Bedingt durch die fortschreitende Digitalisierung hat sich die Geschäftswelt extrem verändert. Davon sind mittlerweile fast alle Branchen betroffen. Speziell für kleine Unternehmen bringen digitale Technologien erhebliche Vorteile mit sich und helfen dabei, die Abläufe und Kosten im Überblick zu behalten. Als Grundlage für das weitere Vorgehen sollten Unternehmer schon bei der Firmengründung zielgerichtete Strategien für das digitale Finanzmanagement festlegen.

Digitales Finanzmanagement und seine Relevanz

Das Finanzmanagement spielt eine wesentliche Rolle für kleine Unternehmen, da das vorhandene Budget normalerweise recht überschaubar ist. Dazu gibt es nicht viele Mitarbeiter, sodass die vorhandene Arbeitszeit relativ knapp ist. Generell umfasst dieser Bereich die folgenden Faktoren im Bezug auf die finanziellen Ressourcen:

• Planung
• Steuerung
• Kontrolle

Die aufgeführten Aspekte sind für reibungslose Abläufe im Hinblick auf die Finanzen eines Unternehmens notwendig. Nur mit einem effizienten Finanzmanagement können die Firmen mit Erfolg rechnen und sich in einem wettbewerbsbestimmten Marktumfeld langfristig behaupten. Wer sein neu gegründetes Unternehmen von Anfang an digital ausrichtet, hat anschließend keine Probleme beim Strukturwandel. Basierend auf einem modernen Geschäftsumfeld profitieren kleine Betriebe von einfachen Arbeitsprozessen und gut funktionierenden Vorgängen. So können die Unternehmer fundierte Entscheidungen treffen, welche das Wachstum und die Wirtschaftlichkeit ihres Betriebes nachhaltig fördern. Außerdem ermöglicht das digitale Finanzmanagement eine optimierte Transparenz bei allen finanziellen Aktivitäten und erleichtert das Einhalten von gesetzlichen Vorschriften.

Buchhaltung gezielt digitalisieren

Unabhängig von seiner Größe muss jedes Unternehmen eine korrekte Buchhaltung erstellen und permanent führen. Dabei setzen die gesetzlichen Regelungen verbindliche Vorgaben für deren Art und Form fest. Grundsätzlich basiert die Buchführung auf den Belegen aller aufkommenden Geschäftsvorgänge. Noch vor einigen Jahren erfolgte die klassische Buchhaltung auf eine manuelle Weise, bestehend aus einer Kombination von Belegen, Kontoauszügen, Rechnungen und Tabellen. Im Anschluss hat das Unternehmen alle diese Daten in einer Papierform gesammelt. So entstand ein hoher verwaltungstechnischer Arbeits- und Zeitaufwand, der dazu noch sehr fehleranfällig war. Einmal pro Monat haben die Unternehmen dann diese Sammlung an Belegen bei ihrem Steuerberater eingereicht. Inzwischen gibt es eine facettenreiche Auswahl an Software für die Buchhaltung von kleinen Unternehmen. Finanzberater bei finanzcheckPRO stehen den Unternehmern hilfreich zur Seite, um sich für das richtige Produkt zu entscheiden. So lassen sich die betrieblichen Belege digital sortieren und bearbeiten. Anhand dieser Datenmengen erfolgt dann die Erstellung von Bilanzen, Abschlüssen und Anmeldungen für die fälligen Steuererklärung. Dank den automatisierten

Aufgaben laufen die folgenden Prozesse problemlos ab:

• Abrechnungen
• Compliance
• Datenerfassung
• Dokumentenspeicherung
• Finanzberichte

Auf diese Weise sind mit der adäquaten Buchhaltungssoftware erhebliche Einsparungen bei den Kosten und der verwendeten Arbeitszeit im Unternehmen möglich.

Digitales Geschäftskonto eröffnen

Das Geschäftskonto agiert als Verbindung zwischen dem Unternehmen, der Buchhaltung und dem zuständigen Steuerberater. Deswegen ist es ein zentraler Bestandteil im Rahmen einer digitalen Unternehmensorganisation. Allerdings sind nur das Onlinebanking und die digitalen Kontoauszüge dafür nicht ausreichend. Vielmehr muss sich mit dem digitalen Geschäftskonto ein automatisiertes Finanzmanagement durchführen lassen. Dafür stehen den Geschäftsinhabern bestimmte Kontomodelle zur Auswahl, welche gezielt für kleinere Unternehmen konzipiert sind. So lässt sich bei den Ausgaben direkt ein dazu gehöriger Beleg zuordnen, welcher schnell und einfach mit einem mobilen Endgerät hochgeladen wird. Damit können Unternehmer alle herkömmlichen Belege und Quittungen im Handumdrehen digitalisieren, welche im Geschäftsalltag aufkommen. Ausschlaggebend ist auch der Export von Kontodaten und den entstehenden Bewegungen über eine sichere Schnittstelle, um diese im Buchhaltungsprogramm zu speichern. So erhält der Steuerberater alle erforderlichen Kontoinformationen per Mail zugesendet, um die Steuererklärung fristgerecht einzureichen.

