Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist seit dem 1. Januar 2023 für Arbeitgeber verpflichtend. Sie funktioniert durch digitale Kommunikation zwischen Arztpraxen, Krankenkassen und dem jeweiligen Arbeitgeber des krankgeschriebenen Arbeitnehmers. Ziel ihrer Einführung war eine Entlastung auf Seiten der Beschäftigten und die Reduktion von gedruckten schriftlichen Formalitäten. Doch wie genau läuft dieser Prozess für die einzelnen Parteien ab, insbesondere auf Seiten der Arbeitnehmer und Arbeitgeber?

Auf Seiten der Arbeitnehmer

Vor der verpflichtenden Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung lag ein wesentlich höherer organisatorischer Aufwand auf Seiten der Arbeitnehmer. Sie erhielten drei Bescheinigungen – eine für den Arbeitgeber, eine für die gesetzliche Krankenkasse und eine für die privaten Unterlagen. Diese mussten entsprechend von den Arbeitnehmern an die zuständigen Stellen übermittelt werden. Mit der eAU wird dieses System abgelöst. Stattdessen erhalten Arbeitnehmer nun nur noch eine Bescheinigung für ihre Unterlagen. Die Übermittlung an Arbeitnehmer und Krankenkasse wird digital durchgeführt.

Ein Arbeitnehmer muss dazu seine Arbeitsunfähigkeit von der Arztpraxis bestätigen lassen. Diese ist dann dafür zuständig, die Bescheinigung an die gesetzliche Krankenkasse zu übermitteln. Dafür benötigen die Praxen einen KIM-Dienst. KIM ist eine Abkürzung für Kommunikation im Medizinwesen und ist ein standardisiertes System zur elektronischen und verschlüsselten Übermittlung medizinischer Dokumente. Neben dem Besuch der Arztpraxis besteht für Arbeitnehmer weiterhin die Meldepflicht eines krankheitsbedingten Arbeitsausfalles. Auch die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit ist hierbei mitzuteilen.

Auf Seiten der Arbeitgeber

Auf Seiten des Arbeitgebers beginnt die Relevanz der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dann, wenn ein Arbeitnehmer seinen Krankheitsfall kommuniziert. Nachdem die eAU von den Praxen an die gesetzliche Krankenkasse übermittelt wurde, steht diese dort für den digitalen Abruf bereit. Arbeitgeber erhalten die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung also nicht mehr wie zuvor vom Arbeitnehmer selbst, sondern müssen diese aktiv von den Krankenkassen abfragen.

Dafür sendet der Arbeitgeber oder ein Beauftragter eine Anfrage an den GKV-Server der gesetzlichen Krankenversicherung. Auf Seiten der Krankenkasse wird daraufhin geprüft, ob die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von der Praxis vorliegt. Ist das der Fall, so wird diese bereitgestellt und der Arbeitgeber erhält eine Benachrichtigung. Danach kann der Arbeitgeber die eAU über den Kommunikationsserver abrufen. In der Regel ist die elektronische Arbeitsunfähigkeit am Folgetag der ärztlichen Feststellung verfügbar. 

Sonderfälle: Ausnahmen und Herausforderungen

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verfolgt vornehmlich zwei Ziele: Einerseits soll auf diesem Weg Papier gespart werden, andererseits werden die Arbeitnehmer entlastet. Doch kann die eAU dafür auf Seiten der Arbeitgeber einen deutlichen organisatorischen Mehraufwand darstellen. Insbesondere bei größeren Unternehmen mit einer hohen Zahl an Mitarbeitern ist die händische Abfrage der eAU hinderlich für effiziente Arbeitsprozesse. Aus diesem Grund ist es ratsam, eine automatische Erfassung der Elektronischen Arbeitsunfähigkeitserklärung (eAU) mittels moderner Zeiterfassungssoftware umzusetzen. Dabei arbeitet die Software mit einer von der ITSG zertifizierten Schnittstelle zu den Kommunikationsservern der gesetzlichen Krankenkassen.

Neben dem erhöhten Mehraufwand seitens der Arbeitgeber gibt es allerdings noch weitere Besonderheiten. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt aktuell nur für gesetzlich Versicherte. Auf Seiten von Privatversicherten bleibt das alte Verfahren erhalten und Arbeitgeber erhalten die Bescheinigung weiterhin in Papierform von den Arbeitnehmern.

Das neue System birgt das Problem, von der allgemeinen digitalen Infrastruktur abhängig zu sein. Internetprobleme oder gänzliche Ausfälle können die Datenübertragung beeinträchtigen. Im Falle technischer Probleme bei der Übermittlung gibt es aber auf Seiten der Arztpraxen ein Ersatzverfahren, das mit Papierausdrucken arbeitet. In diesen Sonderfällen müssen Arbeitnehmer den Ausdruck wie im früheren Verfahren an die Krankenkassen übermitteln. Diese können die Daten über einen aufgedruckten Barcode digitalisieren und für Arbeitgeber dann als elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereitstellen.

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