Webconferencing: So klappt das Meeting per Video! (Teil II)

Videokonferenzen ziehen von der Vorstandsetage ins Großraumbüro, vom Konzern ins Start-up – in der Form integrierter Kollaborationsplattformen für den Arbeitsalltag. Richtig eingesetzt können diese neuen Werkzeuge kleinen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, Freiberufler in agilen Arbeitsgruppen vernetzen oder einfach die Zusammenstellung des jeweils bestmöglichen Teams erleichtern.

Im ersten Teil haben Sie erfahren, was Sie bei der Anschaffung und Einrichtung eines Videokollaborationsarbeitsplatzes beachten müssen. Im Folgenden geht es nun um das erfolgreiche Leiten einer Videokonferenz – und Gelegenheiten gerade für kleinere Unternehmen durch souveränes virtuelles Auftreten zu beeindrucken.

Ganz wie in traditionellen Meetings sind es die kleinen Dinge und eine gute Vorbereitung, die in einer Webkonferenz Eindruck machen. Übung macht auch hier den Meister, aber wenn Sie die folgenden Tipps beherzigen, sind Sie den meisten Kollegen und Kunden oft schon einen Schritt voraus.

1. Virtuelle Meetings vorbereiten

Eine gut vorbereitete, formelle Videokonferenz macht immer einen professionellen Eindruck und garantiert ein produktives Meeting, in dem keiner zu kurz kommt. Das schöne an Webkonferenzen ist aber, dass sie nicht bloß für große und wichtige Sitzungen gedacht sind, sondern sich genauso gut für das kurze Gespräch mit dem Kollegen eignen. Und je häufiger man das ganze informell nutzt, desto souveräner wirkt man wenn es drauf ankommt – auch ohne viel Vorbereitung.

Am Anfang steht immer das Erstellen des Meetings oder Meeting-Raums mit der Webkonferenz-Software – oder die Verwendung eines permanenten, persönlichen virtuellen Raums (mit einem direkten Link, den man zum Beispiel in der E-Mail-Signatur verwenden kann).

Dann geht’s ans Einladen per E-Mail/Kalender. Wenn Sie vermuten, dass jemand das System zum ersten Mal benutzt, fügen Sie der Einladung einfach eine Anleitung an, die kurz und knapp beschreibt, wie man in das Meeting gelangt und was man dazu an technischer Ausstattung braucht (oder gerade nicht braucht!). Für wichtige Meetings und besonders unerfahrene Nutzer kann es sich lohnen, sich vorher kurz unter vier Augen zur Vorbereitung im virtuellen Meeting-Raum zu treffen, um Unsicherheiten zu beseitigen.

Stellen Sie alle Dokumente, die Sie für das Meeting benötigen, zusammen – am besten in einem separaten Ordner. Widerstehen Sie der Versuchung, sich darauf zu verlassen, dass Sie das richtige Dokumente schon während des Meetings finden werden. Das wirkt unprofessionell und kann schnell schief gehen. Wenn möglich/angebracht, laden Sie die jeweiligen Dokument vor Beginn des Meetings in den virtuellen Meeting-Raum hoch (so könnte zum Beispiel die Tagesordnung oder eine PowerPoint-Präsentation von Beginn an auf dem Bildschirm erscheinen).

Begeben Sie sich rechtzeitig oder auch etwas vor Beginn der Sitzung in den virtuellen Meeting-Raum, um Teilnehmer zu begrüßen und zu schauen, dass alles funktioniert.

2. Virtuelle Meetings professionell leiten

Wenn Sie gut und gerne “normale” Meetings leiten, dann wird Ihnen auch die virtuelle Variante nicht schwer fallen. Genau wie traditionelle Meetings, aber viel weniger als Telefonkonferenzen, wollen Webkonferenzen moderiert sein. Das Moderieren in der Video- oder Webkonferenz ist aber anders und Sie haben dazu ganz andere, neue Werkzeuge zur Hand. Fangen Sie am besten damit an, sich mit diesen Werkzeugen vertraut zu machen – Stummschaltknopf, Admin-Steuerung, Layout-Einstellungen. In der Regel ist das alles intuitiv, aber es kann nie schaden, sich wie ein Pilot vorm Start aller Knöpfe und Hebel zu vergewissern.

Nehmen Sie während des Meetings eine aktive Rolle ein und achten Sie darauf, dass sich alle jederzeit sehen und hören können. Fühlen Sie sich für den technisch reibungslosen Ablauf verantwortlich (“Frau Schmidt, ich glaube Ihr Mikrofon hat sich ausgestöpselt”; “Martin, wir können Dich nicht mehr sehen, Du bist gerade mit Deinem Stuhl aus dem Bild gerückt”; “Ich werde jetzt mal kurz alle Ihre Mikrophone stumm schalten, damit ich Ihnen das Dokument Wort für Wort erläutern kann”).

Legen Sie zu Beginn des Meetings fest, wie man sich am besten zu Wort meldet, halten Sie aber im Laufe der Sitzung auch Ausschau nach den üblichen Signalen für Wortmeldungen (sich nach vorne lehnen, zögerndes Heben der Hand).

Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel, um durch das Meeting zu führen und die Gruppe bei der Sache zu halten. Innerhalb der virtuellen Umgebung stehen dazu je nach Software Whiteboard, Präsentations-, Dokumenten- und Bildschirmfreigabe zur Verfügung.

Um Teilnehmern diskret mit technischen Problemen zu helfen, eignen sich private Chat-Funktion oder Instant Messenger (Videokonferenzneulinge müssen manchmal daran erinnert werden, dass sie im Bild sind!).

Und zu guter letzt, vergessen Sie nicht, dass Sie selbst vor der Kamera sitzen – als Moderator sind meist alle Augen auf Sie gerichtet! Sehen Sie es als Chance, einmal so richtig Eindruck zu machen.

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(Bild: © lucadp – Fotolia.de)