Dürfen E-Mails im Urlaub weitergeleitet werden?

Der Tag im Büro, bevor der Urlaub anfängt: Die letzten Kleinigkeiten werden erledigt, die Übergabe finalisiert und die Kolleginnen und Kollegen entsprechend gebrieft. Die letzte Amtshandlung ist oft das Aktivieren einer automatischen E-Mail-Weiterleitung, es sei denn, eine Kollegin oder ein Kollege schaut ab und an ins Postfach.

Aber ist das eigentlich rechtens? Die Antwort ist verzwickt.

Private versus geschäftliche Nutzung

Die Einführung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat die Klärung der Frage nicht einfacher gemacht. Zunächst ist zu unterscheiden, ob die Beschäftigten ihr E-Mail-Postfach sowohl beruflich als auch privat nutzen dürfen. Sollte Letzteres erlaubt sein, geht es nicht mehr ausschließlich um die Frage des Datenschutzes, sondern auch um die Wahrung des Fernmeldegeheimnisses, auch Telekommunikationsgeheimnis genannt.

Dieses bezeichnet das Verbot des unbefugten Verwertens von Fernmeldebotschaften. Das heißt: Wenn das E-Mail-Postfach auch privat genutzt wird, sind ein Zugriff durch Dritte oder eine automatische Weiterleitung rechtlich kaum möglich.

Was ist, wenn die private E-Mail-Nutzung verboten ist?

Wer jetzt glaubt, es reiche aus, die private Nutzung der Postfächer zu verbieten, um eine automatisierte Weiterleitung zu legitimieren, der sollte vorsichtig sein:

Die Weiterleitung bei der ausschließlich geschäftlichen Nutzung ist laut der Bremer Landesbeauftragten für Datenschutz nur dann erlaubt, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet.

Aber: Selbst dann kann es kompliziert werden, weil sich private E-Mails durchaus auch in rein beruflich genutzte Accounts verirren können. Und jetzt?

Auf Weiterleitungen verzichten?

Ihr geht auf Nummer sicher, wenn ihr auf eine Weiterleitung verzichtet und stattdessen im Abwesenheitsassistenten eures Postfachs auf eine Vertreterin oder einen Vertreter verweist. Außerdem solltet ihr in der Abwesenheitsnotiz darüber informieren, dass die E-Mail nicht weitergeleitet wird.