Homeoffice: Auf diese Punkte solltest du als Arbeitgeber achten

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Homeoffice: Auf diese Punkte solltest du als Arbeitgeber achten
© BRUNO EMMANUELLE - unsplash.com

Das ist mal eine stattliche Zahl: Der Digitalverband Bitkom schätzte im März, dass rund die Hälfte aller deutschen Berufstätigen von zuhause arbeiteten – natürlich als Folge der Corona-bedingten Ausgangsbeschränkungen. Doch selbst jetzt, einige Monate später, dürften die Zahlen nicht wesentlich gesunken sein. Denn es ist längst noch nicht klar, wie sich die Pandemie weiterentwickelt, ob es eine starke zweite Welle und neue Beschränkungen gibt. Außerdem haben sich viele ArbeitgeberInnen und -nehmerInnen nach nunmehr einigen Monaten von der improvisierten und etwas chaotischen Anfangsphase entfernt und es sich im Homeoffice gemütlich gemacht.

Folgen für deine Mitarbeiterführung?

Schön und gut. Aber für dich als UnternehmerIn und ArbeitgeberIn sollte die weiterhin physische Abwesenheit deines Teams einige wichtige Punkte nunmehr zur Chefsache machen. Denn wenn Corona noch länger bleibt, wird das auch in den kommenden Monaten, vielleicht sogar Jahren die vorherrschende Arbeitsweise.

1. Etabliere ein System zur Zeiterfassung

In früheren Zeiten konntest du davon ausgehen, dass dein Team morgens erschien und zum Feierabend wieder ging. Wenn einer es anders gehandhabt hätte, hättest du es entweder selbst mitbekommen oder höchstwahrscheinlich durch einen deiner anderen Angestellten. Zeitmessung? Nicht nötig, da reichten die Urlaubsanträge und Krankmeldungen vollkommen aus, um einen Überblick zu behalten.

Also kein Vertrauen in die Mitarbeiter setzen?

Nein, nicht dass du deinem Team misstrauen solltest, weil es nunmehr so viele Arbeitsorte wie Angestellte gibt. Das wäre nicht nur Gift für euer gegenseitiges Vertrauensverhältnis, sondern auch an der Realität vorbei – du darfst einfach davon ausgehen, dass die große Mehrheit aller Angestellten im Homeoffice ehrlich ist und die Abwesenheit kontrollierender Chefs und Vorgesetzter nicht ausnutzt, um sich „bezahlte Freizeit“ zu erschleichen. Dein Team besteht aus reifen und selbstständigen Profis, nicht aus unmündigen Kleinkindern.

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Zeiterfassung ist trotzdem sinnvoll:

Dennoch solltest du so langsam ein tragfähiges System zur Zeiterfassung implementieren. Viel weniger zur Überwachung als aus anderen Gründen:

  1. Die Wissenschaft weiß längst, dass das Arbeiten von zuhause bei vielen Menschen dazu führt, dass die Work-Life-Balance verwischt. Es besteht also auch bei deinem Team das beträchtliche Risiko, dass Leute viel mehr arbeiten, als sie es müssten. Eine Zeiterfassung ist in diesem Sinn nicht nur eine Unterstützung deiner Fürsorgepflicht als ArbeitgeberIn, sondern auch eine rechtliche Rückversicherung – denn schließlich gelten auch im Homeoffice die gleichen Pflichten aus §3 ff des Arbeitszeitgesetzes.
  2. Vielfach steigt im Homeoffice die Arbeitsleistung, schon weil der ganze Stress des Pendelns wegfällt. Für dein Controlling sind solche Tatsachen aber völlig unbrauchbar. Da musst du exakt wissen, was dein Team innerhalb welcher Arbeitszeit leisten konnte – und das geht nur, wenn du die Arbeitszeit misst.

Entscheide dich für ein passendes System

Also zwei sehr gute Gründe jenseits von reinem Misstrauen. Allerdings solltest du nicht auf irgendwelche Systeme setzen, sondern solche, die explizit aufs Homeoffice zugeschnitten sind. Etabliert haben sich hier moderne Zeiterfassungssysteme, welche unterschiedliche Methoden bis hin zur App anbieten, über die die Erfassung abgewickelt werden kann.

2. Missachte niemals die soziale Komponente

Natürlich, deine Leute sind zu allererst zum Arbeiten in der Firma. Aber als RealistIn weißt du, dass es da natürlich auch eine große soziale Komponente gibt. Und das nicht nur in der Mittagspause und auf „Schwätzchen“ beschränkt, sondern sich oftmals auch aus der reinen Anwesenheit anderer Menschen ergebend.

