Produktive Meetings: Deine Checkliste für die richtige Ausstattung

Ein gut eingerichteter Konferenzraum optimiert den Wissensaustausch, erleichtert das Lernen und fördert die Zusammenarbeit. Die Produktivität eines Meetings hängt dabei oft von der technischen Ausstattung des Meetingorts ab. Folgende Aspekte solltet ihr kennen, damit eure Meetings produktiv verlaufen können.

Die gängisten Meeting-Arten

Die erste Frage, die ihr euch bei der technischen Ausstattung eures Konferenzraums stellen solltet, lautet: Welche Art von Meeting führen wir am häufigsten durch?

Informative Meetings

Bei diesen Treffen geht es darum, Fakten und damit zusammenhängendes Wissen mit anderen zu teilen. Der Raum sollte so ausgestattet sein, dass er Präsentationen, Podiumsdiskussionen und Vorträge ermöglicht.

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Vertrieb-Meetings

Ziel dieser Treffen ist es, das Vertrauen zu fördern und ein Engagement zwischen den Parteien zu erreichen. Die Raum-Technik sollte einfache, offene und problemlose Meetings ermöglichen.

Meetings zur Entscheidungsfindung

Diese Treffen haben das Ziel, Konsens herzustellen und Probleme zu lösen. Dafür muss der Moderator den Ablauf des Meetings kontrollieren, für die Einhaltung der Agenda sorgen und am Ende die wichtigsten Punkte zusammenfassen und die nächsten Schritte festhalten.

Innovations-Meetings

Brainstorming neuer Ideen und Lösungen stehen hier im Vordergrund. Jeder Teilnehmer soll seine Gedanken ausdrücken können, wobei der Raum so ausgestattet sein sollte, dass er produktive Gespräche ermöglicht.

Arten von Meeting-Räumen

Der Stil und die Aufteilung des Konferenzraums wird davon beeinflusst, welche der genannten Meeting-Arten ihr am häufigsten durchführt und wie viele Personen daran teilnehmen. Hier die gängigsten Raumkonfigurationen:

Sitzungssaal

Eine klassische Konfiguration, die auch häufig für die Gestaltung von Videokonferenzräumen verwendet wird. Ein einzelner Tisch um den ringsherum die Teilnehmer sitzen. Die Konfiguration eignet sich für interaktive Sitzungen, bei denen die Teilnehmer einen Arbeitsplatz und Sichtkontakt untereinander benötigen.

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U-Form

Diese Konfiguration ist am besten geeignet für 25 oder weniger Teilnehmer. Bei der U-Formation sind die Stühle auf der Außenseite des Tisches platziert. Dieser Stil ist ideal für Moderatoren mit Videopräsentationen.

Klassenzimmer

Die bevorzugte Konfiguration für Teilnehmer, die arbeiten oder Notizen machen müssen. Reihen von Tischen und Stühlen stehen zur Vorderseite des Raumes und erleichtern den Dialog zwischen Moderator und Publikum, aber weniger unter den Teilnehmenden.

Theater

Ideal für große Gruppen, die eher passiv zuhören als interagieren. Diese Konfiguration beinhaltet Reihenbestuhlung ohne Tische und mit Blick auf die Vorderseite des Raumes.

Ausstattung für Konferenzräume

Die Raumkonfiguration beeinflusst natürlich die technische Ausstattung. Nichts ist frustrierender in Meetings als endlos darauf zu warten, bis es endlich gelingt, den Laptop mit dem Projektor zu verbinden oder wenn die Audioverbindung so schlecht ist, dass man die Teilnehmer am Telefon/Computer nicht versteht. Wichtig ist, eine Raum-Technik zu nutzen, die einfach zu handhaben ist. Die folgenden Komponenten sind sinnvoll:

Displays/ Bildschirme

Das Erste, was man in einem Konferenzraum bemerkt, ist der „visuelle“ Teil. Stellt sicher, dass die Bildschirme zentral platziert und von jedem Sitzplatz aus gut einsehbar sind.

Audio

Hochwertige Mikrofone und Lautsprecher sind entscheidend. Sie werden in der Regel auf dem Tisch oder in einer Soundleiste unterhalb des Displays angebracht. Hier gilt, je besser die Klangqualität, desto besser das Meeting.

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Video

Eine Kamera für den Konferenzraum ist wichtig, wenn viele Teilnehmer Remote an dem Meeting teilnehmen. Die Bandbreite reicht von kleinen, integrierten Kameras bis hin zu anspruchsvolleren externen Kameras für größere Räume.

Wenn viele Mitarbeiter in deinem Unternehmen vom Homeoffice aus arbeiten oder die Belegschaft über viele Standorte verteilt ist, ist darüber hinaus die Videokonferenz-Technologie sinnvoll. Es ist wichtig sicherzustellen, dass eure Meeting-Plattform eine einfache Terminplanung bietet und sich mit gängigen Tools wie Outlook und Google integrieren lässt.

Kontrollzentrum

Ihr solltet darauf achten, dass Audio und Kamera von einem Kontroll-Panel aus einfach zu bedienen sind. Viele der heutigen Kontroll-Systeme ermöglichen bereits Funktionen wie Bildschirmfreigabe oder Starten der Videokonferenz mit nur einem Klick.

Steckdosen / Anschlüsse

Ihr solltet sicherstellen, dass genug Steckdosen für alle Teilnehmer vorhanden sind. Darüber hinaus empfiehlt es sich, Multifunktionsadapter zum Anschluss von High-Endgeräten (Fernseher/Monitore/Beamer/HD-Recorder) bereitzustellen, damit eingeladene Besucher ihre Laptops problemlos anschließen können. Internetanschlüsse sowohl über Kabel als auch via Wi-Fi sind ebenfalls ein Muss. Bei Internetanschluss per Kabel empfiehlt es sich, Adapter bereitzustellen.