Digitale Transformation: Der beste Weg, deine Dateien zu archivieren

Die Digitalisierung der Geschäftswelt hat dem Papierkram Einhalt geboten, doch die Dokumente müssen weiterhin mit Sorgfalt behandelt werden. Die Mehrzahl der Unternehmer und freiberuflich Tätigen heute sehen sich deshalb vor die Herausforderung gestellt, große Mengen an Dateien effizient und sicher zu archivieren. Wir verraten dir, wie du mithilfe digitaler Umwandlungsmethoden Platz sparen und bei der Sicherung deiner Daten den Überblick bewahren kannst.

EXTRA: Der Schlüssel zum Erfolg – die Digitalisierung verspricht großen Erfolg

Ordnung schaffen und Platz sparen

“Ordnung ist das halbe Leben” trifft auf die Ablage und Sicherung von Dateien auf jeden Fall zu. “Ordnung” bedeutet im Zusammenhang mit dem Archivieren von Dateien vor allem zwei Dinge:

• Die Dateien sind so abgelegt, dass es einfach ist, darauf zuzugreifen und Informationen nachzuschlagen, wenn man sie benötigt.
• Die Dateien sind so abgelegt, dass man das meiste aus dem vorhandenen Speicherplatz herausholt.

Digitale Umwandlungsmethoden können nicht nur einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, den Umfang von Dateien zu verringern, sondern auch die Suchbarkeit von Inhalten verbessern und die Kategorisierung erleichtern.

Formate optimieren

Dir ist wahrscheinlich bereits bekannt, dass die Größe einer Bild- oder Textdatei vom verwendeten Format abhängt. Doch welche Unterschiede sind dafür verantwortlich, dass ein und dasselbe Firmenlogo als PNG (Portable Network Graphic) eine größere Datei abgibt als im JPG (Joint Photographic Experts Group)-Format? Selbst wenn sie auf den ersten Blick genau gleich aussehen, die Menge an Informationen, die für beide Bilder vorliegen, ist nicht dieselbe. Im PNG-Format werden Metadaten und Signaturen gespeichert, die es zum Beispiel ermöglichen, ein Logo mit transparentem Hintergrund zu haben. Bei der Umwandlung in JPG wird dieser durch eine weiße Fläche ersetzt, weil das Format diese Eigenschaft nicht unterstützt und die Information “transparent” nicht wiedergeben kann.

Der Verlust von Informationen beim Herabstufen auf einen kleineren Dateityp ist unvermeidbar. Ob die Umwandlung trotzdem infrage kommt, ist davon abhängig, für welchen Zweck man die Dateien archiviert. JPG ist das kompakteste gängige Bildformat und eignet sich gut für die Ablage von Fotos. Für Illustrationen oder Grafikressourcen ist es hingegen nicht die beste Wahl, da die Bearbeitbarkeit dadurch eingeschränkt wird.

Textdokumente, die nicht geschützt werden müssen, müssen nicht zwingend als PDF abgelegt werden. Mithilfe der richtigen Applikation kann man eine einfache Konvertierung von PDF nach Word durchführen. Dadurch wird die Größe von Dateien verringert und die Bearbeitbarkeit bleibt erhalten. Diese Word-Datei kann dann in der Zukunft erneut in ein PDF umgewandelt werden, falls es nötig wird.

Suchbarkeit erhöhen

Obwohl es nicht das kleinste aller verfügbaren Formate ist, ist die beste Wahl für gemischte Dokumente und Scans oft das PDF (Portable File Format). Das Format unterstützt verschiedene Medientypen und macht es durch fortschrittliche Texterkennungstechnologie möglich, gescannten Text zu durchsuchen. Dadurch erhöht sich die Suchbarkeit von Inhalten ungemein, was wiederum das Sortieren und Kategorisieren einfacher macht.

PDFs zusammenführen

Für die Kategorisierung von archivierten Dateien kann es des Weiteren vorteilhaft sein, zusammengehörige Dateien zu PDFs zu kombinieren. Am Einfachsten geht das mithilfe des flexiblen Zusammenführen-Werkzeugs in der Acrobat DC-Software von Adobe. Damit kann man neben PDFs und Bilddateien nämlich auch Office -und Webseitenformate in einem PDF kombinieren.

Als Alternative dazu stehen einem praktische kostenlose Onlinetools zur Verfügung, um Dateien zu zusammenzufügen. Nicht alle davon sind allerdings so großzügig wie Adobes Software, wenn es darum geht, verschiedene Formate zu akzeptieren.

Dateien komprimieren

Grundsätzlich gibt es zwei Wege, um die Größe von Dateien zu reduzieren, ohne das Format zu ändern: Zippen (auch: “Verpacken”) und Komprimieren.

Beim Erstellen von ZIP-Dateien handelt es sich um eine verlustlose Komprimierungsmethode. Eine oder mehrere ausgewählte Dateien werden dabei einem sogenannten ZIP-Ordner hinzugefügt und der Dateiinhalt dann für den Transport optimiert (“verpackt”). Alle Daten und Informationen im Hintergrund bleiben bei dem Vorgang erhalten. Auf diese Weise können die Originalformate 1:1 wiederhergestellt werden, indem man den Ordner einfach wieder “entpackt”. Eine ZIP-Datei eignet sich deshalb zum Beispiel sehr gut für die Archivierungen von grafischen Assets.

