Ist das Geschäftsjahr beendet, müssen Unternehmen einen Jahresabschluss erstellen. Dies geschieht in der Regel in den ersten 3 Monaten des neuen Geschäftsjahrs. Im Grunde genommen sind alle Kaufleute und Unternehmen zum Jahresabschluss verpflichtet, wenn sie der Pflicht zur doppelten Buchführung nachgehen. Für die Buchhaltung eines Unternehmens gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Unternehmens- oder Konzernabschluss zu optimieren.
Was ist der Jahresabschluss und wer muss ihn erstellen?
Mit dem Jahresabschluss wird die Buchführung des laufenden Geschäftsjahres abgeschlossen. Der Jahresabschluss ist ein wichtiger Bestandteil der gesamten Rechnungslegung eines Unternehmens und gibt eine genaue Auskunft über das Geschäftsergebnis und das Betriebsvermögen des vergangenen Geschäftsjahrs. Ein genauer Abschluss ist nur möglich, wenn die Buchführung des Unternehmens ordnungsgemäß ist. Mit einer Abschlussbilanz erhalten Gläubiger und Banken Auskunft darüber, wie sich die Ertragslage, Schulden und die gesamtwirtschaftliche Situation eines Unternehmens gestaltet.
In Deutschland müssen alle Kaufleute, Konzerne und Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, am Ende jedes Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen. Zu diesen Unternehmen zählen zum Beispiel:
- Personengesellschaften wie GbR, OHG und KG
- Kapitalgesellschaften wie AG, GmbH, UG
- Kapitalgesellschaft & Co. wie AG & Co. KG, GmbH & Co. KG und UG & Co. KG
Spätestens nach 12 Monaten muss der Jahresabschluss von Kapitalgesellschaften im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Sogenannte Einzelkaufleute (e.K.) können von der Erstellung eines Jahresabschlusses befreit sein, wenn der Umsatz in zwei aufeinander folgenden Jahren nicht höher als 600.000 Euro ist und der Überschuss maximal 60.000 Euro beträgt. Diese Kaufleute geben wie Freiberufler zum Ende des Geschäftsjahrs eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung bei den zuständigen Finanzbehörden ab.
Wie wird der Jahresabschluss erstellt?
Der Jahresabschluss muss in den Unternehmen vorbereitet werden. Dazu werden zuerst alle Unterkonten und Hauptkonten in der Buchhaltung abgeschlossen. Damit die Buchhaltung stets übersichtlich ist, werden alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens in verschiedene Unterkonten gebucht. Damit der Jahresabschluss erstellt werden kann, müssen die Unterkonten mit den dazugehörigen Hauptkonten zusammengeführt werden. Die Salden, die diese Konten aufweisen, werden nach dem Abschließen in die Bilanz übertragen.
Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, erstellt die Buchführung oder ein Steuerberater eine Abschlussübersicht. In dieser detaillierten Übersicht sind alle Anfangs- und Endbestände aufgelistet und in die dazugehörigen Bestands- und Erfolgskonten gegliedert. Der Abschlussbericht wird von vielen Finanzbehörden gefordert und muss mit der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung eingereicht werden. Die Feststellung durch die Gesellschafter oder der Gesellschaftsversammlung schließt den Jahresabschluss ab. Die Feststellung bedeutet die Anerkennung des vorgelegten Jahresabschlusses.
Manuelle Prozesse bei Jahresabschluss und ihre Nachteile
In vielen Unternehmen gibt es eine Abteilung, die sich explizit mit dem Jahresabschluss befasst. Diese besondere Struktur bringt unterschiedliche Problematiken mit sich. Die Abteilung der Finanzbuchhaltung kann anstehende Aufgaben nicht übernehmen, weil diese Aufgaben nur vom Jahresabschluss-Team erledigt werden. Oft fällt in den Unternehmen erst zum Ende des Geschäftsjahrs auf, dass verschiedene Belege fehlen. Werden diese Belege immer noch manuell abgelegt, müssen in der Ablage des Unternehmens viele verschiedene Ordner durchsucht werden.
Wurden die Belege überhaupt nicht abgegeben, müssen die zuständigen Mitarbeiter nochmals an die Abgabe erinnert werden. Das manuelle Abgleichen von verschiedenen Transaktionen und das Buchen von Belegen ist außerdem sehr fehleranfällig. Werden zum Beispiel Belege oder Rechnungen mit einem Zahlendreher, doppelt oder gar nicht gebucht, kann der Jahresabschluss aus dem Ruder laufen.
Automatisierte Prozesse beim Jahresabschluss und ihre Vorteile
Schon seit mehr als 10 Jahren sind in Deutschland ansässige Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Zahlen digital an das Finanzamt zu übermitteln. Durch die Umstellung auf den digitalen Abschluss wurden die verschiedenen Prozesse vereinheitlicht. Die Abteilungen, die für den Jahresabschluss zuständig sind oder die Buchhaltung verwenden für den Abschluss eine moderne Jahresabschluss-Software. Dank der Digitalisierung müssen die Jahresabschlüsse und Bilanzen der Unternehmen nicht mehr in Papierform erstellt werden. Die Fehler beim Eintragen oder Übertragen werden außerdem minimiert und die Bearbeitungszeit der digitalen Jahresabschlüsse wird verkürzt.
Optimale Jahresabschluss-Software
Für den digitalen Jahresabschluss benötigen Unternehmen eine spezielle Software, die das Reporting, die Konsolidierung und die Finanzplanung übernimmt. Eine Financial Perfomance Management-Softwarelösung für Unternehmen wird von LucaNet zur Verfügung gestellt. Das vielseitige Tool bietet alle Zahlen des Unternehmens übersichtlich ab. Die benötigten Zahlen und Daten werden per Knopfdruck zur Verfügung gestellt. Durch die Automatisierung werden die Mitarbeiter im Unternehmen entlastet und sie werden ziel- und prüfungssicher durch den gesamten Prozess des Konzern- oder Unternehmensabschluss geleitet.
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