Manche lieben sie, andere hassen sie. Und wieder andere schwanken je nach Situation zwischen Liebe und Hass. Es geht um das Großraumbüro.

Die positive Seite: Viele sitzen gerne mit ihren Kollegen zusammen, denn ein offenes Bürodesign macht die Zusammenarbeit einfacher. Der Nachteil: Wenn du komplexere Aufgaben erledigen musst, kann es unter Umständen schwierig sein, sich inmitten der ständigen Gespräche, Telefonate und anderer Ablenkungen zu konzentrieren.

„It can result in the opposite of what we’ve hoped for – less collaboration rather than more.“

Libby Sander, assistant professor of organisational behaviour at Bond University Business School

Auf das Design deines Büros hast du in den seltensten Fällen Einfluss, aber es gibt einige Dinge, die du steuern kannst. Zum Beispiel, wie du arbeitest und wie du mit Ablenkung umgehst. Wir geben dir 4 Tipps an die Hand:

1. Benutze Kopfhörer oder verlasse deinen Platz

Fragt man Experten danach, wie das Leben im offenen Büro zu managen ist, hört man meistens die Antwort: „Benutze deine Kopfhörer„. Kopfhörer sind nützlich für die Lärmreduzierung, haben aber auch einen weiteren Vorteil: Sie funktionieren wie ein echtes „Bitte nicht stören“-Signal.

Doch manchmal helfen nicht einmal Kopfhörer. In diesen Momenten ist es gut, einfach einen Spaziergang zu machen. Wenn du später zurückkommst, hat sich der Lärm vielleicht schon gelegt. Viele Büros verfügen auch über Pausenräume oder spezielle Ruheräume, die gebucht werden können, wenn du mal für dich sein willst. Auch das kann eine hilfreiche Strategie sein.

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Wenn man sich auf diese Weise von der Außenwelt abgrenzt, ist es wichtig zu kommunizieren, warum man das tut und wie lange man fort sein wird. So musst du dich bei deiner Rückkehr nicht mit wütenden oder gestressten Kollegen auseinandersetzen.

2. Konzentriere dich auf die wichtigen Aufgaben

Es ist einfach, E-Mails in einem störenden Umfeld zu versenden. Doch komplexere Aufgaben, wie etwa das Schreiben oder Lesen eines dichten Fachtextes oder das Bearbeiten von Videos, erfordern unsere ungeteilte Aufmerksamkeit.

„If you get interrupted halfway through, you have to reproduce the steps […] to get back to where you were.“

Craig Speelman, professor of psychology at Edith Cowan University

Einer der Gründe hat damit zu tun, wie unser Gehirn funktioniert. Wie du vielleicht bemerkt hast, dauert es eine Weile, bis wir mit der Arbeit an einer anspruchsvollen Aufgabe beginnen. Aber nach einer Weile wird die Fokussierung einfacher.

Dieses Gefühl, „in der Zone“ zu sein, entsteht immer dann, wenn sich unser Arbeitsgedächtnis mit der anstehenden Aufgabe beschäftigt. Sobald wir abgelenkt sind oder von der Aufgabe abschweifen, um etwas anderes zu tun, muss unser Gehirn das Arbeitsgedächtnis erst wieder „hochfahren“.

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Wie wenden wir das also auf unser Arbeitsleben an? Am besten in drei Schritten:

1. Plane ablenkungsfreie Zeit für aufwendigere Arbeiten ein, idealerweise dort, wo du nicht unterbrochen werden kannst.
2. Setze Kopfhörer auf und finde deinen Wohlfühlbereich – entweder im Büro oder im Homeoffice, wenn das eine Option ist.
3. Verrichte anspruchsvolle Arbeit nicht zu Tageszeiten, in denen du kaum in der Lage bist, dich zu konzentrieren. Das berüchtigte „Nachmittagsloch“ ist ein solches Negativbeispiel.

Infografik: Ablenkung am Arbeitsplatz

3. Digitale Ablenkungen verhindern

E-Mails und andere digitale Kommunikationsmittel sind praktisch und effektiv, aber sie können auch sehr störend sein, wenn man sich wirklich konzentrieren muss. Wir wissen inzwischen, dass digitale Ablenkungen zu den größten Zeitfressern gehören. Es gibt Untersuchungen, die belegen, dass selbst das ausgeschaltete Handy auf dem Schreibtisch ein potenzieller Ablenker ist, weil es dich in die Erwartung versetzt, es könnte jeden Moment eine Nachricht für dich eingehen.

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Was also kannst du tun? Wenn du dir Zeit für das Wichtige genommen hast, versuche einfach, alle Geräte zu deaktivieren, die Benachrichtigungen senden könnten. Dieser Schritt mag radikal klingen, aber damit umgeht man die bekannte Falle, die als „Tyranny of the Urgent“ bekannt ist: das Gefühl, dass Aufgaben zeitkritischer und wichtiger wahrgenommen werden, als sie es tatsächlich sind.

„The notifications are like an alarm: they say you need to attend to it right away.“

Remi Ayoko, associate professor at the University of Queensland Business School

Und wenn dich jemand wirklich braucht, wird er dich wahrscheinlich eher anrufen, anstatt dir eine E-Mail zu schreiben. In der Kurzfassung: Deaktiviere alle Benachrichtigungen, lass dein Handy eingeschaltet, aber lege es nicht auf deinen Schreibtisch.

4. Sei dir bewusst, wie sich dein Verhalten auf andere auswirkt

Wir alle sollten versuchen, so respektvoll wie möglich zu sein, wenn wir uns einen Arbeitsplatz teilen. Schließlich sitzen wir alle im selben Boot. Hier sind einige Tipps für dich, wie du das Leben deiner Arbeitskollegen ein wenig erleichtern kannst:

• Respektiere die Privatsphäre deiner Kollegen (wie beispielsweise ihren Schreibtisch) und störe nicht einfach ohne Erlaubnis.
• Vermeide Essen an deinem Schreibtisch.
• Telefoniere, wenn möglich, nicht so oft am Platz – besonders dann nicht, wenn es private Anrufe sind.
• Führe Einzelgespräche mit Kollegen außerhalb der offenen Arbeitsbereiche. Vielleicht gibt es einen Café- oder Lounge-Bereich, wo ihr die Menschen um euch herum nicht ablenkt.

Dieser Artikel wurde von Patrick Wright auf Englisch verfasst und am 29.04.2019 auf www.forbes.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren Lesern zu relevanten Themen austauschen können.