Datensätze müssen stets vollständig und korrekt sein. Ein wichtiger Bestandteil der Kundendaten ist die E-Mail-Adresse. Doch leider haben viele Unternehmen Fake Accounts und veraltete Daten in ihrer Datenbank, was weitreichende Auswirkungen hat. Mit Hilfe einer leistungsstarken und effizienten Software verifizieren Sie E-Mails und stellen deren Korrektheit sicher. Sie erhöhen die Unternehmenssicherheit und gewährleisten die Erreichbarkeit des Kunden.

Warum ist die E-Mail-Verifizierung für Unternehmen wichtig?

Die Kommunikation mittels E-Mail gewinnt für Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Die meisten Kundendatensätze enthalten eine E-Mail-Adresse. An diese Adresse versenden Sie unter anderem Rechnungen, Statusmeldungen und Newsletter. Es ist daher wichtig, dass die gespeicherten Daten korrekt und aktuell sind. Wechselt der Kunde den E-Mail-Account oder ist er über diesen Account nicht mehr erreichbar, dann beeinträchtigt dieser Umstand Ihre Marketing-Aktivitäten negativ.

Mittels der E-Mail-Verifizierung überprüfen Sie, ob die betreffende E-Mail-Adresse korrekt ist und dem Kunden zugeordnet wird. Zu unterscheiden ist zwischen der technischen Überprüfung der Existenz der Adresse und der Kontrolle der Erreichbarkeit des Kunden. Gehen Sie fälschlicherweise davon aus, der Kunde habe die Nachricht empfangen, dann drohen Missverständnisse. Wartet der Kunde auf eine Nachricht, die er aufgrund der fehlerhaften E-Mail-Adresse niemals erhalten wird, dann resultiert Kundenunzufriedenheit.

Der Ablauf der E-Mail-Verifizierung

Die E-Mail ist korrekt, wenn an die betreffende Adresse eine Nachricht gesandt werden kann und diese Nachricht von dem Kontoinhaber gelesen wird. Ist der Kontoinhaber über den Nachrichteneingang nicht erreichbar, dann ist die E-Mail-Adresse nicht für die Kommunikation mit dem Kunden geeignet. Für die Verifikation wählen Sie das beste Massen E-Mail Verifizierungs-Tool aus, welches es auf dem Markt gibt. Die E-Mail Checker Software sendet an die zu überprüfende Adresse eine Nachricht. Das System erhält in Echtzeit Rückmeldung über die Existenz der E-Mail-Adresse.

Grundsätzlich sind bei der Verifizierung zwei verschiedene Ergebnisse von Belang: Zum einen kann die technische Erreichbarkeit des E-Mail-Kontos überprüft werden. Die Systeme kontrollieren, ob es sich um eine echte E-Mail-Adresse handelt, die mit einem existierenden Konto verbunden ist. Zum anderen kann an den Account eine Nachricht gesandt werden, die einen Bestätigungslink enthält. Der User klickt auf den Link und bestätigt dadurch das Konto. Sie stellen sicher, dass die Person, die den Link angefordert hat, Zugriff auf den E-Mail-Account hat.

Gründe aus denen die E-Mail-Verifikation zu einem negativen Ergebnis führt

Gelingt es nicht, die E-Mail zu verifizieren, dann kann dieser Umstand verschiedene Gründe haben, die eine Rückfrage an den Kunden erfordern. Es ist möglich, dass die E-Mail einen Tippfehler enthält. Da der eigene Name oftmals bei der Eröffnung eines E-Mail-Kontos schon belegt ist beziehungsweise viele Menschen nur ihren Vornamen für das E-Mail-Konto verwenden wollen, hängen sie an den Namen eine Zahlenkombination an. Schnell hat sich hier ein Tippfehler oder ein Übertragungsfehler eingeschlichen. Technische Übertragungsfehler sind immer möglich. Die Nachricht könnte im Spam-Ordner des Empfängers gelandet werden, den er nicht einsieht.

Daher sollte eine im Zweifelsfall eine zweite Nachricht gesandt werden. Hat das System jedoch die Rückmeldung erhalten, dass die E-Mail nicht zustellbar war, dann ist die Adresse aus technischer Sicht nicht korrekt. Findet die Verifizierung lange Zeit nach der letzten Kontaktaufnahme mit dem Kunden statt, so hat der Kunde eventuell bereits eine neue Adresse, sodass es sich um veraltete Daten handelt. In Betracht gezogen werden muss auch, dass einige Kunden bewusst eine falsche E-Mail-Adresse angeben. Eventuell möchten sie keine elektronischen Nachrichten erhalten oder es handelt sich um einen „Spaß-Account“. In diesem Fall verschwenden Sie durch den Behalt der E-Mail-Adresse im System wertvolle Ressourcen.

Große Datenmengen mit Hilfe von E-Mail Checker Software bewältigen

Die manuelle Verifizierung von E-Mails ist möglich, wenn es sich nur um eine oder wenige Adressen handelt und die Mitarbeiter über die erforderliche Fachkompetenz verfügen. Es handelt sich in jedem Fall um einen ineffizienten Vorgang. In den meisten Unternehmen müssen große Mengen an Adressen überprüft werden. Sollen hunderte oder tausende von E-Mails verifiziert werden, dann ist hierzu entsprechende Software notwendig. Die E-Mail Checker Software überprüft die Datensätze in Echtzeit – unabhängig von der Anzahl an E-Mails. Sie erhalten einen Auswertungsbericht und wissen, welche E-Mails aus dem System gelöscht werden sollten.

Die Folgen von falschen E-Mail-Adressen im Datenbestand

Grundvoraussetzung für die Datenspeicherung ist die Korrektheit der Daten. Sie müssen jederzeit sicherstellen, dass alle im System gespeicherten Daten vollständig und korrekt sind. Insbesondere beim Versand von Produkten über einen Online-Shop müssen Sie sicher gehen, dass alle Kundenangaben auf dem neuesten Stand sind. Der Besteller muss mit dem Kontoinhaber übereinstimmen. Eine falsche E-Mail-Adresse ist ein warnendes Signal und erfordert die Korrektur. Ein weiterer Aspekt sind Newsletter. Newsletter sind ein wichtiges Marketinginstrument. Ist die im System gespeicherte E-Mail-Adresse nicht korrekt, dann erreicht der Newsletter den Kunden nicht, wodurch die Kommunikation unterbrochen ist und die Marketingziele nicht erreicht werden.

Fazit

Die E-Mail-Verifizierung ist für Unternehmen ein wichtiger Sicherheitsfaktor. E-Mails bilden mehr und mehr das zentrale Kommunikationsmedium mit dem Kunden, weswegen große Datenmengen validiert werden müssen. Geeignete E-Mail Checker Software ist erforderlich, um die anfallende Arbeit sicher und effizient zu erledigen.

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