So nutzen Sie Ihre Arbeitszeit effizienter!

Eine kurzfristige Anfrage, eine spontane Besprechung, ein Telefongespräch zwischen Tür und Angel: Ein Tag im Büro vergeht oft wie im Flug – und am Ende haben Sie trotzdem nichts geschafft. Wie Sie Ihre Zeit effizienter nutzen, lesen Sie hier.

Das Portal gründerzeit des Magazins impulse gibt Tipps, wie Sie mehr Ruhe und Organisation in Ihren Büroalltag bringen:

Machen Sie Ihre Meetings effektiver

Regel Nummer eins lautet: Kein Meeting ohne Termin. Das gilt auch für Gespräche unter vier Augen. So vermeiden Sie kurzfristig angesetzte Besprechungen, bei denen eh nicht viel herauskommt.

Legen Sie bei Meetings mit mehr als drei Kollegen immer eine Tagesordnung fest. Verpflichten Sie alle Teilnehmer, die Agenda vorher zu lesen. Das spart später Zeit für Erläuterungen.

Richten Sie regelmäßige Meetings für die gesamte Firma oder für jede Abteilung ein, in denen organisatorische Probleme besprochen werden. Legen Sie diese Meetings auf einen festen Tag, etwa einmal pro Woche oder alle 14 Tage.

Erledigen Sie Ihre E-Mails am selben Tag

Beantworten Sie E-Mail-Anfragen von Geschäftspartnern und Mitarbeitern noch am selben Tag – oder delegieren Sie diese an den zuständigen Mitarbeiter. Wenn Sie lästige Aufgaben zu lange vor sich herschieben, verlieren Sie auf Dauer den Überblick. Das gleiche gilt für den täglichen Poststapel auf Ihrem Schreibtisch.

Erledigen Sie Aufgaben wie Rückrufe, E-Mails und die Post am besten zu festen Tageszeiten. Rufen Sie beispielsweise Ihre E-Mails dreimal täglich zu bestimmten Uhrzeiten ab. So vermeiden Sie, dass Sie zwischendurch von wichtigeren Tätigkeiten abgelenkt werden.

Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass Sie zu diesen Zeiten nicht gestört werden wollen.

Signalisieren Sie unpassende Momente

Als Chef sollten Sie stets ein offenes Ohr haben für Ihre Mitarbeiter. Das muss aber nicht gerade dann sein, wenn Sie beschäftigt sind. Legen Sie zum Beispiel fest, dass Sie nicht zu sprechen sind, wenn Ihre Tür geschlossen ist. Oder richten Sie feste Sprechzeiten für Mitarbeiter ein.

Sollte doch jemand unangemeldet in Ihr Büro kommen, dann machen Sie deutlich, dass Sie unter Zeitdruck stehen. Legen Sie zum Beispiel eine Frist fest: „Wir haben zehn Minuten Zeit, worum geht es?“

Ihren Zeitmangel signalisieren Sie auch, wenn Sie während des Gesprächs stehen bleiben – insbesondere bei redseligen Mitarbeitern. Eine Aktenmappe auf dem Besucherstuhl verhindert überdies, dass sich jemand zu häuslich bei Ihnen einrichtet.

(uqrl)

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