Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat kürzlich einen Referentenwurf zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassungspflicht vorgelegt, dessen Grundsatz die elektronische Zeiterfassung ist. Arbeitgeber, die noch keine Vorbereitungen getroffen haben, sind nun gefragt, zu prüfen, ob und wie Zeiterfassungssysteme ihre spezifischen Anforderungen erfüllen und für die Organisation geeignet sind.

Neben grundlegenden Fragen nach der Usability für EndbenutzerInnen oder den Erfassungsoptionen (Zugang übers Handy, den Computer etc.) sollten bei der Evaluation verschiedener Softwarelösungen für die Zeit- und Gehaltsabrechnung folgende Punkte geklärt werden.

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1. Flexibilität des Zeiterfassungssystems

Wie flexibel ist das System, um verschiedene Szenarien für Mitarbeitergruppen abzudecken? Bietet es Clock-in & Clock-out, Einsatzplanung oder auch Auswertung von Mehrarbeit? Gerade Letzteres ist ein dringliches Thema. Laut der People at Work 2023 Studie von ADP werden in Deutschland über 7 unbezahlte Überstunden pro Woche im Durchschnitt gearbeitet. Durch die Erfassung von Mehrarbeit wissen Sie, ob Ihre Mitarbeitenden und Kollegschaft auch dabei sind. Doch wie flexibel ist Ihr System bei der Konfiguration von Überstundenregeln für verschiedene Mitarbeitendengruppen?

Je nach Branche und Art der Arbeitsaufgaben sollte die Zeiterfassungssoftware verschiedene Funktionen bieten.

• Haben Sie Mitarbeitende auf Provisionsbasis? Wenn ja, verrechnet die Software die Provisionen mit den Überstunden, die sie im Berichtszeitraum (in der Regel ein Monat oder ein Quartal zuvor) geleistet haben?

• Arbeitet Ihr Unternehmen an verschiedenen Projekten, Kunden oder Zuschüssen? Dann sollten Sie sich für ein Produkt entscheiden, das die Überstunden proportional auf die bearbeiteten Projekte verteilt und nicht erst, wenn Mitarbeitende die 41. Stunde erreicht haben.

• Bieten Sie Anreize auf der Grundlage der Produktivität von Mitarbeitenden oder Gewinnbeteiligung? Wenn ja, gilt es herauszufinden, wie die Zeiterfassungssoftware den Produktionsgewinn berechnet und in den wöchentlichen Überstundensatz einbezieht.

• Werden Ihre Mitarbeitenden halbmonatlich bezahlt? Dann ist es wichtig zu wissen, ob das System Überstunden auf der Grundlage voller Arbeitswochen, die sich regelmäßig über verschiedene Zahlungszeiträume erstrecken, berücksichtigen kann.

Wenn das System effizient mit den Überstundenregeln für verschiedenen Mitarbeitergruppen zusammenarbeitet, bieten die erfassten Informationen Führungskräften bessere Entscheidungsgrundlagen und schützen die Teams, insbesondere in Hinblick auf Stressaufkommen und mentale Gesundheit.

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2. Verschiedene Lohnsätze

Wenn Ihr Unternehmen unterschiedliche Tarife zahlt, je nach Art und Ort der Arbeit, werden Systeme benötigt, die die Arbeitseinstufung und die damit verbundenen unterschiedlichen Tarife automatisch berechnen kann.

Ein Beispiel: Hannah Müller verdient in Abteilung 123, Abteilung ABC, Job 9999 und Aufgabe 444 15,50 €/Stunde, doch wenn sie in Abteilung 456, Abteilung DEF, Job 9999 und Aufgabe 444 arbeiten würde, würde sie 16,25 €/Stunde verdienen. Hier ist es wichtig, dass die Zeit- und Anwesenheitssoftware solche Komplexitäten berücksichtigen und Stundensätze auf der Grundlage zahlreicher Variablen ermitteln kann.

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3. Automatische Berechnung von Leistungsprämien

Leistungsvergütungsprogramme können ein Mittel sein, um Mitarbeitende zu mehr Leistung und Effizienz zu motivieren. Sie können manchmal jedoch mit Komplikationen verbunden sein, die die Fähigkeit der Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsteams zur genauen Verwaltung des Prozesses einschränken.

Viele Unternehmen verwalten ihre Incentive-Programme immer noch manuell mit Tabellenkalkulationen oder anderen manuellen Methoden. Einige Zeiterfassungssysteme verfügen jedoch über fortschrittliche Funktionen, die bei diesem Prozess helfen. Erkundigen Sie sich, ob die Informationen zu Ihren Prämienregelungen berechnet oder in das System integriert werden können und die Leistungsvergütung somit automatisiert werden kann.

Auch wenn Anreize eine wichtige Rolle bei der Motivation von Mitarbeitenden spielen können, sollte man nicht erwarten, dass sie alle Probleme lösen können. Eine Kombination aus guten Anreizen mit einem unterstützenden Umfeld kann die Produktivität verbessern und die Bindung von Talenten an das Unternehmen unterstützen. Hier gehört auch dazu, dass Mitarbeitende wissen, dass ihre Arbeitszeit korrekt gesehen, erfasst und entlohnt wird.

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