt hat.

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