Existenzgründer und Geschäftsführer stehen immer wieder vor der Entscheidung, welche Ausstattung für den betrieblichen Alltag unerlässlich ist. Manche Dinge sind charakteristisch für ein Unternehmen, andere scheinen zunächst überflüssig, erweisen sich aber später als nützlich. Natürlich gibt es auch eine Reihe von Dingen, die bei einer Unternehmensgründung unerlässlich sind. Zählt der Firmenstempel dazu? Warum brauchen Unternehmen überhaupt einen Stempel und hat er rechtliche Wirkung?

Wofür ein Firmenstempel sinnvoll ist

Zuallererst verleiht der Einsatz eines Firmenstempels ein hohes Maß an Professionalität. Geschäftspartner, Kunden und Auftraggeber können relevante Informationen direkt vom Stempelabdruck ablesen, und für Unternehmer ist es dadurch besonders unkompliziert, wichtige Angaben auf Dokumente zu bringen. Mit wenigen Handgriffen gelangt der Stempel über ein geeignetes Stempelkissen auf das Papier. Vor allem in größeren Unternehmen betont der Gebrauch eines Firmenstempels die Entscheidungskompetenz der jeweiligen Mitarbeiter.

Dies erhöht ihre Glaubwürdigkeit und vereinfacht die geschäftliche Kommunikation.

Ein Firmenstempel wird regelmäßig auf verschiedenen Dokumenten verlangt. Dazu gehören beispielsweise Mietverträge für Geschäftsräume, Verträge mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern, Quittungen und Rechnungen, Arbeitsverträge oder Kündigungsschreiben sowie Arbeitszeugnisse.

Die rechtliche Wirkung eines Firmenstempels

Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Vorschrift, die einen Firmenstempel zwingend vorschreibt. Das bedeutet, dass kein Unternehmen verpflichtet ist, einen Stempel zu führen. In § 126 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ist die Schriftform für Urkunden und Verträge geregelt. Danach ist für die Rechtsverbindlichkeit in der Regel die eigenhändige Unterschrift erforderlich. Bei Gesellschaften mit mehreren Geschäftsführern, wie zum Beispiel einer GmbH, sind oft mehrere Personen zeichnungsberechtigt.

Unterschreibt nur eine Person, kann der Firmenstempel entscheidend sein. Er zeigt an, dass der Geschäftsführer im Namen des Unternehmens handelt und die Unterschrift somit rechtsgültig ist. Dem Firmenstempel kommt daher eine besondere Bedeutung zu. Dies wurde auch gerichtlich bestätigt. Der Bundesgerichtshof hat dies in einem Urteil aus dem Jahr 2013 bestätigt. Im konkreten Fall ging es um einen Mietvertrag über Geschäftsräume. Das Anbringen eines Firmenstempels neben einer Unterschrift zeigt nach dem rechtskräftigen Urteil, dass die unterzeichnende Person für das Unternehmen zeichnungsberechtigt ist. Damit ist das Schriftformerfordernis gewahrt.

Vorsicht bei der Vergabe von Firmenstempeln an Beschäftigte

Zum Schutz des eigenen Unternehmens sollte der Zugang zum Firmenstempel streng reglementiert werden, um zu verhindern, dass jeder Mitarbeiter Verträge abschließen kann, zu denen er nicht berechtigt ist. Ein Mitarbeiter, der sich unter Verwendung des Firmenstempels als zeichnungsberechtigt ausgibt, kann eine sogenannte Anscheinsvollmacht begründen, die Gegenstand eines gerichtlichen Verfahrens sein kann. Entscheidend ist dabei, ob dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben wurde, den Firmenstempel unbefugt zu verwenden. Geschäftsführer sollten daher sicherstellen, dass nur solche Mitarbeiter Zugang zum Stempel haben, die auch tatsächlich vertretungs- und zeichnungsberechtigt sind.

In diesem Zusammenhang kann es ratsam sein, alle Mitarbeiter, die zur Verwendung des Stempels berechtigt sind, genau darüber zu informieren, für welche Dokumente und in welchem Zusammenhang diese Berechtigung gilt. Diese Informationen sollten schriftlich festgehalten und von den betreffenden Mitarbeitern unterzeichnet werden.

Ergänzende Stempel sind mit keinen Risiken verbunden

Neben dem primären Firmenstempel gibt es in vielen Unternehmen weitere Stempel, die der Vereinfachung von Arbeitsabläufen dienen. Diese Stempel sind in der Regel nicht personenbezogen, sondern kennzeichnen bestimmte Prozessschritte. Beispielsweise ist ein Stempel mit der Aufschrift „Eingegangen“ und dem entsprechenden Datum ein gängiges Hilfsmittel, um den Eingang von Briefen zu dokumentieren. Auch Stempel mit der Aufschrift „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ können dazu beitragen, den Büroalltag effizienter zu gestalten. Diese Beispiele zeigen, dass Stempel trotz ihrer Einfachheit eine wichtige Rolle im modernen Büroalltag spielen.

Der unternehmer.de Newsletter

Die beliebtesten und spannendsten Artikel rund um Digitalisierung, Management und Marketing kostenlos in dein Postfach.

JETZT ANMELDEN