In der EU sind alle Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen, so ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom Mai 2019. Diese Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit hat das höchste deutsche Arbeitsgericht im September 2022 bestätigt. Dieses Grundsatzurteil hat Fakten geschaffen und war für viele Unternehmen ein Weckruf. Denn Bundesarbeitsminister Heil hat dazu auch einen entsprechenden Gesetzentwurf vorgelegt, der die elektronische Arbeitszeiterfassung vorsieht. Worauf müssen Arbeitgeber sich jetzt einstellen? Wie hat die Arbeitszeiterfassung zu erfolgen?

Gesetzentwurf zu Urteil des EuGH liegt vor

Zunächst regelt der Gesetzentwurf zur Arbeitszeiterfassung nicht, wie die elektronische Zeiterfassung erfolgen soll. Doch egal wie, der Schutz der erfassten Daten muss jederzeit garantiert sein. Denn die personenbezogenen Daten sind durch das Bundesdatenschutzgesetz besonders geschützt. Entsprechend müssen die Betriebe auch erfassen, wer die Daten eingegeben hat. Zudem sind die Daten vor Zerstörung zu schützen. Zeiterfassungssysteme müssen vor allem benutzerfreundlich, kostengünstig und anpassungsfähig sein. Eine Zeiterfassungssoftware erleichtert es den kleinen Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Sie müssen sich nicht um die Gesetze und Regelungen rund um den Datenschutz kümmern, sondern haben Zeit, sich um ihren Betrieb zu kümmern. Die Unternehmen profitieren davon, dass die Arbeitszeiten übersichtlich und fälschungssicher erfasst werden.

Woran sind sichere Zeiterfassungssysteme zu erkennen?

Ein sicheres Zeiterfassungssystem erfüllt die notwendigen Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Entsprechende Anbieter sind ISO 27001 zertifiziert. Wichtig ist auch, wo die Datenspeicherung erfolgt oder ob der Hersteller die Software regelmäßig auf Sicherheitslücken überprüft und entsprechende Updates anbietet. Diese Fragen beantwortet im besten Fall schon die Internetseite des Anbieters oder ein Mitarbeiter in einem Beratungsgespräch.

Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung für kleine Unternehmen gibt es?

Die Online-Zeiterfassung gibt Personalverantwortlichen einen schnellen und einfachen Überblick. Die webbasierte Zeiterfassung macht es möglich, dass Mitarbeitende über den Webbrowser jederzeit auf die Daten zugreifen können.

Die mobile Zeiterfassung per App erfasst die Arbeitszeit der Mitarbeitenden im Büro oder auch im Homeoffice. Die Übertragung der erfassten Arbeitszeiten erfolgt in Echtzeit.

Die Zeiterfassung per Terminal ist sicher und einfach. Die Mitarbeitenden melden sich per RFID-Chip oder mit ihrem Fingerabdruck an und wieder ab. Auch hier erfolgt die Datenweitergabe in Echtzeit.

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