4 Tipps für Ihre E-Mail-Kommunikation

Wer mit Kunden oder Geschäftspartnern via E-Mail kommuniziert, sollte klare Regeln aufstellen. Denn Nachlässigkeiten oder Missverständnisse im virtuellen Schriftverkehr können unangenehme Folgen für das Geschäft haben.

Das Gründerportal gruendungszuschuss.de gibt vier Tipps, mit denen Sie Ihre E-Mail-Kommunikation verbessern.

Tipp 1: Klare Betreffzeile formulieren

Verwenden Sie für Ihre E-Mails eine kurze und aussagekräftige Betreffzeile mit den wichtigsten Schlüsselwörtern. Dann weiß der Empfänger, worum es geht und findet die Nachricht bei Bedarf leicht wieder. Versehen Sie zum Beispiel Terminbestätigungen mit einem Datum. Und stellen Sie in der Betreffzeile lieber direkt eine ganze Frage, als im Betreff „Frage“ zu schreiben.

Tipp 2: E-Mail-Ping-Pong vermeiden

Verfassen Sie Ihre E-Mail im Idealfall so, dass sie keine weiteren Fragen aufwirft. Ewiges Hin- und Her-Mailen kostet Sie wertvolle Zeit. Achten Sie daher auf klare Formulierungen und antworten Sie nur, wenn der Empfänger eine Reaktion von Ihnen erwartet. Und falls ein Sachverhalt doch einmal komplexer ist: Greifen Sie zum Telefonhörer.

Tipp 3: Informationen checken

Internes gehört nicht in externe E-Mails. Leiten Sie darum keine Nachrichten an Dritte weiter, wenn im ursprünglichen Text sensible Informationen stecken könnten. Wenn Sie auf eine Rundmail antworten, dann schicken Sie die Antwort nur an die Personen, die die Antwort betrifft – und nicht als „Antwort an alle“. Jeder Mitarbeiter sollte zudem möglichst von einer eigenen E-Mail-Adresse aus schreiben – ansonsten sind Empfänger womöglich irritiert.

Tipp 4: Freundlich bleiben

In der virtuellen Kommunikation kommt es häufiger zu Missverständnissen als im persönlichen Gespräch. Achten Sie daher in Ihren E-Mails stets auf einen freundlichen Ton. Dazu gehören zum Beispiel die persönliche Anrede und der Gruß zum Abschied. Halten Sie sich an Rechtschreibung, Grammatik sowie Groß- und Kleinschreibung. Aber schreiben Sie nicht ganze Wörter oder Passagen in Großbuchstaben – das wirkt wie Schreien. (uqrl)

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