Im Frühjahr 2020 musste die interne Kommunikation aufgrund der Pandemie mit all ihren gesetzten Prozessen ohne jegliche Vorwarnung neue Wege finden. Nun, knapp zwei Jahre nach Beginn der Pandemie, ist Deutschland wieder bei einem Rekordhoch der Infektionen angekommen. Viele UnternehmerInnen befürchten die nächsten strengen Maßnahmen. Was haben wir also aus den letzten zwei Jahren für die interne Kommunikation gelernt, um solche Einschränkungen im Arbeitsalltag ohne Probleme zu überstehen?

Neue Standards erfüllen: New Work und die Gewohnheit

Zu Beginn der Pandemie sah man unter den Angestellten nur fragende Gesichter. Niemandem war bewusst, wie schnell sich die Menschen an die neuen Gegebenheiten gewöhnen würden. Mittlerweile ist eine hybride Arbeitsstruktur, aus Anwesenheit vor Ort und Anwesenheit online, nahezu Standard geworden. Unternehmen, die ohnehin ausschließlich online arbeiten, verkleinern vermehrt ihre Büros und stellen neue MitarbeiterInnen auch vollständig zur Telearbeit ein. Steigt die Anzahl der Remote-Angestellten weiter, kann davon ausgegangen werden, dass klassische Arbeitsmodelle, mit 100-prozentiger Anwesenheit vor Ort, schnell altmodisch und überholt wirken. Doch nicht nur bereits Angestellte arbeiten heute aus dem Homeoffice, auch zukünftige BewerberInnen sind durch digitalen Unterricht bzw. digitale Vorlesungen in Zeiten Coronas bereits mit dem Prinzip der Telearbeit vertraut. 

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Neue Wege gehen: Digitale Teamarbeit und Tools

Wenn auch der Breitbandausbau in Deutschland verbesserungswürdig ist, trifft uns die Pandemie in einer Zeit der Digitalisierung. Digitale Zusammenarbeit wäre sonst, in gleichem Umfang, nicht möglich. Chat-Tools wie Microsoft Teams, Slack und Projektmanagement-Tools wie Asana und Confluence bzw. Jira sind nur einige der Optionen, die Unternehmen erst seit dem Ausbruch von Covid-19 flächendeckend nutzen. Angestellte in leitenden Positionen waren anfangs ggf. überfordert mit der Definition neuer Abläufe. Mittlerweile gibt es zur Nutzung jeglicher Team-Tools ein breites Angebot der Community mit Vorschlägen, Best Uses und zielführenden Projektabläufen, an denen sich Unternehmen orientieren können.

Wenn auch die persönliche Übertragung der Aufgaben nicht mehr stattfindet, führt die digitale Form der Zusammenarbeit trotzdem stets ans vereinbarte Ziel. Unternehmen, die sich noch nicht mit dieser Form der Kollaboration auseinandergesetzt haben, ist der Blick darauf – gerade in Bezug auf die momentane Situation und den Blick auf die New-Work-Philosophie – zu empfehlen.

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Neue Zusammenarbeit entdecken: Videochats & Dailies

Dailies, Absprachen und gemeinsame Mittagspausen finden seit Beginn 2020, vor allem in vielen größeren Unternehmen, online über Video-Chats statt. Das Angebot von Programmen für diesen Zweck war zuerst unübersichtlich. Die Gewinner setzten sich jedoch schnell ab und sind heute jedem bekannt. Der Begriff für das Heranholen entfernter Objekte mittels eines Kameraobjektivs wird bspw. nicht mehr nur mit Fotografie in Verbindung gebracht. Während diese Lösungen für den täglichen Gebrauch hervorragend geeignet sind und stets in diese Richtung weiterentwickelt werden, sind sie für große Mitarbeiterevents, Schulungen und Konferenzen sowie für unternehmensweite Ankündigungen nicht unbedingt ausgelegt. Hierbei sind weniger die Anforderungen an eine Videochat-Lösung relevant. Gefragt ist vielmehr eine Plattform für Video-Streaming.

Neue Technologien nutzen: Video-Streaming & digitale Schulungen

MitarbeiterInnen sollten gerade bei wichtigen Inhalten und Informationen in der Lage sein, diese nachträglich abzurufen. Durch die Nutzung verschiedener Endgeräte muss dazu auch sichergestellt sein, dass die meisten davon unterstützt werden, um den Content abzuspielen.

Oft sind bei der Verbreitung von Videoinhalten auch weitere Aspekte zu beachten, wie bspw. dass nur eingeladene Gäste darauf zugreifen können oder sich vorher authentifizieren müssen. Hier bieten nur wenige Lösungen ein System an, das all den Anforderungen gerecht wird und gleichzeitig genügend Sicherheitsfunktionen bietet. Gerade das Gefühl von Sicherheit, das zuvor durch die manuelle Verteilung sensibler Informationen an MitarbeiterInnen entstand, kann digital nur reproduziert werden, wenn genügend Maßnahmen zur Absicherung greifen. Hier ist es also vor allem wichtig, sich über die Anforderungen bewusst zu werden und einmal in Richtung Datenschutz zu denken. Beispielsweise haben viele der Videochat- und Videostreaming-Anbieter ihre Server außerhalb der EU. Demnach gelten für die Daten darauf keine Grundlagen nach DSGVO- bzw. GDPR-Standard. Nur eines von vielen Kriterien, die eine Videostreaming-Lösung für den Finanzmarkt erfüllen muss.

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Um bei diesen Entwicklungen nicht auf der Strecke zu bleiben, wird vor allem eine Umstrukturierung von den Unternehmen erwartet. Der Umschwung von persönlichen Meetings, Schulungen, etc. hin zu digitalen Lösungen klingt für viele beängstigend. Einfache und vor allem sichere Videostreaming-Lösungen sowie dazu gemeinsam mit den Angestellten erarbeitete und definierte Abläufe machen die Zusammenarbeit einfacher. Unternehmen müssen also nur noch eines tun: in erster Linie Bereitschaft zeigen.

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