Dienstreisen nach Corona: 6 Tipps worauf du jetzt achten solltest

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Dienstreisen nach Corona: 6 Tipps worauf du jetzt achten solltest
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Im den letzten 15 Monaten haben Unternehmen ihre Dienstreisen auf ein Minimum zurückgefahren. Gereist wurde nur, wenn es nicht anders möglich war. Aber wird das auch so bleiben? Wie es nach Corona mit Dienstreisen weitergeht und worauf du bei Reisen deiner MitarbeiterInnen achten solltest, erfährst du hier.

Weniger Dienstreisen durch Corona?

Bill Gates erklärte im November 2020 noch auf einer Online-Konferenz der New York Times, dass er davon ausgeht, dass 50 Prozent der Geschäftsreisen wegfallen werden. Eine steile Prognose – aber zumindest viele DAX-Konzerne sehen es ähnlich. So planen unter anderem Bayer, Deutsche Wohnen und die Telekom, die Reisetätigkeiten ihrer Mitarbeitenden, um rund die Hälfte zu reduzieren. Der Grund: Durch Corona hätten sie die Vorteile von Videokonferenzen und digitalen Kollaborationstools erkannt und planen daher künftig viele Geschäftstermine nicht mehr physisch wahrzunehmen.

Was sicherlich auch mitschwingt ist der Kostenfaktor. Flug- oder Bahntickets, Hotelübernachtungen und Verpflegungspauschalen kosten eben mehr Geld als eine bereits vorhandene und so oder so genutzte Video-Conferencing-Lösung.

Wunsch nach persönlichem Kontakt

Doch entgegen diesen Prognosen steht etwas viel Wichtigeres: 

Bei Dienstreisen geht es in erster Linie um Beziehungen.

Daher wird es wahrscheinlich überall dort, wo bereits gute Beziehungen zu GeschäftspartnerInnen existieren oder wo Unternehmen standortübergreifend arbeiten, in Zukunft weniger Dienstreisen geben. Doch um neue Geschäftsbeziehungen zu knüpfen, neue Kollegen persönlich onzuboarden und Netzwerke auszubauen, sind Besuche vor Ort weiterhin notwendig. Auf diese Weise können wir das nötige Vertrauen weit besser etablieren als in virtuellen Räumen. 

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Bei digitalen Meetings ist das anders: Hier unterhalten sich ausschließlich die TeilnehmerInnen untereinander – ein spontanes Dazustoßen zur Unterhaltung oder ein zufälliges Aufeinandertreffen am Messestand gibt es hier nicht. Das schränkt das Netzwerken stark ein.

Wie viele Geschäftsideen und Projekte wurden beispielsweise nach dem eigentlichen Meeting beim gemeinsamen Abendessen im Restaurant geboren? Wie viele Kontakte kamen zufällig zustande, weil man auf einer Veranstaltung mit jemandem in der Kaffeeschlange ins Plaudern kam? All diese soften Faktoren fallen bei Remote Meetings weg.

Dass Dienstreisen nicht ganz vom Tisch sind, zeigt auch eine aktuelle Barometerumfrage des Verband Deutsches Reisemanagement e. V. (VDR). Laut dieser wollen rund 76 Prozent der befragten Firmen kurzfristig über die Wiederaufnahme ihrer Reisetätigkeiten entscheiden.

Und ganz nebenbei: Nach eineinhalb Jahren Remote Work wegen Corona haben viele Angestellte keine Lust mehr auf virtuelle Meetings. Die meisten von uns haben inzwischen erlebt, was Zoom-Fatigue ist und wünschen sich spannendere Meetings. Und nach Monaten Home-Office ist der Wunsch nach Kontakt mit anderen Menschen groß.

Worauf Unternehmen nach Corona achten müssen

Bevor wir aber alle wieder hinaus in die Welt stürmen, gibt es einige Punkte, die ArbeitgeberInnen zumindest kurz- und mittelfristig beachten müssen:

  1. Vorab Vor- und Nachteile einer Dienstreise abwägen. So gern wir uns auch wieder sehen wollen: nicht immer ist ein persönliches Treffen sinnig. 
  2. Informiere dich über Inzidenzwerte, geltende Regeln, Verordnungen und Einschränkungen, die das Reiseziel betreffen – sowohl für In- und Ausland – und sorge dafür, dass alle Reisenden rechtzeitig entsprechend vorbereitet sind.
  3. Stelle Atemschutzmasken für die reisenden MitarbeiterInnen zur Verfügung, etwa FFP2-Masken für den Selbst- und Fremdschutz. 
  4. Stelle deinen MitarbeiterInnen Selbsttests zur Verfügung, damit sie sich vor und nach der Reise testen können. So haben sie und die Personen, die sie treffen, gleich ein besseres Gefühl.
  5. Lässt sich eine Dienstreise in ein Risikogebiet nicht vermeiden? Hier braucht es ein klares Prozedere. Vereinbare mit deinen MitarbeiterInnen, wie nach einer Rückkehr mit Tests, Quarantäne und Lohnfortzahlung umgegangen werden soll.
  6. Sorge dafür, dass die Reisekostenabrechnung schnell und unkompliziert möglich ist – am einfachsten und schnellsten funktioniert das ganze digital. Mit einer automatischen Belegerkennung können MitarbeiterInnen beispielsweise alle Belege fix mit dem Smartphone erfassen. 

Dienstreisen sind ein essenzieller Bestandteil des Geschäftslebens

Dienstreisen werden auch in Post-Pandemie-Zeiten eine wichtige Rolle spielen. Denn viele Geschäftsabschlüsse und Kontakte kommen nur in der physischen Welt zustande. Die meisten Firmen-, Partner- und Kundenevents leben vom direkten Aufeinandertreffen der Beteiligten. Betriebsbesichtigungen sind ohnehin nur sinnvoll, wenn Menschen live vor Ort sind. Und auch das Netzwerken lässt sich in der digitalen Sphäre kaum so betreiben, wie im „echten“ Leben.

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Oliver Jeges
Oliver Jeges ist Senior Manager Marketing & Communication bei HRworks. Das Unternehmen zählt zu den führenden HR-Software-Anbietern in der DACH-Region und richtet sich vor allem an klassische Mittelstandsunternehmen.

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