Alle sprechen über Digitalisierung. Dabei vergessen viele, dass die neu ins Unternehmen gebrachten IT-Lösungen rund um SaaS, Cloud & Co. auch nachhaltig gemanagt werden müssen. Dazu braucht es vor allem Transparenz.

Hand aufs Herz – müssten IT-Verantwortliche ein detailgetreues Bild ihrer IT-Infrastruktur zeichnen, gäbe es viele weiße Flecken auf der Landkarte. Neben Schatten-IT sind in den letzten Jahren auch Cloud-Sprawl und Rogue SaaS (die unkontrollierte Ausbreitung von SaaS) zu einem handfesten Problem geworden. Und selbst bei dokumentierten Anwendungen, ist oft unklar, wie die Software genutzt wird, und ob sie geschäftskritisch bzw. rentabel ist. Daher sollte die erste Frage heißen:

Wie sieht unser IT-Bestand tatsächlich aus?

Eine umfassende Inventarisierung ist hier das A&O, um die IT-Assets in geschäftsrelevante und ROI-starke Anwendungen auf der einen und unnötige und unrentable Anwendungen (z. B. Technical Debt) auf der anderen Seite zu unterteilen. Auf dieser Basis lässt sich der IT-Haushalt entsprechend entrümpeln.

Optimale Lizenzen für eure Software

Den IT-Bestand aufzuräumen, hilft auch Kosten zu sparen. Denn: Softwarelizenzen sind per se verwirrend, Nutzungsbedingungen oft bewusst komplex gehalten. Die großen Softwarehersteller – darunter Microsoft, IBM, Oracle und SAP – legen ihre Preise auf der Grundlage undurchsichtiger Kombination von Cores, Clustern, Umgebungen und Verfügbarkeit fest.

Es ist also nachvollziehbar, warum die meisten Unternehmen nur grob schätzen, wie viel ihre Software tatsächlich kostet. Bei Audits kann der fehlende Einblick in den Lizenzstatus zudem erhebliche Probleme verursachen. Gefragt sind automatisierte Management-Tools, um den tatsächlichen Lizenzbedarf zu ermitteln und Compliance-Verstöße wie Einsparungspotentiale zu erkennen.  

SaaS-Kosten in den Griff kriegen

Eine Firmenkreditkarte, eine kurze Anmeldung im App-Store und voilà – die nächste SaaS hält Einzug in die IT-Infrastruktur. Kein Wunder, dass die Kosten für Cloud-Anwendungen explodieren. Auch weil das SaaS-Management in vielen Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt.

Wo soll man angesichts der wachsenden Anzahl an SaaS beginnen? Ein guter Tipp ist hier der Gebrauch der 80/20 Regel: 80% der SaaS-Kosten entfallen in der Regel auf große Anbieter wie Salesforce und Microsoft Office 365. Daher sollten Unternehmen beim SaaS-Management auch diesen Big Playern vorrangig ihre volle Aufmerksamkeit schenken.

Wie kontrolliert man eigentlich die Cloud?

Public Cloud, Private Cloud oder Hybridmodell – die Kontrolle behält derjenige, der auf gute Cloud-Governance-Praktiken zurückgreifen kann. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungsdaten, die detailliert nach AnbieterInnen, Kostenstelle, Anwendung und BenutzerInnen aufgeschlüsselt sind.

Eine wichtige Rolle spielen in diesem Zusammenhang auch die Rabatte und Sonderaktionen der jeweiligen Cloudanbieter. Wer diese Angebote (z. B. reservierte Instanzen) den eigenen Konten richtig und zeitnah zuordnet, kann viel Geld einsparen.

Der Weg in die Cloud

Strategien für die Cloud Migration gibt es viele (z. B. Lift & Shift). Grundvoraussetzung bleibt jedoch auch hier eine umfassende Bestandsaufnahme auf Basis bereinigter und normalisierter IT-Asset-Daten. Dadurch können z. B. Redundanzen und Konsolidierungsmöglichkeiten ausgemacht werden.  

Im nächsten Schritt folgt ein automatisierte Business-Service-Mapping, um Abhängigkeiten im Kontext der gesamten Unternehmens-IT zu identifizieren. So lassen sich zum Beispiel einzelne Business-Services identifizieren, die auf ein und dieselbe Datenbank zugreifen. Im Netz der Abhängigkeiten wird dann schnell klar, welche Anwendung vorrangig migriert werden sollte.

Die Crux mit  ITFM und ITSM

Traurig, aber wahr: ITFM (IT-Finanzmanagement) und ITSM (IT-Servicemanagement) allein nutzen bei der Optimierung des technologischen Mehrwerts nur wenig. Sie liefern lediglich singuläre Einblicke in Kosten und Lizenzen, ohne jedoch echte Transparenz zu schaffen.

Entspricht die Nutzung der Anwendungen auch den Compliance-Vorgaben? Wie steht es um EOL/EOS (End-of-Life/End-of-Service) sowie Sicherheitsschwachstellen? Lassen sich Lizenzen umverteilen? Und wie hoch ist der ROI bzw. das Einsparungspotential? Um diese Fragen zu beantworten, sind aktuelle und angereicherte IT-Assetdaten nötig.

Der Preis des Nichtstuns

Viele Unternehmen setzen beim IT-Management noch immer auf standardisierte Workflows und Prozesse, obwohl sie mit Cloud, Saas und Co. längst einen Schritt weiter sind. Heutige IT-Infrastrukturen sind gnadenlos komplex.

Lizenzen umfassen sowohl On-Premise als auch mehrere Public und Private Clouds und Container. Dementsprechend müssen sich auch die Praktiken und Tools weiterentwickeln. Wer hier nur abwartet, kann jeden Tag zusehen, wie sich die Diskrepanz zwischen den erworbenen IT-Assets und ihrem tatsächlichen ROI vergrößert.

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