Studien zeigen, dass ArbeitnehmerInnen im Homeoffice tatsächlich mehr Stunden arbeiten als im Büro. Hinzu kommt die Doppelbelastung, da man zuhause den ganzen Tag über mit verschiedenen Verantwortlichkeiten jongliert. Folglich kann die Zeit schnell entgleiten und die Work-Life-Balance ins Ungleichgewicht geraten.

Doch wie kannst du dein Gleichgewicht finden und verlorene Zeit zurückgewinnen? Erstelle einen Arbeitsplan, um deinen Tag zu strukturieren.

1. Erfasse deine Zeit

Um deinen persönlichen Arbeitsplan zu erstellen, musst du zunächst deine Zeit erfassen. Wenn du deine Zeit erfasst, solltest du so genau wie möglich sein. Wie lange brauchst du wirklich, um bestimmte Aufgaben zu erledigen? Verfolge deine Aufgaben auf die Minute genau.

Neben den Arbeitsaufgaben solltest du auch alles andere erfassen, was deine Zeit in Anspruch nimmt, wie z.B. die Kinderbetreuung oder die Unterstützung der Kinder bei den Schularbeiten. Du kannst eine App verwenden, um deine Zeit zu erfassen oder einfach die Stoppuhrfunktion deines Handys benutzen und eine Tabelle erstellen.

Verfolge deine Zeit eine ganze Woche lang, um dir ein genaues Bild davon zu machen, wie viel Zeit für Routineaufgaben (E-Mails, Meetings) oder für die täglichen Arbeitsanforderungen aufgewendet wird. Anschließend kannst du abschätzen, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen. Dein Zeitplan wird wahrscheinlich von Tag zu Tag schwanken. Folglich solltest du nicht nur beachten wie lange Aufgaben dauern, sondern auch wann sie erledigt werden müssen.

2. Erstelle eine Basisstruktur

Erstelle eine Basisstruktur für deinen Terminplan. Sobald du weist wie viel Zeit du für verschiedene Aufgaben aufwendest, kannst du damit die Gliederung für deinen Zeitplan erstellen. Beginne mit den Aufgaben, die zu bestimmten Zeiten oder an bestimmten Tagen erledigt werden müssen. Das wird die Basis, von der aus du den Rest des Tages planen kannst.

Vergiss nicht eine Mittagspause einzuplanen. Eine Auszeit von der Arbeit ist wichtig für deine psychische Gesundheit. Erinnere dich daran wie wichtig eine Mittagspause ist, wenn du diese einplanst. Somit kannst du hoffentlich verhindern, dass du zur gleichen Zeit isst und arbeitest.

3. Plane Pausen ein

Neben der Mittagspause ist es ebenso wichtig einige kurze Pausen während des Tages einzuplanen. Regelmäßige Pausen helfen dir deine Energie den ganzen Tag über zu erhalten, indem du dir Zeit zum Aufladen gibst. Nimm Abstand von der Aufgabe, an der du gerade arbeitest und:

• mache einen kurzen Spaziergang
• spiele mit deinen Kindern
• lies ein Buch
• esse einen Snack
• mache etwas anderes, das nicht mit der Arbeit zusammenhängt

EXTRA: Pause statt Burnout: 5 Tipps für stressige Zeiten

Nach einer Pause kannst du mit mehr Klarheit und Konzentration an die Arbeit zurückkehren, anstatt zu versuchen den ganzen Tag durchzuackern.

4. Optimiere deinen Zeitplan

Es wird immer gewisse zeitliche Einschränkungen und Dinge geben, über die du keine Kontrolle hast, aber hinsichtlich deines Zeitplans hast du dennoch einen Spielraum. Du kannst den größten Teil deines Arbeitstages planen, um ihn für dich selbst zu optimieren.

Deine Energie schwindet natürlicherweise im Laufe des Tages. Finde also heraus, wann du die meiste Energie hast. Während dieser Zeit kannst du dich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren und diese planen.

5. Setze Zeitblöcke fest

Zeitblöcke können dir helfen Zeitverluste zu minimieren, wenn sie effektiv genutzt werden. Statt an derselben Aufgabe einige Male am Tag zu arbeiten, solltest du einen größeren Zeitblock einplanen, in dem du dich nur auf eine Aufgabe konzentriert. Dies ist besonders nützlich für Dinge, die mehr Konzentration erfordern, wie:

• Schreiben
• Recherchen
• Erstellung von Inhalten

Bestimmte Blöcke können mehrmals am Tag eingeplant werden, z.B. das Checken von E-Mails oder Meetings. Andere sind hingegen am effektivsten, wenn sie ganz bleiben, z.B. die Arbeit an Projekten oder alles andere, das deine volle Konzentration erfordert. Versuche ähnliche Aufgaben in einem Block zusammenzufassen, um deinen Fokus zu maximieren.

6. Plane nicht alles auf die Minute genau

Während der Zeiterfassung solltest du exakt auf deine Zeit achten, allerdings gilt dies nicht für deine Planung. Dein Zeitplan sollte eher wie eine Agenda, anstatt wie eine minutengenaue Vorgabe sein. Es wird immer unvorhergesehene Ereignisse geben, die deine Pläne beeinflussen:

• Besprechungen werden sich verspäten
• Projekte werden mehr Zeit in Anspruch nehmen, als du erwartest
• Es wird Tage geben, an denen dein Handy keine Ruhe gibt.

Die Strukturierung deines Tages hilft dir schneller wieder auf den richtigen Weg zu kommen, wenn du etwas aus dem Zeitplan gerissen wurdest.

EXTRA: Work-Life-Balance: Sevgi Ates im Experten-Interview

7. Beachte Ablenkungen

Wenn du feststellst, dass du selbst mit einem einzuhaltenden Zeitplan keine zusätzliche Zeit gewinnst, solltest du nach möglichen Ablenkungen Ausschau halten und diese vermeiden. Wie viel Zeit verbringst du während deines Arbeitstages mit arbeitsfremden Aufgaben und wie viel Zeit verbringst du tatsächlich mit der Arbeit? MitarbeiterInnen ist oft nicht klar, wie viel Zeit sie für eine Aufgabe aufwenden, egal ob das nun Arbeit ist oder ein Social-Media-Post.

Vielleicht stellst du fest, dass bestimmte Aufgaben länger dauern als du erwartet hast oder dass du an einem Tag öfter zum Handy greifst als dir bewusst war. Für Ersteres solltest du deinen Zeitplan anpassen, um sicherzustellen, dass du genügend Zeit einplanst. Für Letzteres solltest du erwägen dein Handy in einem anderen Raum zu lassen oder ein Plugin zu installieren, welches bestimmte Websites blockiert, damit du nicht in Versuchung geführt wirst.

Die Erstellung deines optimierten Arbeitsplanes erfordert oft ein wenig Ausprobieren. Arbeite weiter damit und passe dich bei Bedarf an. Auf diese Weise wirst du bald einen besseren Umgang mit der Zeit sowie ein besseres Gleichgewicht in deinem täglichen Leben vorfinden.

Dieser Artikel wurde auf Englisch von Ashira Prossack verfasst und am 24. August 2020 auf www.forbes.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren Lesern zu relevanten Themen austauschen können.