Wie lebt dein Team?

Denk nun an dein konkretes Team: Wer davon mit PartnerInnen zusammenlebt oder in einer WG, der ist davon geringer betroffen. Aber was ist mit den alleinlebenden Singles? Mit den alleinerziehenden Eltern, deren vielfach einziger Sozialkontakt nun aus Minderjährigen besteht? Bei solchen Menschen solltest du zumindest annehmen, dass ihnen das Homeoffice aus sozialer Sicht weniger gut bekommt. Und du solltest als Arbeitgeber entsprechend handeln:

  • Melde dich regelmäßig telefonisch bei deinem Team. Ob als Konferenzschaltung oder persönlich ist weniger wichtig. Und wenn dein Arbeitsaufkommen das nicht zulässt, dann delegiere diese Aufgabe. Aber einmal wöchentlich sollte derartiges stattfinden.
  • Rede besonders mit den Allein lebenden. Lass sie dir ehrliche Antworten geben. Und überlege, ob es Möglichkeiten gäbe, hier andere Lösungen zu finden – vielleicht können sie bei anderen im Homeoffice mitarbeiten (unter Einhaltung der vorherrschenden Corona-Richtlinien).
  • Rege an, dass deine MitarbeiterInnen auch bei den Sozialkontakten kreativ und digital sind. Vielleicht gibt es Möglichkeiten für gemeinsame Skype-Mittagspausen – hier lässt sich mit den digitalen Tools, die das Arbeiten im Homeoffice ermöglichen, auch aus sozialer Sicht viel erreichen.

Und auch wenn du Homeoffice vielleicht als Dauerlösung implizieren möchtest, solltest du nicht sämtliche Inhouse-Arbeitsplätze entfernen. In deiner Firma sollte es immer einen Ort für Leute geben, die mal eine Abwechslung brauchen.

3. Sorge ernsthaft für Ergonomie

Wie weit diese erste Hochphase der Pandemie nun schon zurückliegt: damals im März war alles davon gekennzeichnet, dass es im höchsten Maß improvisiert zuging. Bei manchen Unternehmen endeten sogar die Wochen ganz normal, nur um sich am Montag der Notwendigkeit gegenüber zu sehen, plötzlich alles möglichst ohne Unterbrechung aus dem Homeoffice machen zu müssen. An diesem Punkt solltest du als ArbeitgeberIn abermals mit deinem Team sprechen. Denn es ist klar, dass es jetzt höchste Zeit ist, sämtliche Provisorien, die seitdem genutzt wurden, gegen dauer-funktionale Lösungen zu ersetzen. Das gilt nicht nur für die reinen Arbeitsabläufe, sondern ganz besonders auch die Ergonomie.

Nutze das Büro-Equipment fürs Homeoffice

Aus dieser Sicht kann es beispielsweise keinesfalls angehen, dass es in deinem Team immer noch Menschen gibt, die ihrer Arbeit am Küchentisch auf Küchenstühlen und nur mithilfe eines Laptops nachgehen – selbst, wenn es ein Firmenlaptop ist und nicht der private Rechner. Im Klartext: Du solltest dafür sorgen, dass deine Leute in Sachen:

  • Schreibtisch
  • Sitzmöbel
  • Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe
  • und Licht

die gleichen ergonomischen Bedingungen besitzen, die sie auch inhouse hätten – abermals solltest du hier einen Blick in die Gesetze werfen. Es gibt keine rechtliche Grundlage, dass ArbeitnehmerInnen ihre privaten Besitztümer für die Arbeit nutzen müssten. Und insbesondere, wenn du die Heimarbeit anordnest, also nicht nur optional anbietest, bist du in der Pflicht, den Arbeitsplatz voll umfänglich auszustatten. Selbst wenn bei euch das Homeoffice auf Freiwilligkeit beruht, solltest du das Team zumindest mit dem Grundlegendsten ausstatten. Bildschirme, Tastaturen, Bürostühle und Co. sind inhouse vorhanden und können somit ohne zusätzliche Kosten deinen Leuten zur Verfügung gestellt werden.

Dominik Kunze
Dominik Kunze studierte Betriebswirtschaft und Medienwissenschaften und arbeitet als Berater in verschiedenen Consultingagenturen. Neben etablierten Unternehmen gehören inzwischen auch immer mehr Startups zu seinem Kundenkreis. Er hilft mit seinem Expertenwissen bei der Suche nach der geeigneten Finanzierung oder bei der Erstellung eines Geschäftskonzeptes. Hin und wieder verfasst er Ratgeberbeiträge für unterschiedliche Businessportale.

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