Feedback im Jahresgespräch richtig verpacken: Tipps und Tricks

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Feedback im Jahresgespräch richtig verpacken: Tipps und Tricks

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Das Jahresgespräch dient vor allem dem Aussenden und Empfangen von Feedback. Dabei wird das Feedback laut Wikipedia als

eine intentionale, verbalisierte Rückmeldung an eine Person über ihr Verhalten und dessen Wirkung auf andere

definiert. Der Sinn und Zweck von Feedback ist die Möglichkeit, anderen auf nicht verletzende und konstruktive Weise mitzuteilen, wie ihr Verhalten aufgenommen wird. Damit ist es eine Art Echo oder gar Spiegel, in den man „hineinblickt“, um sich zu orientieren und mit sich selbst auseinanderzusetzen.

Ein wissenschaftlicher Blick auf das Feedback

Jeder Mensch hat ein Selbstbild, also ein Bild, wie er sich selbst sieht. Dem entgegen steht das Fremdbild. Es wird davon bestimmt, wie andere Personen einen selbst wahrnehmen. Genau in diesem Spannungsverhältnis findet sich das sogenannte Johari-Fenster. In der Wissenschaft beschreibt es das Fenster zwischen bewussten und unbewussten Persönlichkeits- und Verhaltensmerkmalen.

Unbewusste Persönlichkeitsmerkmale kann man innerhalb einer Gruppe nicht zeigen und bestimmte Verhaltensmerkmale möchte man vielleicht auch nicht herzeigen. Im Gegenzug können andere Gruppenteilnehmer Merkmale sehen, die man selbst nicht erkennt, die aber das Fremdbild entscheidend prägen.

Das Feedbackgespräch dreht sich genau um den im „Johari- Fenster“ beschriebenen öffentlichen Bereich des Menschen. Ziel ist es dabei, das Fremd- und Selbstbild durch den Input der Gruppe bzw. des Vorgesetzten – je nachdem von wem man das Feedback erhält – zu erweitern. Schließlich prägt das Fremdbild wesentlich auch das Selbstbild, indem bestimmte Verhaltensweisen so erst von der Person erkannt und „bearbeitet“ werden können. Denn hinter jedem, von Außenstehenden unterschiedlich aufgefassten  und beurteilten Verhalten einer Person steht eine Absicht. Mittels Feedback kann dem Empfänger der Denkanstoß dazu gegeben werden, ob seine Absicht dem entspricht, was sie im Fremdbild bewirkt und ob er sein Verhalten entsprechend anpassen möchte.

Feedback im Arbeitsalltag

Auch wenn wir uns das nicht immer wünschen, so ist der Arbeitsalltag immer geprägt von einem Auf und Ab, ruhigeren wie auch stressigeren Zeiten. Und gerade dort, wo die Gruppendynamik regelmäßig hohem Druck oder dem Stress von Veränderungen unterliegt, stauen sich viele Gefühle an, die nach dem Empfinden des Einzelnen oftmals als „fehl am Platze“ empfunden werden. Werden diese Gefühle nicht regelmäßig in Feedback-Gesprächen mitgeteilt, kann sich relativ schnell ein hohes Frustpotential anstauen.

Ein bewährtes Ventil neben all den kleinen Alltagssituationen, in denen Feedback oft nur sehr projektbezogen oder punktuell angebracht werden kann, stellt hier das Jahresgespräch dar. Deshalb sollten Arbeitgeber und Management in jedem Fall darauf erpicht sein, dieses mindestens jährlich, besser sogar halb- oder vierteljährlich mit ihren Arbeitsgruppen und Mitarbeitern anzuberaumen.

Einladung zum Jahresgespräch

Jeder Arbeitgeber oder Chef sollte sich bewusst sein, dass das „Jahresgespräch“ für den Mitarbeiter eine Stresssituation darstellen kann, ähnlich der von Zeugnisvergaben. Allzu oft schweben bei Mitarbeitern vor allem Gedanken an negative Aspekte mit. Es liegt daher in der Hand des Vorgesetzten, schon von Anfang an das Gespräch möglichst positiv und locker auszulegen und den Mitarbeiter anzuspornen, sich auch selbst ein paar Notizen zu machen, was dieser denn gerne im Gespräch ansprechen würde. Das nimmt vielfach bereits den Druck aus der Situation.

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Verhalten im Jahresgespräch

Beginnen sollte man ein Feedback-Gespräch grundsätzlich mit etwas Small-Talk, möglicherweise einer Anekdote, um die Stimmung auf beiden Seiten zu lockern. Da Feedback bekanntlich immer aus zwei Seiten besteht, den negativen und positiven Aspekten, sollten positive Eigen- oder Errungenschaften des Mitarbeiters unbedingt auch herausgestellt und keinesfalls vernachlässigt werden.

Ein bewährtes Modell, um effektiv, aber ohne Nachgeschmack die Verbesserungsvorschläge an den Mitarbeiter zu überbringen ist die Sandwich-Taktik: Fang mit den positiven Errungenschaften des Mitarbeiters an und lobe ihn. Komm dann zu den negativen Aspekten seiner Arbeit (oder seines Verhaltens), leite aber direkt darauf zu seinen positiven Eigenschaften über und schließe dein Feedback auch damit!

Achte dabei immer auf „Ich-Botschaften“ wie

„… ich empfand das damals…“,

„…ich denke, es wäre gut…“,

„…ich war der Auffassung…“.

So drängst du den Mitarbeiter nicht in die Defensive. Bleib zudem immer beschreibend und konkret. Ein weiterer „Trick“ für ein gutes Ergebnis des Gesprächs ist, stets positive Formulierungen zu verwenden.

 

Annehmen von Feedback

Feedback geht immer in zwei Richtungen. Hör deinem Mitarbeiter also gut zu. Bedenke dabei, dass deine Mitarbeiter möglicherweise nicht so gut geschult oder vorbereitet oder auch einfach rhetorisch begabt ist, um sein Feedback zu formulieren.

Lass dich daher keinesfalls in die Defensive drängen, sondern sei offen für die Botschaft hinter der Aussage und lass ihn aussprechen. Ein Fehler, der hier oft gemacht wird, ist, dass es zu einer Diskussion über die Aussagen des Mitarbeiters kommt. Dies solltest du aber tunlichst vermeiden, denn über subjektiv Erlebtes lässt sich nicht diskutieren.

Vermeide daher auch unnötige Klarstellungen oder Verteidigungen, hake nur nur nach, wenn du den Punkt des Mitarbeiters nicht verstanden hast, oder dir die (konkrete) Botschaft hinter den Aussagen noch verborgen ist. Und selbstverständlich gehört es auch zum guten Ton, sich – selbst nach negativem Feedback – für die Offenheit des Mitarbeiters zu bedanken.

Mit diesen Tipps sollte dir das Jahresgespräch jedenfalls stichhaltige Ergebnisse zur Beurteilung der jeweiligen Person, aber auch der Gruppendynamik und auch zum Fremdbild deines Führungsstils geben.

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