Die vergangenen zwei Jahre waren von Geschäftsunterbrechungen geprägt – seien es externe Katastrophenzustände, neue Technologien, Produkte, Geschäftsmodelle oder neue Wettbewerber auf dem Markt. In dieser Zeit, in der sich die gesamte Welt in einem ständigen Wandel befindet, stellt die Verwaltung von Payroll- und HR-Aufgaben in mehreren Ländern eine besondere Herausforderung dar. Die folgenden Überlegungen helfen, um die HR-Compliance von einer Kostenstelle zu einem strategischen Aktivposten zu machen.

Mehr als die richtigen Systeme

Viele Firmen verfügen nicht über die nötigen Ressourcen für eine (globale) Compliance‐ Verwaltung. Die Administration von Compliance-Aktivitäten durch Entgeltabrechnungs- und HR-Experten in-house ist kostspielig und interne MitarbeiterInnen haben selten die Zeit oder das Fachwissen, um den Überblick über Gesetze, Vorschriften und Änderungen zu behalten – noch dazu, wenn es mehrere Länder betrifft.

Die Verwaltung kurzfristiger Lösungen in Form von Software-Anpassungen ist häufig kompliziert und teuer. Doch nur wenige Firmen verfügen über Cloud-basierte Gehaltsabrechnungssysteme, die mit ihren restlichen Cloud-Plattformen verknüpft sind. Die Verwaltung isolierter Systeme und manuelle Prozesse sind zeit- und ressourcenaufwendiger und steigern das Risiko von kostspieligen Fehlern und der Nichteinhaltung der Compliance. Zudem erschwert die Zusammenarbeit mit mehreren AnbieterInnen in Kombination mit der Verarbeitung von Informationen in verschiedenen Formaten den Zugang zu genauen Daten, wenn es darauf ankommt. Wenn Unternehmen jedoch ihre Workflows automatisieren und Qualitäts- und Compliance-Standards in ihre Entgeltabrechnungs- und HR-Systeme integrieren, können sie die Risiken reduzieren und ihre Effizienz steigern.

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Steuergutschriften erkennen und nutzen

Bei der Einreichung der Einkommensteuererklärung können Unternehmen Steuergutschriften beantragen. Dafür benötigt es häufig Aufzeichnungen, die die Erfüllung der Anforderungen dokumentieren. Daher müssen Firmen die Voraussetzungen für die Berichterstattung und die Berechnung von Steuergutschriften im Voraus planen und Aufzeichnungen aufbewahren. Oft sind sie jedoch zu überlastet, um die Möglichkeiten für Steuergutschriften überhaupt zu erkennen. In anderen Fällen gelingt es nicht, alle in Frage kommenden Förderoptionen zu erfassen, weil es ihnen an effizienten und effektiven Verfahren fehlt.

Die Möglichkeit der steuerlichen Förderung für Forschung und Entwicklung, die seit 2020 in Kraft getreten ist, ist ein Beispiel für eine Steuergutschrift, die viele Unternehmen nicht in Anspruch nehmen, weil die Ermittlung der förderungswürdigen Tätigkeiten und Ausgaben so komplex ist. Die Verfügbarkeit intelligenter Technologielösungen ermöglicht es den Personalabteilungen, die Möglichkeiten zur Inanspruchnahme von Steuergutschriften und anderen Anreizen genauer unter die Lupe zu nehmen, sei es im Zusammenhang mit der Einstellung von MitarbeiterInnen oder mit Unternehmensinnovationen. So können Investitionen in Wachstum unterstützt oder ausgeglichen werden.

Die Zukunft der Entlohnung

Bei der Vergütung kommt es nicht allein auf die Höhe des Gehalts an, sondern auch darauf, wie MitarbeiterInnen auf ihren Lohn zugreifen können. Laut einer ADP-Umfrage gaben mehr als 60 Prozent der Befragten an, dass sich Flexibilität bei der Auszahlung auf ihre Entscheidung auswirken würde, ein Stellenangebot anzunehmen (z. B. die Möglichkeit, die Häufigkeit der Auszahlung zu wählen). Verbrauchertrends und demografische Veränderungen führen dazu, dass Arbeitskräfte bequeme, flexible Zahlungsmethoden erwarten, die mit mobilen Tools verbunden sind. Diese können zu ihrem finanziellen Wohlergehen beitragen, indem sie Einblick in ihre Ausgabegewohnheiten geben und sie bei der Planung und Budgetierung unterstützen. Solche Digitallösungen können die Kosten und den Aufwand für ArbeitgeberInnen senken und gleichzeitig die Rekrutierung von Talenten und die Bindung von MitarbeiterInnen verbessern – ein weiteres Beispiel, um zu zeigen, dass Innovation und Effizienz über Kosteneinsparungen hinausgehen und zu den strategischen Zielen des Unternehmens beitragen können.

Fazit

Was wäre, wenn Unternehmen ihre Herausforderungen in puncto Compliance zu Chancen machen könnten? Es ließen sich Kosten reduzieren, die Effizienz steigern und die Personalbindung verbessern. Denn sind HR-Teams in der Lage, über die täglichen betrieblichen Aktivitäten und Compliance-Verantwortlichkeiten hinauszublicken, können sie sich stärker darauf konzentrieren, Möglichkeiten zu identifizieren und zu nutzen, um zu den strategischen Geschäftszielen der Führungsebene beizutragen und einen größeren Einfluss auf das Wohlbefinden und das Engagement der MitarbeiterInnen zu haben.

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