Jeder hat Zugang zu denselben Informationen: ein wesentlicher Bestandteil einer offenen Zusammenarbeit. So einfach es klingt, für viele Organisationen ist es nicht selbstverständlich, dass das im Unternehmen vorhandene Wissen auch für alle verfügbar ist. Und das, obwohl immer mehr Menschen aus der Ferne oder hybrid arbeiten. Wissensmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg, um Organisationen zu skalieren und zukunftssicher zu machen.

In diesem Artikel erfahren Sie, welchen Wert das Wissensmanagement hat, wie Sie ein für Ihr Unternehmen geeignetes Tool auswählen und welche Bedingungen es erfüllen sollte.

So finden Sie das richtige Tool für Ihr Wissensmanagement

Um es gleich auf den Punkt zu bringen: Es gibt nicht das eine perfekte Tool, das für jede Organisation geeignet ist. Schließlich hat nicht jedes Unternehmen die gleichen Bedürfnisse. Deshalb ist es wichtig, ein Tool zu wählen, das den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. Hier ein paar Dinge, die die Auswahl des richtigen Tools erleichtern:

• Zugang mit bestehenden Konten in der Organisation: Auf diese Weise gibt es keine Hürde für die Nutzung des Tools, da die Anmeldung – z.B. mit einem Google-Konto – bereits vertraut ist.
• Benutzerfreundlichkeit steht an erster Stelle: Das Tool sollte intuitiv aufgebaut und einfach zu bedienen sein. Dies bezieht sich sowohl auf die Anzeige als auch auf die Bearbeitung von Informationen.
• Vertraute Oberfläche: Wählen Sie ein Tool, das der Oberfläche der Programme ähnelt, die Ihre Kollegen bereits nutzen. Auf diese Weise erfolgt der Einstieg in das neue Tool reibungslos.
• Leicht und schnell: Ein langsames System, das lange Ladezeiten hat, wird von niemandem genutzt und führt zu Frustration.
• Einfache Verlinkung: Ein Hyperlink sollte auf eine ganze Seite oder ein bestimmtes Element innerhalb einer Seite verweisen, so dass Informationen leichter zu finden sind.
• Ein System für die gesamte Organisation: Wählen Sie ein Tool, das für jeden geeignet ist. Sie haben wenig davon, wenn Ihr Tool nur von einzelnen Teams genutzt wird.

Das Tool Notion als Instrument für Ihr Wissensmanagement

Es gibt mehrere Tools, die sich gut für das Wissensmanagement eignen. Das Tool Notion zum Beispiel ist handlich und eröffnet die Möglichkeit, eine Wissensdatenbank effizient aufzubauen. Sie können in Notion einfach und klein anfangen und sich Schritt für Schritt in die vielfältigen Funktionalitäten einarbeiten, was das System skalierbar macht.

Die Vorteile von Notion

• Notion ist benutzerfreundlich
• Das Tool ist schnell und daher einfach zu bedienen
• Notion ist sehr gut in der Lage, auf verschiedene Seiten zum gleichen Thema zu verlinken (auf mehrere Arten)
• Sie können sich mit bestehenden Google-Konten anmelden
• Alle Seiten sind standardmäßig zur Bearbeitung geöffnet
• Informationsblöcke können über mehrere Seiten hinweg synchronisiert werden

Ist Notion also das perfekte Tool?

Notion ist ein sehr gutes Tool, und für viele Organisationen ist es die beste Wahl. Dennoch ist Notion nicht perfekt. Seine standardmäßige Offenheit, die im Grunde ein Vorteil ist, hat einen großen Nachteil: Es ist sehr leicht, etwas kaputt zu machen. Und das kann manchmal schwerwiegende Folgen haben. Vor allem unerfahrene Benutzer können schockiert sein, wenn sie versehentlich etwas kaputt machen, oder nur feststellen, dass die Möglichkeit dazu besteht.

Eine sichere Unternehmenskultur macht das Wissensmanagement besser

Man lernt, indem man Fehler macht. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeitenden zu ermutigen, ihre Fehler mit der Organisation zu teilen, denn jeder lernt aus ihnen. In einem Unternehmen mit einer offenen Fehlerkultur trauen sich die Kollegen eher, mit dem Wissensmanagement zu beginnen.

Darüber hinaus ist es gut, Schulungen und individuelle Beratung zum Einsatz von Wissensmanagement und dem dafür verwendeten Tool anzubieten. Setzen Sie dafür zum Beispiel Mitarbeitende ein, die das Tool besonders gut kennen. Sie wissen genau, wie das Tool funktioniert, und sie wissen auch, wie man das Problem löst, wenn jemand einen Fehler macht.

Die vier Säulen erfolgreichen Wissensmanagements

Wenn Sie es richtig anstellen, wird die Wissensdatenbank zum Gedächtnis Ihrer Organisation. Im Grunde gibt es vier Elemente, die für den Erfolg Ihres Wissensmanagements unerlässlich sind, unabhängig davon, für welches Tool Sie sich entscheiden.

• Alles ist standardmäßig offen
• Alles kann standardmäßig von jedem geändert werden
• Die Wissensbasis enthält die optimale Arbeitsmethode, aber sie ist nicht die einzige Arbeitsmethode
• Fehler werden in erster Linie als Chance für Weiterentwicklung wahrgenommen

Mit diesen vier Grundsätzen können Sie das Fundament für ein effizientes und skalierbares Wissensmanagement schaffen.

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