Schutz vor Datenverlust: So bewahrst du deine Dokumente sicher auf

Wichtige Verträge, gut gehütete Firmengeheimnisse oder Kundendaten: In jedem Unternehmen gibt es solche Dokumente, die besonders schützenswert sind. Sie zu verlieren, käme für einen Betrieb einer Katastrophe gleich. Sicherheitsmaßnahmen, die den Fremdzugriff auf diese Akten – oder auch digitalen Kopien – verhindern, sind also unerlässlich.

Datenschutz ist ein Thema, das im allgemeinen Bewusstsein fest verankert ist und das sich auch Unternehmen unbedingt zu eigen machen müssen. Hier nachlässig zu agieren, kann man sich in der heutigen Zeit kaum noch erlauben. Der Verlust wichtiger Daten hätte sicherlich den Verlust diverser Geschäftspartner und Kunden zur Folge. Doch was kann man tun, um diesen zu vermeiden?

Das Bankschließfach: sicher, aber nicht für jeden Zweck geeignet

Ein Schließfach in einer Bank anzumieten und Firmendokumente dort zu verwahren, ist natürlich eine extrem sichere Variante. Denn ein solcher Tresor unterliegt dem Bankgeheimnis.

Einzig und allein der Besitzer des Fachs weiß also, was sich darin befindet.

Und nur er kann darauf zugreifen, denn nur um in den Vorraum zu gelangen, muss er sich schon ausweisen. Einen Diebstahl kann man also mit Ausnahme eines Banküberfalls ausschließen. Und selbst in diesem außergewöhnlichen Fall ist davon auszugehen, dass es die Täter eher auf andere Dinge abgesehen haben.

Bankschließfach: Unpraktisch für das Tagesgeschäft

Das Bankschließfach eignet sich allerdings nicht für alle Dokumente und Unterlagen. Denn einige davon werden im Tagesgeschäft andauernd gebraucht. Dann jedes Mal zur Bank zu gehen ist selbstverständlich nicht möglich. Für solche täglich verwendeten Daten muss also eine andere Lösung gefunden werden.

Praktische Lösung: ein eigener Tresor

Egal, ob Dokumente in Papierform oder als digitale Medien vorliegen: Für beide Varianten gibt es passende Wertschutzschränke, in denen sie effektiv vor Diebstahl geschützt werden können. Diese Safes können entweder mit Schlüssel- oder Zahlenschlössern ausgestattet werden.

Diebstahl- und Feuerschutz

Ein großer Vorteil solcher Dokumenten- und Datentresore ist es, dass sie nicht nur vor Fremdzugriff schützen. Auch im Brandfall ist ihr Inhalt zuverlässig vor Schäden geschützt. Um ein Brandschutzsiegel zu erhalten, müssen sie genormte Tests durchlaufen. Die angegebene Brandschutzzeit wird dabei von unabhängigen Instituten wie dem VdS festgelegt, so dass es zertifizierte Werte gibt. Man bekommt die Wertschutzschränke entweder im Fachhandel oder bei Onlinehändlern. Wichtig zu beachten ist, dass die Safes von renommierten Marken stammen.

NAS vs. Cloud

Sicherheitskopien an einem Internetspeicherort abzulegen, empfiehlt sich bei besonders sensiblen Daten eher nicht. Für Daten in der Cloud gilt:

Zu groß ist die Gefahr, dass sie in die falschen Hände geraten.

Will man dennoch eine zusätzliche Version abspeichern, sollte man das lieber in einem internen Speicherort tun. Auf ein NAS (Network Attached Storage) von außen zuzugreifen ist nämlich ungleich schwerer.

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