Einkaufsoptimierung: Einsparungen erfassen und transparent machen

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Frage 2: Wie läuft der Prozess der Einsparungsmessung ab?

Das Messen des Sparerfolgs sollte während des gesamten strategischen Einkaufsprozesses erfolgen. Zu Beginn wird daher in der Bedarfsanalyse der Ausgangswert (= „Baseline“), gegenüber dem die Einsparungen gemessen werden, festgelegt. Zu diesem Zeitpunkt besteht in der Regel nur eine „Vermutung“, dass in einer bestimmten Materialgruppe Einsparungen möglich sind. Diese sind zumeist noch nicht quantifizierbar. Anschließend erfolgt bei der Auswahl der Einkaufsstrategien ein erstes Abschätzen der Einsparpotentiale. In der Lieferantenanalyse und -auswahl werden die vertraglich vereinbarten Einsparungen erstmals berechnet. Diese ergeben sich als Differenz aus den neu verhandelten Preisen und den Baseline-Preisen. Nach dem Abschließen und Implementieren der (neuen) Verträge werden die realisierten Einsparungen kontinuierlich gemessen. Gegebenenfalls werden dann die Budgets um die reduzierten Kosten gekürzt.

Entlang des strategischen Einkaufsprozesses können also nach dem Festlegen der Baseline die Einsparungen in fünf „Härtegraden“ verfolgt werden:

– Einsparidee (= 1. Härtegrad)
– Abgeschätzte Einsparungen (= 2. Härtegrad)
– Vertraglich vereinbarte Einsparungen (= 3. Härtegrad)
– Realisierte Einsparungen (= 4. Härtegrad)
– Budgetierte Einsparungen (= 5. Härtegrad)

Frage 3: Welche Einsparperspektiven gibt es?

Das Kostenoptimieren kann aus zwei Perspektiven betrachtet werden. Die Erste ist die EBIT-Perspektive (Gewinn vor Zinsen und Steuern). Sie spiegelt den GuV-Einfluss der Einsparungen wider. Bei der EBIT-Perspektive müssen die Einsparungen von sogenannten Capex-Warengruppen entlang der jeweiligen Abschreibungsdauer verteilt werden. Das heißt: Der erzielte Einsparerfolg bei diesen Warengruppen darf nicht „auf einmal“ reportet werden, sondern nur „in Etappen“ gemäß der jeweiligen Abschreibungsdauer. Capex-Warengruppen (= Capital Expenditure) sind Ausgaben, die in das Anlagevermögen aufgenommen werden müssen, wie zum Beispiel der Kauf von Autos oder Maschinen. Die EBIT-wirksamen Einsparungen beziehen sich immer auf die Standard-Budgetierungsperiode (in der Regel ein Jahr). Sofern gewünscht, können die Budgets um diese Einsparungen gekürzt werden. Einsparungen von sogenannten Opex-Warengruppen (= Operational Expenditure) können sofort in ihrer gesamten Höhe GuV-wirksam reportet werden. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Einsparungen aus Warengruppen wie Büromaterial, Schmierstoffen oder IT-Consulting.

Die zweite Perspektive ist die Cash-Perspektive. Sie spiegelt den Einfluss des Ersparten auf die liquiden Mittel des Unternehmens wider. Sie gibt zudem Aufschluss über die Nachhaltigkeit der Spar-Initiative über einen längeren Zeitraum.

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Dr. Bernhard H. Höveler
Dr. Bernhard Höveler ist geschäftsführender Gesellschafter der HÖVELER HOLZMANN CONSULTING GmbH. Diese auf das Einkaufs- und Supply Chain Management spezialisierte Unternehmensberatung unterstützt Unternehmen bei der Optimierung des Einkaufs sowie bei der Implementierung von Strukturen und Prozessen für ein effizientes Einkaufs- und Supply Chain Management. Email: bernhard.hoeveler@hoeveler-holzmann.com; Tel.: 0211-56387510

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