8 Tipps, um sofort Kosten, Zeit und Nerven zu sparen

Wie kannst du die größten Zeitfresser und Effizienz-Killer in deinem Unternehmen entlarven? Und welche Maßnahmen bringen die schnellstmöglichen Resultate? Die folgenden Tipps helfen, viel Zeit und Geld zu sparen, Überstunden zu reduzieren und deine Mitarbeiter und dich selbst zu entlasten. Das Beste daran: Alle Maßnahmen sind sofort umsetzbar!

1. Schaffe Ordnung am Arbeitsplatz

Herrscht auf deinem Schreibtisch das reinste Chaos? Dann geht es dir nicht anders als den meisten Menschen. Wichtige Briefe stapeln sich zwischen Bewerbermappen, Notizzetteln, Kalendern und Broschüren, die man schon lange mal lesen wollte. Die Folge: Unnötige Suchzeiten, Dinge geraten in Vergessenheit, der Stress ist programmiert.

Deutschland sucht anstatt zu arbeiten – das darf und muss nicht sein. Das Chaos auf dem Schreibtisch lenkt außerdem vom Wesentlichen ab.

Was du also tun solltest: Räume auf, und zwar gründlich! Du wirst sehen, wie sich das sofort positiv auf deinen Büroalltag auswirkt. Kein Suchen mehr, keine Hektik – Du weißt stets, wo sich alles befindet und kannst dich vollkommen auf deine Aufgaben konzentrieren.

Unterlagen in Papierform lassen sich mit digital gespeicherten Dokumenten oder Aufgabenlisten verknüpfen – So bleibt dein Schreibtisch frei von Unterlagen.

Durch einen aufgeräumten #Arbeitsplatz lässt es sich mehr als 20 Prozent effizienter arbeiten. Klick um zu Tweeten

Dieses Potenzial steigt mit jedem weiteren Arbeitsplatz, für den du als Führungskraft Verantwortung trägst!

2. Definiere Ablageregeln

Kaum zu glauben, aber leider wahr: Büro-Mitarbeiter verbringen im Schnitt 13 Prozent ihrer Zeit mit der Suche nach Dateien und Dokumenten auf ihrem Computer, den gemeinsamen Laufwerken und im Aktenschrank.

Am Tag kommen dabei 55 Minuten zusammen! Wertvolle Zeit könnte gespart werden, wenn es Ablageregeln gäbe. Diese sollten für die gesamte Abteilung gelten. Lege zum Beispiel fest, wo und nach welchem Schema digitale Dokumente auf dem Abteilungslaufwerk abgelegt, wo die Hauspost deponiert wird oder wo und wie Büromaterialien gelagert werden. Alles hat seinen Platz und ist innerhalb einer Minute zur Hand. Ablagespielregeln sparen Zeit und Nerven.

Erstelle ein Abteilungshandbuch, in dem alle Regeln dokumentiert sind. Das Handbuch am besten in digitaler Form anlegen, so haben alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff darauf. Immerhin: In 72 Prozent der Unternehmen gibt es Regeln, jedoch werden diese in nur 27 Prozent aller Unternehmen auch wirklich konsequent befolgt. Du hast die Chance, dies ab heute in deinem Unternehmen zu ändern.

3. Nutze Kanban

Kommt es in deinem Unternehmen häufig vor, dass das Kopierpapier oder andere Büromaterialien ausgehen, weil sich niemand für die Nachbestellung verantwortlich fühlt?

Ohne Büromaterial ist kein reibungsloses Arbeiten möglich – wertvolle Zeit geht mit Suchen und Warten verloren.

Regle Büro- und Lagerbestände per Kanban, einem sich selbst steuernden System mit klaren Zuständigkeiten, das dafür sorgt, dass alle Dinge jederzeit verfügbar sind. Keine Arbeitsunterbrechungen mehr, nie mehr frustrierte Mitarbeiter.

4. Schaffe klare Zuständigkeiten

Wenn die eine Hand nicht weiß, was die andere tut, bleiben Dinge entweder liegen, oder es kommt zu Doppelarbeiten. Effizientes Arbeiten funktioniert anders. Schaffe klare Zuständigkeitsregelungen und führe Vertretungsregeln ein. Nur so kannst du sicherstellen, dass Prozesse nicht zum Erliegen kommen, wenn Mitarbeiter im Urlaub sind oder wegen Krankheit ausfallen.

5. Nutze digitale Tools

Bis zu 2 Stunden täglich wenden Büromitarbeiter allein für das Bearbeiten von E-Mails auf, das sind 10 Stunden pro Woche! Outlook bietet viele hilfreiche Tools, die einem die Bearbeitung von E-Mails erleichtert. Nutze beispielsweise Outlook Quicksteps. Mit dieser Funktion kannst du mehrere Arbeitsschritte mit einem einzigen Klick erledigen, zum Beispiel eine Eingangsbestätigung an den Kunden schicken, dem Kollegen eine Benachrichtigung senden, die E-Mail in eine Aufgabe verwandeln und die Mail archivieren. Das alles kostet dich statt fünf Minuten dann nur noch eine Sekunde.

Ein weiterer Tipp: Verwende E-Mail-Vorlagen. Bei Texten, die regelmäßig versendet werden, wie zum Beispiel Angebotsbestätigungen an Kunden, Nachbestellungen von Büromaterialien oder routinemäßige Infos an Kollegen, kannst du damit viel Tipparbeit sparen – mindestens 30 Minuten pro Tag!

Digitale Kalender-Tools helfen außerdem dabei, den Überblick über Termine und Aufgaben zu behalten.

EXTRA: Einblick in die Redaktion: Mit diesen Tools arbeiten wir

6. Verwalte Termine und Aufgaben mit EINEM System

Statt mehrere Kalender und Aufgabenlisten zu führen, womöglich noch in Papierform und digitaler Form zugleich, solltest du dich für ein einziges System entscheiden. Denn schnell verliert man den Überblick über die verschiedenen Listen. Die Folge sind verpasste Termine und Deadlines. Programme wie Outlook und OneNote helfen dabei, immer den vollen Überblick über Termine und Aufgaben zu haben. Nie mehr suchen, nie mehr Stress, nichts wird mehr vergessen.

7. Bereite Besprechungen immer vor

Zu lang, null Struktur: #Meetings sind in vielen Unternehmen die reinsten Effizienz-Desaster. Klick um zu Tweeten

Im Mittel verbringen Teilnehmer 19 % ihrer Arbeitszeit in Meetings. Ist das bei dir auch so? Je größer das Unternehmen, desto mehr Zeit geht dafür flöten. Teamleiter sollten sich die Frage stellen, ob wirklich alle Mitarbeiter anwesend sein müssen – denn wer nicht am Schreibtisch ist, kann auch seine Aufgaben nicht erledigen.

Gehe nie ohne Agenda in eine Besprechung und halte sich konsequent an Start- und Endzeit des Meetings. Wer zu spät kommt, muss einen bestimmten Geldbetrag in die Abteilungskasse legen. Dies kann helfen, Besprechungszeiten aufs Nötigste zu reduzieren und effizienter zu machen. Bis zu 25 % Arbeitszeitgewinn wären drin. Hier schlummern also enorme Potenziale für dein Unternehmen.

8. Führe ein Verbesserungsvorschlagssystem ein

Wenn du herausfinden willst, an welchen Stellen es in deinem Unternehmen hakt: Frage deine Mitarbeiter! Sie wissen am besten, was nicht gut läuft. Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist auch ein digital basiertes Verbesserungsvorschlagssystem sinnvoll.