Monatliches Budget digital erstellen

Praktische Tools für das Finanzmanagement bieten einen optimalen Überblick im Bezug auf den Cashflow, um die finanzielle Leistung des Unternehmens zu stabilisieren und besser zu gestalten. Generell sollten Unternehmer dauerhaft die monatlichen Ausgaben im Auge behalten und diese Kennzahlen mit den Ausgaben der vorherigen Monate vergleichen. So lassen sich potenzielle Probleme schneller erkennen und Strategien festlegen, um mit übermäßig großen Ausgaben oder einem Mangel an Kapital adäquat umzugehen. Zu hohe Ausgaben haben folgenschwere Auswirkungen auf die Finanzen von kleinen Unternehmen, deswegen ist es wichtig, zwischendurch eine finanzielle Zurückhaltung an den Tag zu legen. Wenn das Geld knapp wird, nur in wirklich unabdingbare Belange investieren. Außerdem lassen sich so gewisse Bereiche aufspüren, in denen ein Sparpotenzial besteht.

Unternehmensdaten digital analysieren

Basierend auf digitalen Datenanalysen können die Inhaber von kleinen Unternehmen bedeutende Erkenntnisse gewinnen und anschließend fundierte Geschäftsentscheidungen treffen. Dafür stehen ihnen hilfreiche Tools und Techniken zur Verfügung, um die Finanzdaten zu analysieren und visuell darzustellen. Damit lassen sich bestimmte Trends und Muster bei den Daten sowie bei der Marktlage exakt identifizieren. Ausgehend davon zeigt sich ein Investitions- oder Einsparbedarf im eigenen Unternehmen. Außerdem ist damit eine verständliche und optisch ansprechende Darstellung von komplexen Finanzdaten möglich, damit alle involvierten Mitarbeiter sie gut verstehen. Basierend auf diesem Verständnis können die Arbeitskräfte die zur Verfügung stehenden finanziellen Ressourcen besser verwalten und kontrollieren. Dank gut informierter Entscheidungen lässt sich der Erfolg des Unternehmens ganzheitlich und auf lange Sicht fördern.

Persönliche und berufliche Finanzen stets getrennt halten

Kleinunternehmer sind in der Regel persönlich in ihrem Betrieb involviert, sodass die Grenzen zwischen den beiden Welten schnell verschwimmen können. Jedoch sollten die Entscheider immer darauf achten, die eigenen Finanzen von dem Etat des Unternehmens strikt zu trennen. Dadurch entsteht eine höhere Präzision und Transparenz bei allen Abläufen, da die persönlichen Ausgaben nicht vom digitalen Geschäftskonto aus erfolgen. Hohe Abbuchungen für private Zwecke wirken sich nachteilig auf den betrieblichen Umsatz aus. Außerdem sorgt dieses Vorgehen für Probleme bei der Steuererklärung.

Geeignete Finanzierung digital beantragen

In den meisten Fällen verfügen kleine Unternehmen über ein eher geringes Budget. Wenn Unternehmer den Umsatz nachhaltig vergrößern wollen, ist dafür normalerweise eine Finanzierung notwendig. So können Geschäftsinhaber die erforderlichen Gelder erwerben, um den Etat des Unternehmens deutlich zu erhöhen. Auf diese Weise lassen sich laufende und bevorstehende Geschäftsaktivitäten inklusive dem Marketing besser finanzieren. Als Finanzierungsformen bieten sich befristete Darlehen mit einem Pauschalbetrag an, um beispielsweise die gewünschten Investitionen zu tätigen. Damit können Unternehmer größere Räumlichkeiten anmieten oder moderne Produktionsmaschinen kaufen, welche der Förderung des Wachstums dienen. Dieses Darlehen wird über einen festgelegten Zeitraum zurückgezahlt und lässt sich heutzutage digital beantragen. Üblicherweise werden auf den Kapitalbetrag die gängigen Zinsen erhoben und es fallen monatliche Rückzahlungen an.

Fazit

Mit Hilfe der genannten Strategien im Hinblick auf das Finanzmanagement können sich kleine Unternehmen im digitalen Zeitalter erfolgreich auf dem Markt behaupten. Dadurch bleiben die Betriebe wettbewerbsfähig und legen das Fundament für ein stetiges Wachstum.

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