Erfolgreich durch Notizmanagement – Wer schreibt, der bleibt!

Ein bekanntes Sprichwort lautet: „Wer schreibt, der bleibt.“ Notizen entlasten das Gedächtnis und können Struktur in ein Gedankenknäuel bringen. Ständig schwirren unerledigte Aufgaben, Ideen und Informationen im Kopf herum, die man nicht vergessen darf bzw. will.

Solche Gedanken erzeugen immer Stress – auch unbewusst. Aber nicht nur hier erweisen sich Notizen als große Entlastung.

Wer etwas Schriftliches nachweisen kann, also etwas schriftlich dokumentiert hat, sitzt bei Streitfällen in der Regel am längeren Hebel. Und darauf bezieht sich auch das eingangs erwähnte Sprichwort. Deshalb ist ein effizientes Notizmanagement so wichtig.

Die drei Grundregeln

Drei Grundregeln bilden die Basis für ein effizientes Notizmanagementsystem:

1. Viel notieren.
2. Alles an einem Ort notieren.
3. Geordnet und strukturiert notieren.

1. Grundregel: Viel notieren

Machen Sie möglichst viele Notizen: Einfälle, Aufzeichnungen während eines Telefongesprächs, während einer Besprechung, Skizzen etc.

Die Aufzeichnungen können ohne Weiteres in Stichworten notiert werden. Es geht immer um die Steigerung der Effizienz und Übersicht und daraus resultierend um die persönliche Entlastung.

2. Grundregel: Alles an einem Ort notieren

Das ist der wichtigste Grundsatz! Viele Personen sind zwar fleißig beim Notieren, verteilen aber ihre Aufzeichnungen auf zahlreichen kleinen Zetteln (Post-its) oder auf einzelne „Schmierblätter“. Häufig verwendet man dadurch sehr viel Zeit und Nerven, um verschwundene Notizen zu suchen oder deren Inhalt wieder zu recherchieren.

3. Grundregel: Geordnet und strukturiert notieren

Damit man auch eine Übersicht und damit Ordnung in den Aufzeichnungen erreicht, ist es wesentlich, eine Struktur in die Notizen zu bringen. Nur damit wird man jede Notiz in kürzester Zeit wieder finden.

Nun gilt es, die drei genannten Grundregeln in die Praxis umsetzen.

Was soll notiert werden?

Die erste Grundregel besagt ja, dass man möglichst viel notieren soll. Viel ist aber relativ. Als kleine Hilfe für sinnvolle Notizen dient folgende Fragestellung:

„Wie komme ich zu dieser Information, wenn ich sie jetzt nicht notiere, sie aber zu einem späteren Zeitpunkt kurzfristig benötige?“

Damit bekommt man ein gutes Gefühl für ein effizientes Notizmanagement.

Das ideale „Notiz-Werkzeug“

Wie wird man nun dem zweiten Grundsatz gerecht? Also alles an einem Ort notieren. Optimal eignet sich hierfür ein festes Notizbuch. Das kann eine Kladde oder ein Geschäftsbuch sein.

Auf alle Fälle sollte es ein dickes, stabiles, fest gebundenes DIN-A4- oder DIN-A5-Notizbuch mit einem seitlichen Rand sein. Ein kleineres Format ist nicht zu empfehlen. Je kleiner das Format, desto mehr leidet die Übersichtlichkeit. Ob blanko, liniert oder kariert – das richtet sich nach den individuellen Anforderungen und Vorlieben.

Ein fest gebundenes Notizbuch ist sehr strapazierfähig und löst sich – im Gegensatz zum Notizblock – nicht gleich in seine Einzelteile auf.

Ordnung und Struktur

Um die dritte Grundregel des effizienten Notizmanagements zu erfüllen, nutzt man am besten Kürzel zur Kennzeichnung von Notizen. Beispielsweise ein A für Aufgaben, T für Telefonat etc. Diese Kürzel werden im Randbereich eingetragen.

Nach jedem Tag zieht man einen Querstrich und notiert das Datum im Randbereich. Damit schafft man eine zeitliche Orientierungshilfe. Auch mit unterschiedlichen Farben erreicht man Übersicht. Telefonnummern beispielsweise alle rot, Aufgaben blau. Am einfachsten geht das mit einem Dreifarbenstift.

Anfangs gilt es ein wenig zu experimentieren, bis man sein optimales Notizmanagementsystem gefunden hat. Aber das lohnt sich auf alle Fälle!

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