Windows und Mac Betriebssysteme haben beide von vornherein ein integriertes ZIP-Tool. Im Windows Betriebssystem kannst du es aufrufen, indem du eine Datei mit der rechten Maustaste (Windows) anklickt und im Kontextmenü auf “Senden als” – “ZIP-komprimierter Ordner” gehst. Falls du mit macOS arbeitest, wählst du die Datei oder den Ordner mit der linken Maustaste aus und drückst gleichzeitig die Control-Taste auf der Tastatur. Im sich nun öffnenden Kontextmenü wählst du die Option “Komprimieren” aus.

Wenn man davon spricht, eine Datei, speziell ein PDF, zu komprimieren, ist damit meist die Reduktion des Dateiumfangs gemeint. Diese Art von Komprimierung ist dementsprechend nicht ganz verlustlos. Das Ziel ist es hier so viel wie möglich von der Qualität zu erhalten und die Datei dennoch wesentlich zu verkleinern. Komprimierungswerkzeuge tun das unter anderem, indem sie die Auflösung von eingebetteten Bildern verringern.

Um dein PDF mithilfe von Adobe Acrobat DC zu komprimieren, gehe zuerst auf die Registerkarte “Datei” und wähle dann aus dem Menü “PDF-Datei komprimieren”. Nachdem du den Speicherort festgelegt hast, kannst du entweder direkt auf “*.pdf Speichern” klicken oder den Dateityp zu “Adobe PDF-Dateien, optimiert” ändern, um manuell Einstellungen für die Komprimierung vorzugeben.

Die Frage, welche Komprimierungsart zu bevorzugen ist, kann immer nur im Hinblick auf den Zweck einer bestimmten Datei oder Dateigruppe beantwortet werden.

Speichern und sichern

Man benötigt nicht von jeder Datei ein Back-up. Doch Dokumente und Dateiarchive, die beruflich oder privat von Bedeutung sind, sollte man immer mehrfach sichern. Die allgemeine Regel lautet, dass man zusätzlich zur Arbeitskopie zwei Back-ups haben sollte, die an voneinander unabhängigen Orten abgespeichert sind. Damit du entscheiden kannst, welcher externe Speicher deinen Bedürfnissen am besten gerecht wird, haben wir uns in der Folge die Stärken und Schwächen der gängigen Medien näher angesehen.

Externe Festplatten und SSDs

Externe Festplatten und SSDs gehören zu den beliebtesten Back-up-Medien. Sie sind schnell und bei sachgerechter Wartung kann man damit Dateien ca. 10 Jahre lang sicher archivieren. Allerdings gilt das nur, wenn man die Festplatte an einem sicheren Ort aufbewahrt. Erschütterungen und Temperaturschwankungen können die Lebensdauer der Hardware drastisch verkürzen. Um das Speichermedium möglichst lange zu erhalten, sollte man die externe Festplatte, die man zum Archivieren benutzt, nur in Betrieb nehmen, um neue Daten hinzuzufügen oder die existierenden Archive upzudaten. Letzteres muss man alle zwei bis drei Jahre tun, um zu gewährleisten, dass die Dateien nicht unbrauchbar werden.

Optische Discs

Wer nach einem Speichermedium sucht, dass Dateien ein Leben lang archivieren kann, sollte seine Aufmerksamkeit den optischen Speichern zuwenden. Bisher sind sie noch immer recht teuer und die Beschreibungsgeschwindigkeit ist schmerzhaft langsam. Ihre Haltbarkeit ist dafür dank fortschrittlicher Hightech-Materialien praktisch unschlagbar. Je nach Disk kann mit einer Lebenserwartung zwischen 100 und 1.000 (!) Jahren gerechnet werden.

Zugegeben, man weiß nicht, welche Dateiformate in einem Jahrhundert noch relevant sind. Da unter anderem Organisationen wie Museen von dem Speicherformat Gebrauch machen, kann aber davon ausgegangen werden, dass Lesegeräte für optische Disks in Zukunft weiterhin verfügbar sind.

Online Laufwerke

Online-Speicherplätze sind unabhängig von der persönlichen Hardware und das Hochladen von Dateien geht schnell. Der Speicher kann bei Bedarf erweitert werden und solange der Dienstleister existiert, gibt prinzipiell kein Ablaufdatum für Online-Archive.

Fazit

Trotz dieser wesentlichen Vorteile muss man besonders als Unternehmer oder Freelancer bei der Verwendung von Google Drive, Dropbox und Co. Vorsicht walten lassen. Hackerangriffe kommen immer wieder vor. Wer möchte schon seinen Kunden und Geschäftspartnern mitteilen, dass deine Daten möglicherweise gestohlen wurden? Wenn man bei der Datenarchivierung dennoch auf einen Online-Speicher setzen möchte, sollte man einen Anbieter wählen, der auf Unternehmen ausgerichtet ist und die Verschlüsselung der Daten möglich macht. Der Nachteil dabei ist, dass diese Datenservices meist mit monatlichen Kosten verbunden sind.